Vad kostar ett nytt affärssystem?

Vad kostar det och hur lång tid tar det? Det är de första och vanligaste frågorna vi får från kunder som tänker skaffa ett nytt affärssystem. I vår tidigare artikel försökte vi svara på tidsfrågan. Här ska vi titta på kostnaderna för ett ERP-projekt och vilka olika faktorer som påverkar priset på ett nytt affärssystem. Vi tar även upp några av de vinster du har möjlighet att göra när du tar nya kliv i din digitaliseringsresa. Ett nytt affärssystem är en lönsam investering, och det kan bli dyrare att hålla kvar vid det gamla.

Vad är det som kostar i ett ERP-projekt?

Precis som tidsåtgången för ett ERP-projekt kan variera beroende på hur omfattande projektet är, kan kostnaderna variera beroende på hur komplext det nya affärssystemet behöver vara. För att få en bättre överblick över prisbilden ska vi nu lista de olika delarna och hur de påverkar kostanden.

• Licenskostnader. Licenskostnad är en månadskostnad som du betalar systemleverantören för att använda systemet. Den kostnaden påverkas av hur många användare som arbetar i systemet och vilka moduler som du använder. Till exempel är det vanligt att lösningen har separata moduler (och kostnader) för ekonomi och logistik så att de företag som klarar sig med bara ekonomistöd inte behöver betala för logistikdelen.

• Elektronisk fakturahantering – EFH. I dag är e-fakturor så pass vanliga att de flesta behöver den här funktionen. Om EFH inte ingår i systemet kan det tillkomma en kostnad för det tillägget. I många affärssystem ingår inte EFH. Däremot har Vismas affärssystem EFH inbyggt utan extra kostnad.

• Påkopplade tjänster eller programvara. Beroende på verksamhetens behov kan det behövas tillägg som inte finns inbyggda i systemet. Till exempel lösningar för BI (Business Intelligence) och projektverktyg. De här tilläggen kommer vanligtvis som en löpande kostnad.

Nu har vi sett vilka de fasta kostnaderna för affärssystemet är och vad som påverkar dem. Nästa steg är kostnaderna för implementationen av lösningen. De består huvudsakligen av konsultkostnader per timme. Som kund kan du själv påverka mycket hur mycket tid projektet tar, och därmed också påverka konsultkostnaderna. Vill du få bra tips på hur du kan påverka tidsåtgången kan du läsa vårt inlägg ”Hur lång tid tar ett ERP-projekt?”

Det som påverkar tidsåtgången och därmed kostnaderna är bland annat:

• Integrationer till andra system. Ju fler och ju mer komplexa integrationer som ska göras till andra system desto mer konsulttid krävs det. Ett projekt där affärssystemet ska integreras med till exempel e-handel, kassa, CRM och tredjepartslogistik kräver mer tid än om du har en enklare miljö.

• Specialbyggd affärslogik. Ju fler specialbyggda anpassningar som ska utvecklas i systemet, desto mer ökar konsultkostnaderna för projektet. Därför är det viktigt att bedöma när specialanpassningar verkligen är värdeskapande. Exempelvis i funktioner som är försäljningsdrivande eller på områden där man är konkurrensutsatt.

• Datamängder. Hur mycket data som ska in i det nya systemet, och hur den är strukturerad, påverkar tidsåtgången.

• Funktioner. Ett rent ekonomiprojekt kräver i regel mindre konsulttid jämfört med en lösning för både ekonomi och logistik.

Hur dyrt är det att jobba i ett gammalt system?

Det är lätt att stirra sig blind på kostnaderna för ett ERP-projekt, men kom ihåg att det rör sig om en viktig investering som tillför mycket värde. Det är svårt att utveckla verksamheten och växa affären när IT-systemen begränsar. Mycket tid läggs på manuellt arbete och administration som skulle kunna göras enklare.

Enligt Vismas digitaliseringsindex påverkar graden av digitalisering verksamhetens lönsamhet mer än vad man kan tro. Enligt detta index har företag med en hög digitaliseringsgrad ett medianresultat per anställd som är 253 000 kronor högre jämfört med de företag som har en låg digitaliseringsgrad.

Här är några vinster med att investera i ett nytt system.

Effektivisera processer och automatisera manuellt arbete. Beräkningar visar att kontorspersonal lägger närmare en tredjedel av sin arbetstid på administrativa uppgifter. Tack vare den automatisering av administrativt arbete som affärssystemet möjliggör kan dina medarbetare lägga sin tid på viktigare och mer lönsamma uppgifter. Läs mer om det här i vårt inlägg ”Minimera tidskrävande administration med hjälp av affärssystemet.”

Få ut mer värde av verksamhetens data. Affärssystemet samlar och samordnar företagets data på en plats. Det gör det lättare att jobba aktivt med dataanalys, se vad som skapar mervärde samt ta klokare finansiella och strategiska beslut. Ett modernt system möjliggör dessutom automatisering av exempelvis rapporter och låter dig se information i realtid vilket låter dig arbeta mer proaktivt.

Förverkliga strategier och nå affärsmålen. Ett rätt anpassat affärssystem stödjer verksamheten och kan följa med när förutsättningarna förändras och företaget växer. Det ger dig möjligheter att ta verksamheten till nästa nivå och fortsatt tillväxt.

Få hjälp med att välja rätt lösning för dig

Det är alltså många faktorer som spelar in när det kommer till hur omfattande ditt affärssystem behöver vara. Hur hög grad av specialbyggda anpassningar du behöver kan variera. Det är därför viktigt att hitta rätt lösning för din verksamhets nuläge och framtidsbild för att kunna hitta ett affärssystem som främjar försäljningsdrivande aktiviteter och ökar din konkurrenskraft. Vill du ha hjälp med att välja det som är mest lönsamt för dig så prata med oss så leder vi dig vidare.