Så här jämför du affärssystem

För de flesta företag är det nödvändigt med ett affärssystem. Det lägger en grund för lönsamhet och en effektiv verksamhet där det är enklare att jobba smartare. Affärssystemet är en möjliggörare som låter företag sätta nya mål och växa. Samtidigt finns det så många olika lösningar på marknaden att det kan bli svårt att hitta rätt.

Om du ska kunna välja det affärssystem som är bäst för just din verksamhet behöver du veta vilka dina behov är. Här får du lite hjälp på vägen med hur du ska tänka när du jämför affärssystem.

Vilket affärssystem är bäst?

Svaret på den frågan beror helt på dina behov, så den fråga du egentligen ska ställa dig är vilket affärssystem som är bäst för just dig och din verksamhet. I dag finns det många olika lösningar på marknaden, och du kan lätt hitta information om dem. De riktar i regel in sig på olika typer av företag, till exempel små nystartade företag eller stora globala bolag. I annat fall är lösningarna anpassade efter vissa specifika branscher. För att kunna jämföra affärssystem på ett rättvisande sätt behöver du därför först formulera vilken typ av verksamhet du har och därefter vilka behov som finns.

• Har du ett nystartat företag eller är ni ett tillväxtbolag?
• Behöver ni stöd för era standardiserade ekonomiska processer och kanske även för processer kring till exempel lager, logistik och e-handel?
• Hur stora är ni? Finns ni på flera platser och i flera länder?
• Hur planerar ni att växa? Hur ser era behov ut i dag och hur kommer de att se ut i framtiden?

När du har formulerat vilken typ av verksamhet du har och vilka behov som behöver tillfredsställas kan du lättare matcha din verksamhet mot utbudet av affärssystem och jämföra likvärdiga lösningar. Tänk också på att ni kommer att växa och få nya behov, så blicka framåt och tänk även på vad ni kommer att behöva i framtiden.

Vill du läsa mer om vilken typ av systemstöd som passar just ditt företag kan du läsa vårt inlägg ”Vill du ha ett standardsystem?”

Vilka olika nivåer av affärssystem finns det?

I utbudet av affärssystem kan du hitta allt från enkla ekonomilösningar som går snabbt att komma igång med och som kan hantera dina standardiserade processer, till mer djupa och flexibla system som klarar av att hantera mer komplexitet, fler processer och större verksamheter.

För att göra det enklare för dig att se hur just din verksamhet passar in mot de olika lösningarna har vi för enkelhetens skull delat in hur de olika affärssystemen passar olika typer av verksamhet, i tre olika nivåer: mikro, SMB (small to midsize business) samt enterprise.

Mikro

Den här nivån är för dig som har ett nytt företag eller en startup. Du hanterar bara rena ekonomiprocesser som inkomna leverantörsfakturor, hur de betalas samt utgående fakturor till kund för en tjänst ni erbjuder etc. Här klarar du dig med en enkel ekonomimodell för standardiserade processer. Den här typen av system har i regel en begränsad funktionalitet (till exempel att de inte kan hantera processer för lager och logistik) och en låg grad av flexibilitet, men de är enkla och intuitiva. Du kan snabbt komma igång att använda dem utan mer hjälp än en instruktionsvideo.

SMB

Den här nivån är för dig som har till exempel ett tillväxt- eller scaleup-bolag med större behov av flexibilitet i ert system. Det kan till exempel handla om större krav på uppföljning av verksamheten utifrån ett ekonomiskt perspektiv, vilket innebär att du behöver en djupare funktionalitet i ekonomimodulen. Denna nivå är för dig som säljer produkter eller tjänster och behöver kunna hantera logistik för artiklar. Det passar även dig som behöver integrationer till exempelvis verksamhetssystem eller en webbshop, om du är aktiv i flera länder och på flera marknader och behöver en lösning som klarar av valutahantering. Du har helt enkelt fler processer och är på en nivå där det behövs mer stöd. Här behöver du ett affärssystem med mer funktionalitet och flexibilitet. Den här typen av lösningar kan stötta din verksamhet på ett helt annat sätt, men det krävs även mer för att komma igång och för att använda det, som exempelvis implementationsprojekt, utbildning, hjälp av en systempartner samt supportavtal. Den här nivån av affärssystem är för dig som är redo att satsa på IT för att kunna växa. Vi på WH Group arbetar med kunder i det här segmentet med våra systemlösningar Visma Net och Visma Business. Vi hjälper som kunder från längst ned i SMB segmentet upp till de lägre nivåerna av Enterprise.

Enterprise

För stora bolag med en global verksamhet. Exempelvis Volvo och SKF. Bolag som i grunden har samma behov som SMB, men i en mycket större skala på grund av hög komplexitet, behov av anpassade processer och stora transaktionsmängder. Här ställs det väldigt höga krav på affärssystemet.

I tabellen nedan kan du se hur de här olika nivåerna av företagsstorlek och affärssystemets funktionalitet och flexibilitet matchar varandra.

Välj en lösning som passar din verksamhet

Hur du jämför olika affärssystem beror alltså mycket på hur din verksamhet ser ut och vilka behov den har. En grundregel brukar vara att använda en enkel lösning för standardprocesser där du inte är konkurrensutsatt, administration och bokföring exempelvis. Väljer du en flexiblare lösning kan du använda den till att få affärsmässiga fördelar, till exempel inom e-handel, lager och logistik.

Du kan även få mycket hjälp på vägen av en systempartner som utifrån dina behov kan berätta hur du kan skapa värde med ett affärssystem.

Vill du veta mer om vad du bör tänka på när det gäller affärssystem? Här berättar WH Groups VD Tomas Holm om de frågor du bör ställa dig själv när du ska välja affärssystem.