Hur lång tid tar ett ERP-projekt?

Hur lång tid tar ett ERP-projekt?
januari 31, 2022 WH Group
ERP-projekt

Vad kostar det och hur lång tid tar det? Det är nog de första frågorna som dyker upp när det är dags att skaffa ett nytt affärssystem. Det går inte att ge några enkla svar eftersom det beror på så många olika faktorer. Vad vi däremot kan titta närmare på är hur processen med att implementera ett system ser ut, tidsåtgången för de olika stegen i processen samt hur du själv kan påverka hur snabbt det blir klart. Du som beställare kan faktiskt påverka väldigt mycket hur snabbt ditt ERP-projekt blir klart.

 

Vilka olika faktorer påverkar hur lång tid ett ERP-projekt tar?

Det som påverkar tidsåtgången mest är hur pass förberedda ni är. Har ni lagt en bra grund går det mycket snabbare och smidigare att komma i mål. Det du som kund kan göra själv för att skapa förutsättningarna för ett riktigt lyckat ERP-projekt är att ha koll på era processer, vara detaljerad i vad ni vill uppnå och sätta ihop en bra projektgrupp. Det går också att vinna mycket tid och få ett smidigare projekt om alla i organisationen är insatta och förberedda på systembytet.

Förberedelserna handlar också om att de som ska delta i projektet får den tid de behöver för det. Se ERP-projektet som en del av ert arbete och planera in det i kalendern. Den tid ni sätter av till ERP-projektet får ni igen i en snabbare och smidigare process. När det finns ordentligt med utrymme och resurser i organisationen och ERP-projektet är väl kommunicerat och förankrat går det att komma i mål snabbare.

En annan faktor som påverkar tidsåtgången är hur mycket anpassningar, utveckling och integreringar som ska göras. Har ni en typ av verksamhet där ni huvudsakligen arbetar med standardiserade processer och affärssystemet inte behöver anpassas så mycket kan ni komma igång med att använda den nya lösningen inom några månader. Behöver ni anpassningar och specialutveckling av ERP-lösningen tar det också mer tid att implementera. Från cirka tre månader och uppåt.

Tidsåtgången kan också påverkas om förutsättningarna eller kraven ändras under projektets gång. Men med noggranna förberedelser behöver det inte ske så många förändringar.

 

ERP-projektets olika faser

Att implementera och börja jobba med ett nytt affärssystem är ett projekt som sker i flera olika steg. Genom att titta närmare på vad som händer i de olika faserna kan vi också lättare se vad som påverkar tidsåtgången i de olika stegen.

 

Innan ERP-projektet startar

Att vara väl förberedd är som sagt nyckeln till ett snabbt och smidigt ERP-projekt. Det sker mycket viktigt arbete redan under säljprocessen när ni och leverantören tar fram ett lösningsförslag. Då gör ni en initial genomgång av vad som ska göras, vilket affärssystem och typ av lösning som är bäst för just er verksamhet. Här går ni också igenom vilka delar av affärssystemet ni vill använda, om ni har andra system och om de ska integreras m.m. Handlar det om ett projekt med anpassningar och tillägg kan projektet behöva delas upp i delprojekt och sätta mål för varje fas.

Fas 1 – Workshop, förstudie och planering

Den viktigaste delen för att ERP-projektet ska bli lyckosamt och levereras i tid är workshop- och förstudie-fasen. De viktigaste insatserna för att minimera tidsåtgången sker faktiskt före och under workshopen. Själva workshopen gör leverantören tillsammans med er. Det är viktigt att ni har en tydlig målbild när ni går in i en workshop. Alla som ska vara med behöver vara samstämmiga i vad målet är och vad det är ni vill uppnå. När ni har full koll på vad ni vill ha i detalj, vad ni vill uppnå och vilka era pain points är går det snabbare att uppnå målen. Inför workshopen behöver ni också ha information om nuvarande system och integrationer. Finns det en systemkarta är det till stor hjälp.

Förstudien och workshoppen resulterar sen i en tydlig plan för projektet och en kravspecifikation. Med era goda förberedelser blir planen och kravspecen så pass detaljerad att det går smidigare att genomföra ERP-projektet.

Den här fasen kan ta mellan två dagar och två veckor beroende på hur stort projektet är. Det du kan göra för att lägga en bra grund under den här fasen är att ha full koll på era processer och er målbild, samt att se till att organisationen är förberedd på ett systembyte. Det är också viktigt att ni har satt ihop en bra projektgrupp. Tänk på att inkludera de som verkligen vet hur verksamheten fungerar och som kommer att jobba i systemet. Deras värdefulla insikter hjälper projektet att träffa rätt från början.

Fas 2 – Parametersättning och import av register

När ni har gjort detaljerade förberedelser tillsammans med er implementationspartner är nästa steg att sätta parametrar, importera register och förbereda systemet för en utbildning. Beroende på om affärssystemet är molnbaserat eller ej kan ni först behöva ge er systempartner tillgång till miljöer och servrar om teknik behöver komma på plats. Det här tar cirka en till två veckor att genomföra. Saker som kan påverka tidsåtgången är till exempel om ni behöver gå igenom data eller skapa kontoplaner om det inte finns sen tidigare.

Fas 3 – Grundutbildning

När den data som behövs i systemet är på plats är det dags att utbilda användarna. Den här grundutbildningen i systemet tar en dag för en enklare lösning, medan en mer komplex lösning kräver cirka en veckas grundutbildning.

Fas 4 – Utveckling (vid behov)

Samtidigt som parametrarna sätts och grundutbildningen genomförs sker också en utveckling av integrationer och anpassningar. Hur lång tid det här tar beror på hur många integrationer och specialanpassningar som behövs.

Tidsåtgången beror också på när utvecklingen påbörjas. Den kan påbörjas direkt efter workshoppen och pågå ända fram till den fördjupade utbildningen och testerna.

Fas 5 – Tester och fördjupad utbildning

Nu är systemet nästan klart att börja använda. I den här fasen går vi genom alla operativa processer för att se till att allting fungerar som det ska. Här är det viktigt att ni som användare är med och testar. Dels för att lära er det nya affärssystemet, dels för att se till att det fungerar som ni förväntar er. Den här fasen tar cirka två till tre veckor.

Fas 6 – Godkännande och Go Live

Fungerar allt som det ska under testningen är det bara att börja använda den nya ERP-lösningen. De sista förberedelserna tar ungefär en vecka.

Fas 7 – Go Live-månad

Vi på WH Group tycker att det är viktigt att följa med våra kunder under en månad efter att systemet är igång så att du som kund känner dig trygg med din nya lösning. Under den här tiden är samma team som har arbetat med ERP-projektet tillgängligt tillsammans med er för att utvärdera att allt fungerar som det ska, se om det dyker upp något som behöver ändras eller läggas till, svara på frågor m.m. Tillsammans med dig som kund vill vi ta oss tid att gå genom alla delarna i systemet som vi har byggt i verklig situation innan vi avslutar ERP-projektet. Vi är med dig i hela den processen.

 

Samarbeta med en systempartner

En snabb och lyckad implementering avgörs inte bara av vilket lösning du väljer. På samma sätt som du väljer ett affärssystem som är rätt för din verksamhet bör du samarbeta med en partner som förstår just dina behov och kan komma med passande lösningar för just ditt företag. Någon som kan lyssna och förstå så att implementeringen går så smidigt som möjligt.

Här kan du få tips om saker att tänka på när du försöker hitta en systempartner som passar just dig.

Funderar du över ditt systemstöd?

Vi är proffs på affärssystem och att utveckla våra kunders verksamhet. Ta hjälp av oss att analysera era behov så matchar vi er med den affärssystemlösningen som passar just er.