Utläggshantering: 10 viktiga funktioner du behöver

Utläggshantering: vilka funktioner är viktigast när du väljer tjänst?

Att hantera utlägg, reseräkningar och kvitton ska vara en smidig process, både för medarbetare och ekonomiavdelningen. En effektiv utläggstjänst sparar tid, minskar administrationen och säkerställer att allt följer gällande bokföringsregler. Men vilka funktioner är viktigast att ha på plats? Här är tio avgörande egenskaper att leta efter när du väljer en lösning. 

1. Enkel och mobilanpassad hantering

Rapportering och attestering av utlägg ska vara snabbt och enkelt. En modern tjänst gör det möjligt att hantera hela processen direkt via en mobilapp eller webbgränssnitt – när och var det passar användaren.

2. Helhetslösning för alla utlägg

För att undvika att sprida ut hanteringen över flera system bör tjänsten stödja alla typer av utlägg, inklusive kvitton, korttransaktioner, traktamenten, representation, milersättning och förmåner. Ett enhetligt system förenklar arbetsflödet.

3. Snabb och smidig onboarding

En utläggstjänst ska vara självinstruerande och intuitiv. Med en användarvänlig design kan medarbetarna komma igång direkt, utan omfattande utbildning eller teknisk support. 

4. Automatiserad kvittohantering i utläggssystemet

Tjänsten för utläggshantering bör använda smarta funktioner för att automatiskt läsa av och tolka kvittoinformation såsom kategori, datum, belopp, moms och valuta. Detta sparar tid och minskar risken för manuella fel. 

5. Inbyggt stöd för lokala bokföringsregler

Uträkningar av traktamente, milersättning, representation och förmåner bör ske automatiskt enligt de senaste bokföringsreglerna. En bra tjänst ser till att allt är korrekt utan att användaren behöver hålla koll på regeluppdateringar.

6. Anpassad för olika användare

Oavsett om det gäller en medarbetare som registrerar ett utlägg, en chef som godkänner det eller ekonomiavdelningen som hanterar bokföringen, ska systemet vara anpassat för samtliga roller och förenkla deras arbete.

7. Flexibilitet och integrationer

En bra lösning fungerar tillsammans med de system ditt företag redan använder – från företagskort och körjournaler till ekonomi- och lönesystem. En flexibel tjänst kan enkelt anpassas efter verksamhetens behov.

5. Skalbarhet för framtida tillväxt

Behovet av utläggshantering förändras över tid. Se till att den valda tjänsten kan hantera fler användare och flera bolag utan begränsningar, så att ni kan växa utan att behöva byta system.

9. Tillgänglig och kunnig support

När problem uppstår är snabb hjälp avgörande. En leverantör med kompetent kundsupport via e-post, chatt och telefon ser till att ni alltid har stöd när det behövs.

10. En tjänst med framtidsfokus

Välj en leverantör som satsar på utveckling och innovation. Regelbundna uppdateringar, förbättrade integrationer och nya funktioner säkerställer att tjänsten fortsätter att leverera värde på lång sikt.

Sammanfattning 

En smart utläggstjänst minskar den administrativa bördan och gör vardagen enklare för både medarbetare och ekonomiavdelningen. Genom att välja en lösning som uppfyller dessa tio kriterier kan ditt företag skapa en mer effektiv och smidig process för utläggshantering.