5 skäl att automatisera kvittohantering och utlägg

Vad du vinner på att digitalisera kvitton och utlägg?

Papperskvitton försvinner, rapportering skjuts upp och administrationen blir ett onödigt tidskrävande moment. Med digital kvitto- och utläggshantering kan du hantera kvitton direkt vid köpet, få snabbare attestflöden och bättre kontroll över processen,  utan manuell hantering. Här går vi igenom fem skäl att ta steget till en automatiserad lösning.

1. Smidigare process

Med en digital tjänst kan kvitton rapporteras direkt vid köpet, oavsett typ. Medarbetarna slipper samla papperskvitton och leta efter dem vid månadens slut. All hantering sker snabbt och enkelt via en mobilapp eller dator. 

2. Enklare administration

Alla utlägg, traktamenten, körjournaler och företagskort samlas på ett och samma ställe. Rapportering och attestering kan göras när som helst och var som helst, vilket minskar den administrativa bördan för såväl anställda som ekonomiavdelningen. 

3. Högre noggrannhet och färre fel

Systemet vägleder användaren genom hela processen, vilket gör att inga fält missas eller fylls i felaktigt. Ekonomiavdelningen får ett komplett och korrekt underlag utan behov av manuella justeringar. 

4. Större kontroll och säkerhet

Automatiserade regelverk ser till att företagets policy för utlägg och resor följs utan manuell granskning. Det ger bättre kontroll, spårbarhet och minskar risken för felaktigheter och bedrägeri. 

5. Betydligt snabbare hantering

En digital tjänst för kvitto- och utläggshantering minskar tidsåtgången dramatiskt. Genom att rapportera direkt i mobilen kan den anställde spara upp till 85 % av hanteringstiden. Tiden från köp till ersättning kortas ner från dagar till sekunder.

Utmaningar med manuell kvitto- och utläggshantering

• Varje år hanteras 4 miljarder kvitton i Sverige, varav 200 miljoner är företagsrelaterade köp. 

• 70% av företagen hanterar fortfarande kvitton manuellt. 

• 41% av affärsresenärer spenderar över en timme i månaden på sin reseräkning. 

• Hälften av de anställda tappar regelbundet bort kvitton. 

Med en manuell process kan anställda lägga upp till en timme per månad på att hantera kvitton och utlägg. En automatiserad lösning minskar denna tid avsevärt och skapar en effektivare, mer transparent och pålitlig utläggshantering.