ERP står för Enterprise Resource Planning, eller resursplanering för företag, på svenska. Vi kallar dem även för affärssystem eftersom det är en lösning som samlar en organisations affärsprocesser i ett och samma system. Ett ERP hanterar, integrerar och förenklar företags verksamhetsprocesser och information. ERP hanterar processer som ekonomi och bokföring, rapportering, tillverkning, lager och logistik. Det går i regel också att integrera tredjepartssystem med affärssystemet, vilket ger en gemensam källa för verksamhetens data.
Här ska vi gå igenom vilka fördelar som finns med ett ERP-system, vad som skiljer olika typer av system åt, samt hur du ska tänka om du funderar på att skaffa ett nytt affärssystem.
Vad är fördelarna med ett ERP-system?
De främsta vinsterna med att använda ett affärssystem är att det synliggör alla delar av din verksamhet på en samlad plats och gör att du kan effektivisera och automatisera manuella arbetsprocesser och flöden. Det finns dessutom många andra fördelar med att nyttja ERP beroende på vilken lösning och typ av verksamhet det handlar om. Här är några av de främsta förbättringsmöjligheterna.
- Bättre kontroll och färre felaktigheter. När all data samlas på ett och samma ställe kan alla i verksamheten – från ledning till medarbetare – utgå från samma siffror, rapporter, statistik och annan viktig information som dessutom visas i realtid. Det här gör det mycket enklare att samarbeta och samordna olika insatser. Det blir enklare att se hur det går och det går snabbare att agera på informationen. Att informationen bara behöver matas in en gång istället för upprepade gånger – som vid separata system – gör att risken för misstag minskar. Om de processerna automatiseras blir de även ännu säkrare.
- Besparingar i tid och resurser. Moderna ERP-system är utmärkta för att automatisera repetitiva och tidsödande manuella processer. Det gör att kompetent personal kan använda sin tid till mer värdeskapande arbete. Att informationen blir mer korrekt, lättåtkomlig samt flödar snabbare gör att organisationen kan arbeta mer effektivt. Läs mer om de här möjligheterna i artiklarna ”Minimera tidskrävande administration med hjälp av affärssystemet” och ”Så sparar du tid och pengar med automatisering”
- Möjlighet till träffsäkra analyser. Den data som samlas i ERP-systemet kan användas för att ta fram rapporter i realtid. Det ger ett mer korrekt beslutsunderlag där det går att agera direkt på det som händer, istället för att i efterhand agera på det som hände förra månaden eller till och med förra året. Förutom att det går att ta bättre beslut snabbare är det även möjligt att koppla Business Intelligence till affärssystemet. Det vill säga intelligenta analysverktyg som kan använda data för att se mönster och dra slutsatser som gör det lättare att ta lönsamma beslut, till exempel genom att visa: vad som säljer bäst respektive sämst; var flaskhalsarna gömmer sig; vilka kunder som är mest lönsamma och mycket mer. Det gör helt enkelt att du kan se var du ska satsa för att få bäst resultat.
- Större flexibilitet. Ett ERP-system som är byggt för att vara anpassningsbart erbjuder många olika möjligheter beroende på hur din verksamhet växer och förändras. Till en början kanske du klarar dig med en lösning som sköter om ekonomiprocesser, men i takt med att verksamheten växer kan det dyka upp behov av att även kunna hantera personal, lager, e-handel etc. Med ett anpassningsbart affärssystem i grunden går det då att bygga ut med fler moduler, mer funktionalitet, fler användare etc. Vad som än händer i framtiden kan en flexibel ERP-lösning hänga med i svängarna.
Vad är skillnaderna mellan olika typer av ERP-system?
Affärssystem kallas ibland för ekonomisystem, och även om ERP kan hantera ekonomiprocesser kan det så mycket mer. Ett ekonomisystem är fokuserat på, och begränsat till, just ekonomiprocesser. ERP kan däremot i regel hantera och automatisera alla typer av affärsprocesser i en verksamhet. Det här kan du läsa mer om det här i artikeln ”ERP, affärssystem och ekonomisystem – vad är skillnaden?”
Det finns flera olika typer av ERP-system på marknaden. Skillnaderna mellan dem kan ha att göra med vilka typer av verksamheter de är riktade mot. Det finns även system som är speciellt anpassade för särskilda branscher. Utöver de skillnaderna så finns det några olika kategorier av ERP-lösningar beroende på hur företagets behov ser ut:
- System med standardiserade processer som går relativt snabbt att komma igång med. De är i regel stabila och lättanvända lösningar, men erbjuder mer begränsade möjligheter till anpassning.
- System som anpassas och konfigureras efter verksamhetens unika behov. Det är mer skalbara och flexibla lösningar som passar verksamheter som behöver mer anpassningar. De är mer avancerade och kräver mer för att komma igång med.
- Molnlösningar. Till skillnad mot en on premise-lösning där ERP-systemet är installerat på plats är ett molnbaserat affärssystem en SaaS-lösning där både hård- och mjukvaran finns någon annanstans. De kräver i regel ingen lokal installation, och användarna kan logga in i systemet via internet, oavsett var de befinner sig.
Hur ska jag tänka om jag ska investera i eller byta ERP-system?
Med så många olika system kan det kanske kännas svårt att välja den rätta lösningen. För att göra det lättare att välja finns följande viktiga frågor som du bör ställa dig själv angående verksamheten och dess behov:
- Hur stora är ni och i vilken fas befinner ni er? Är ni nystartade, under tillväxt eller har ni verksamhet på flera olika platser?
- Vilka processer behöver ni stöd för? Räcker det med ett system som kan hantera era ekonomiska processer eller behöver ni en lösning som kan hantera tillverkning, lager, logistik, e-handel m.m.?
- Hur ser er framtid ut? Beräknas verksamheten växa, och i så fall på vilket sätt? Formulera era framtida behov.
- Har ni redan en ERP-lösning? Varför räcker den inte till i dag? Vilka funktioner och möjligheter saknar ni? Har ni befintliga processer som en ny lösning behöver kunna hantera?
När du har formulerat företagets behov, för både nu- och framtid, går det lättare att begränsa urvalet. Tänk också bortom tekniken. ERP handlar mycket om att förmedla och förstå behov. Du kan få mycket hjälp av en systempartner som kan guida dig och berätta om fler möjligheter att skapa värde.
Vill du veta mer om vad du bör tänka på när det gäller affärssystem? Här berättar WH Groups VD Tomas Holm om de frågor du bör ställa dig själv när du ska välja affärssystem.
Vägledning för att välja rätt ERP-system för ditt företag
Med över 60 affärssystemleverantörer på marknaden, varav många erbjuder snarlika lösningar, kan det vara svårt att navigera och veta vilket ERP-system som passar bäst för just din verksamhet.
Om du är osäker på vilken lösning som är bäst för ditt företag, rekommenderar vi dig att titta på vårt inspelade webinar: ”Hitta rätt bland alla olika affärssystem”. Under webinaret går vår affärsutvecklare igenom skillnaderna mellan olika ERP-system och guidar dig genom de viktigaste övervägandena att ha i åtanke vid val av lösning. Vi delar även med oss av erfarenhet och expertis inom området, och bjuder på värdefulla tips och råd för att navigera genom ERP-djungeln.
Vi på WH Group jobbar med Vismas ERP-lösning Visma.net, ett modernt molnbaserat system som ger stora möjligheter att automatisera och effektivisera standardiserade processer. För företag som har större behöv av skräddarsydda anpassningar arbetar vi med Visma Business som är ett mycket kraftfull ERP med hög skalbarhet för komplexa processer och behov.
Vi berättar gärna mer om hur du väljer rätt ERP-system!
