Ett proaktivt arbetssätt får verksamheten att växa
Jobbar ni framåt eller jobbar ni bara på? För att jobba framåt gäller det att tillämpa ett proaktivt arbetssätt.
Många företag kan inte växa som de vill eftersom tid läggs på fel saker. Tiden går åt till att lösa problem allt eftersom de dyker upp, men används inte så mycket till att blicka framåt och ta vara på nya möjligheter. Det här beror ofta på ineffektiva manuella processer som äter upp den tid som skulle kunna läggas på just innovation och affärsmöjligheter. Det kan också bero på att det saknas verktyg för att ta vara på all den information och kraft som finns i verksamheten.
Att jobba proaktivt innebär att du använder din tid förebyggande till att skapa förändring istället för att reagera på det som redan hänt. När du jobbar proaktivt löser du inte bara problem innan de uppstår, du flyttar blicken mot möjligheterna som leder till tillväxt. Här får du veta mer om hur du kan jobba framåt och hur affärssystemet kan ge ditt företag ny kraft i det arbetet.
Därför skapar proaktivt arbetsätt tillväxt
Hur använder ni er tid i dag? Hur mycket tid används till värdeskapande arbete och hur mycket läggs på att fixa saker så att ni överhuvudtaget kan jobba? I ServiceNews rapport Today’s State of Work: The Productivity Drain framgår att chefer och medarbetare lägger i snitt två dagar i veckan på administrativt arbete. Tid som skulle kunna läggas på strategiskt arbete i stället. Av de tillfrågade, uppgav 20% att de ägande tre eller fler dagar i veckan på administration. Det är mycket arbetstid som går åt till att bara hålla verksamheten i ordning.
Att automatisera de manuella processer som äter upp den här tiden lönar sig. Ett proaktivt arbetssätt handlar inte bara om att spara in tid. Det handlar också om att nyttja den data som finns i verksamheten fullt ut.
De möjligheter moderna affärssystem erbjuder när det kommer till att analysera och nyttja data kan bland annat användas till att:
1. Spåra historiska mönster för att använda dem proaktivt
Till exempel för att använda utrustning, bemanning och lager effektivare, men även för att kartlägga försäljningsmönster över olika perioder, regioner och produkter för att kunna sälja mer.
2. Optimera försörjningskedjan
Genom att integrera lager- och inköpsprocesser, och därmed kunna ge bättre kundsupport tack vare full spårbarhet.
3. Ta vara på insikter och data
Så att det går att förutse kundproblem innan de uppstår för att öka kundnöjdheten.
4. Realtidsdata
Skapa direkta kanaler för realtidsdata mellan produktion och försäljning för att kunna ge kunderna snabba och korrekta besked samtidigt som säljarna kan erbjuda mervärde i sina erbjudanden.
Det här är bara några exempel på hur affärssystemet kan spara tid och erbjuda möjligheter att strategiskt använda den tiden. Vi ska gå vidare med att titta på hur det här kan användas rent konkret i din verksamhet.
Eliminera datasilos
Ett övergripande problem som många företag dras med är att värdefull data som skulle kunna användas för proaktivt värdeskapande ligger utspridd och isolerad. Olika avdelningar jobbar i olika databaser och med olika applikationer. När teknikföretaget F5 gjorde en undersökning svarade mer än hälften av företagen att de hade minst 200 applikationer i sina nätverk. En fjärdedel av de tillfrågade hade mer än 500.
När data ligger isolerad blir det svårt att dela både information och kunskap, samt att därmed kunna samarbeta utifrån den. Om samma typ av data (till exempel kundinformation) sparas på olika ställen kan det leda till förvirring, dubbelarbete och risk för felaktigheter. Inte minst är utspridd data en stor orsak till varför så mycket tid går åt till icke-produktivt arbete. Enligt en rapport från McKinsey lägger anställda i snitt nästan två timmar om dagen på att leta reda på rätt information. Kort sagt, utspridd data orsakar problem och förhindrar produktivitet och möjlig innovation.
Om du skulle känna igen dig i den här situationen finns lösningen nära till hands. Affärssystemets paradgren är just att samla och samordna data på en och samma plats. På så sätt kan alla använda den så effektivt som möjligt, utan att behöva slösa bort drygt en arbetsdag per vecka för att hitta det de behöver. Dubbelarbetet försvinner och risken för misstag minskar. Inte minst kan den gemensamma datan användas till dataanalys och för Business Intelligence som leder till bättre prognoser och beslut. Det här är alltså en perfekt grund för att arbeta proaktivt och värdeskapande.
Snabbare och enklare bokslut
Ett annat hinder som kan lägga krokben för att arbeta mer proaktivt, är tidskrävande bokslut. Ekonomiavdelningen gör bokslut varje månad, men långt ifrån så effektivt som de skulle kunna göra. Fortfarande är det många som arbetar i Excel, klipper och klistrar siffror från flera olika källor och kämpar för att hinna med periodavstämningen medan klockan tickar. Framför allt är det här vanligt i samband med att företag växer. De processer som fungerade i början blir röriga och ineffektiva när verksamheten blir större och mer komplex. Det här problemet är välbekant bland de som arbetar med bokslut.
I undersökningen Financial Close Benchmark Report svarade 90 % att de är pressade att stänga avstämningarna snabbare. Bara 39 % var nöjda med kvaliteten på processen. När Meritmind gjorde en liknande undersökning svarade 62 % av ekonomicheferna att bokslutsprocessen var mycket ansträngd och orsakade en hög stressnivå. 9 av 10 visste precis var flaskhalsarna fanns och ansåg att processen lätt kunde automatiseras.
Att automatisera och ha en samlad plats för avstämningar lättar inte bara pressen på de stackars ekonomer som skulle kunna skapa mer nytta om de slapp slita med förlegade processer. Det skulle ge en bättre överblick, eliminera fel och effektivisera allt ekonomiarbete i organisationen. Helt enkelt som sig borde i ett företag som vill använda sin tid till värdefullare uppgifter.
Business Intelligence
Att jobba proaktivt bygger mycket på att testa, mäta och förbättra. Det leder till nya insikter och nya möjligheter och erbjudanden. Vi nämnde tidigare hur det går att komplettera affärssystemet med Business Intelligence, det vill säga lösningar för smart datavisualisering och affärsanalys.
BI ger dig den information du behöver, när du behöver den. Istället för att lägga tid på att ta fram siffror på hur det har gått kan du få direkta signaler på vad som händer och hur du kan agera så smart som möjligt. BI ger dig ett korrekt och direkt underlag för att kunna ta bättre beslut snabbare. Det i sin tur leder till ett mer proaktivt sätt att arbeta. Kontakta oss gärna om du så berättar vi mer!
9 anledningar att investera i beslutsstöd
Beslutstöd kan användas inom alla branscher. Allt från försäljning och marknadsföring till finans och industri – alla kan få ut värdefulla datadrivna insikter som hjälper till att visa vilka faktorer som påverkar vinst och förlust, se vad som händer i realtid, vilka insatser och kampanjer som ger resultat, identifiera flaskhalsar och optimera processer, förbättra distributionsvägar och kundservice etc.
Läs vidare om 9 exempel på hur du kan använda beslutstöd för att arbeta mer framgångsrikt och ta bättre beslut snabbare.
Om WH Group
Vi är en Visma-partner som hjälper dig nå dina affärsmål genom affärssystem som frigör resurser och skapar möjligheter att driva verksamheten snabbare framåt. Vi har hjälpt många företag inom olika branscher om avlastar medarbetarna och frigör tid till andra viktigare uppgifter med hjälp av affärssystemen Visma Business och Visma Net. Vi är som allra nöjdast när det går bra för våra kunder!
