Minimera tidskrävande administration med hjälp av affärssystemet

Minimera tidskrävande administration med hjälp av affärssystemet
december 16, 2021 WH Group
affärssystemet minimerar tidskrävande administration

Minimera tidskrävande administration med hjälp av affärssystemet

Administration är en riktig tidstjuv. Varför inte låta affärssystemet frigöra denna tiden? Vanliga arbetsuppgifter, så som inmatning av data och fakturering stjäl dagligen en stor del av kontorsarbetarnas värdefulla tid. Det är beräknat att kontorspersonal spenderar runt 30% av sin dag på administrativa uppgifter. I stället för att fokusera på mer produktiva och lönsamma aktiviteter. Med hjälp av ett affärssystem är det emellertid möjligt att snabbt och enkelt minimera tidskrävande administration så att dina anställda får fokusera på det som är viktigt.

Det moderna affärssystemet tillåter dig att automatisera sådana manuella processer som du och din personal inte vill göra själva. Det kan till exempel handla om betalnings- och faktureringsprocesser eller sammanställning av rapporter. Företag som har valt att automatisera administrativa uppgifter anger att fördelarna är många. 42% av företagsledare anser att automatisering snabbar upp repetitiva uppgifter och hela 78% säger att automatisering av administrativt arbete leder till ökad produktivitet för alla. Att satsa på ett affärssystem som låter dig automatisera administrativa uppgifter kan med andra ord spara tid och öka lönsamheten.

Vilka administrativa uppgifter kan automatiseras genom affärssystemet?

Nedan beskriver vi några av de vanligaste smärtpunkterna som företag har. Vi går även igenom hur automatisering kan underlätta arbetsbördan för dig och dina anställda.

Betalnings- och faktureringsprocessen

Att fakturera, ta emot fakturor och betala ut löner genom att manuellt mata in allt i systemet är en tidskrävande process. Men ekonomiadministration behöver inte vara vare sig tidskrävande eller krångligt. Affärssystemet kan till exempel betala och skicka ut fakturor baserat på uppgifter från exempelvis projekt, rapporterade timmar, utlägg och kundinformation. Genom att automatisera dessa administrativa uppgifter betalas alla fakturor alltid i tid, samtidigt som risken för inmatningsfel minskar. Det är även möjligt att sätta upp olika villkor för när en faktura kräver handpåläggning, så att stora fakturor över ett visst belopp hanteras manuellt medan alla andra hanteras automatiskt. Enligt Vismas digitaliseringsindex kan företag spara 77kr per faktura genom att digitalisera och automatisera faktureringsprocessen.

Godkännande av attest

Med hjälp av ett affärssystem kan ditt företag också skapa ett automatiskt attestflöde. Ett automatiskt attestflöde tillåter dig att få notiser om fakturor och att godkänna dem via till exempel mobilen. Att godkänna fakturor digitalt på ett och samma ställe genom endast ett klick ger ditt företag ökad kontroll över betalningsprocessen samtidigt som risken för flaskhalsar minskar avsevärt.

Sammanställning av rapporter

Att sammanställa rapporter kan ta upp en betydande del av många kontorsanställdas vardag. Vanligen är den mesta rapporteringen repetitiv och sker ofta vid samma tidpunkt varje dag, vecka eller månad. Automatisering av rapporter frigör tid för de anställda och gör det dessutom lättare att förstå och analysera data. Affärssystem sammanställer ofta rapporter i personliga dashboards utifrån exempelvis behov och ansvarsområden. Den tid som företagets anställda sparar kan de i stället spendera på att analysera data och nyckeltal för att snabbt identifiera och eventuellt agera på nödvändiga åtgärder.

Projekthantering

Fastän projekthantering inte kan automatiseras helt finns det ändå vissa uppgifter som kan automatiseras för att göra projektledningen smidigare. Att hantera ett projekt inbegriper ju trots allt många tidskrävande aspekter så som att hålla koll på deadlines, kostnader och resurshantering. Genom att koppla ihop allt från försäljning och schemaläggning till resurshantering och kostnadsinformation får projektledare en klar överblick över deadlines, resurser och finansiell status. Automatisering av projekthantering förenklar inte bara hela projektledningen, utan leder även till att färre fel görs och att viktiga ändringar inte förbises.

Tidrapportering

Att hålla koll på antalet arbetstimmar som anställda lägger ner på till exempel ett projekt kan hjälpa dig att förstå vilken kapacitet de anställda har, hur mycket tid som behövs till diverse uppgifter och hur ni ligger till budgetmässigt. Med ett affärssystem kan du koppla tidsrapporteringen från kunder och interna uppgifter direkt till fakturaunderlaget. Automatisering av tidsrapportering garanterar således att tiden registreras korrekt varje gång utan att någon behöver mata in informationen manuellt.

Rese- och utläggshantering

Rese- och utläggshantering är något de flesta tycker är en trist och tidskrävande syssla. Men det behöver inte heller vara krångligt att förenkla. Med automatisering kan de anställda redovisa alla kvitton direkt i mobilen eller på datorn. Allt den anställda behöver göra är att fota eller skicka in kvittot och låta systemet analysera det automatiskt. Efter godkännande är kvittot bokfört i systemet. Fördelarna med automatiserad rese- och utläggshantering är många: själva processen blir snabbare, risken för manuella fel minskar och de anställda sparar värdefull tid.

Som du ser finns det många vanliga rutinmässiga administrativa uppgifter som kan förenklas med hjälp av ett förstklassigt affärssystem. Ovanstående exempel är dock långt ifrån en fulländad lista. Vilka processer och uppgifter som kan effektiviseras varierar från företag till företag och därför är det nödvändigt att du undersöker ditt företag ingående för att klura ut vilka områden som är de största tidstjuvarna. Men en sak är säker: när systemet väl är i gång kommer de automatiserade processerna att resultera i mer tid, produktivitet och lönsamhet.

Idag är affärssystemet en självklar lösning för alla företag som strävar efter att underlätta krångliga administrativa processer och öka produktiviteten. Luta dig därför tillbaka och låt affärssystemet ta hand om de tråkiga och tidsödande uppgifterna så att du kan fokusera på lönsammare—och roligare—aktiviteter. För att vidare bekanta dig med affärssystem och automatisering av administrativa uppgifter, kontakta oss för mer information.

Funderar du över ditt systemstöd?

Vi är proffs på affärssystem och att utveckla våra kunders verksamhet. Ta hjälp av oss att analysera era behov så matchar vi er med den affärssystemlösningen som passar just er.