Så utvärderar du vilka funktioner du behöver i ditt affärssystem

Så utvärderar du vilka funktioner du behöver i ditt affärssystem
maj 31, 2022 WH Group
utvärdera affärssystem

Det faktiska värdet hos ett affärssystem är inte kopplat till prislappen eller andelen avancerade finesser. Det är kopplat till hur väl det möter din organisations behov – både i dag och i framtiden. Eftersom affärssystemet påverkar alla avdelningar i ditt företag och hur effektivt de kan arbeta, är det viktigt att tänka på vilka funktioner det är som verkligen kan skapa mervärde och effektivisering i din verksamhet. Här går vi igenom en rad olika funktioner som kan vara viktiga för dig när du ska utvärdera ditt affärssystem. Vilket stöd behöver just din verksamhet? Börja med att se över era behov så du lättare kan välja en lösning som verkligen kommer göra stor nytta för dig och ditt företag.

 

Grundfunktionerna

Vi börjar med de funktioner som alla verksamheter behöver, oavsett om de tillverkar, säljer, arbetar i projektform eller gör någonting annat. När du kan effektivisera grundprocesserna i din verksamhet frigör det tid och resurser i alla led. Här är några av de mest grundläggande funktionerna.

 

  • Ekonomifunktioner. Alla verksamheter har ekonomiska processer som ett affärssystem till hög grad kan effektivisera. Grunderna brukar vara funktioner för hantering av kund-, leverantörs- och anläggningsreskontra, huvudbok och finansiell rapportering. Det bör även finnas funktionalitet för kundorder, offerter, inköpsplanering och lagervärde. Det du bör tänka på här är hur pass flexibel ekonomibiten i systemet är. Du har mycket att vinna på en flexibel ekonomimodell som kan anpassas efter just din verksamhet, men även efter framtida behov och förändringar. Du vet aldrig vilka nya affärsmodeller och marknader som väntar dig – se till att affärssystemet kan hänga med på din resa.

 

  • Automatisering. Affärssystemets paradgren. Funktionalitet för att automatisera exempelvis scanning, fakturering och betalningsmatchning effektiviserar bort tidsödande och tråkig administration vilket ger din ekonomiavdelning mer tid till annat värdeskapande arbete.

 

  • Projektverktyg. Arbetar ni ofta i projekt kan ni effektivisera mycket med en lösning som hanterar allt från projekthantering, tidredovisning och ekonomi till efterkalkyl.

 

  • BI-verktyg. Med business intelligence kan ni analysera realtidsdata och agera direkt på det som händer istället för att reagera först när rapporterna kommer i efterhand. Det gör det lättare att hålla kursen, blicka framåt och agera proaktivt och strategiskt.

 

  • Integrationer. Affärssystemet erbjuder mer effektiviseringsmöjligheter när det är öppet för samverkan. Som exempel, när du får ett gemensamt informationsflöde mellan alla områden och avdelningar i verksamheten kan alla dra nytta av samma data. Men även med tredjepartsintegrationer som förenklar dataöverföring och automatisering av ännu fler processer. Det här är extra viktigt när din verksamhet växer och utvecklas. Tänk på att systemet ska kunna hänga med när du behöver nya funktioner.

 

  • Mobilitet. I dag jobbar vi på flera olika platser. Många olika yrkesroller är ofta ute på fältet (säljare, konsulter m.fl.), och distans- och hybridarbete är det nya normala. Med ett molnbaserat affärssystem med webbgränssnitt får användarna tillgång till systemets data och funktioner var de än befinner sig.

 

Tänk gärna framåt när du utvärderar affärssystemets funktioner och kapacitet. Låt inte din tillväxt och utveckling hindras av en lösning med begränsningar. Ta höjd för framtida behov. Inte bara för möjligheten att kunna lägga till fler funktioner och ytterligare kapacitet, utan även för exempelvis antalet redovisningsdimensioner, eller om du en dag behöver flerbolagshantering som en parameter.

Funktioner för analyser och rapportering

Analyser och rapporter är något av företagets karta och kompass som gör att du kan navigera framåt utifrån er data. När du funderar över vad ditt affärssystem ska kunna göra, utvärdera då vilka funktioner ni behöver för centralt styrd rapportering och analys.

 

  • Datautvinning och -visualisering. Funktioner för dataanalys kan spåra och analysera mönster, trender och avvikelser som ger djupare insikter och låter dig ta bättre beslut. En tydlig och överskådlig datavisualisering gör det lättare att förstå, dela och presentera de insikterna.

 

  • Resultatrapporter. Funktioner som analyserar de produkter och tjänster ni säljer visar var vinsterna finns och var resurserna ska läggas.

 

  • Automatiska finansiella aktiviteter. Slipp manuella aktiviteter som prognoser och budgetering. Affärssystemet kan ta fram automatiska prognoser om din framtida försäljning samt identifiera och analysera nyckeltal som visar hur det går för olika delar av företaget.

 

  • Åtkomstkontroller. Finansiell data och personalinformation är mycket känslig. Funktioner i affärssystemet för vem som kan komma åt vilken data höjer säkerheten samtidigt som det ger en enkel åtkomst för de som är behöriga.

 

Funktioner för distribution och lager

Har din verksamhet lager och logistik? Då ska du hålla ögonen öppna efter funktioner i affärssystemet som kan effektivisera hela kedjan från inkommande produkter, lagerhållning, plockning och leveranser.

 

  • Lagerhantering och spårning. Har affärssystemet funktioner för lagerhantering kan kundordrar plockas och leveranser fullföljas både snabbare och säkrare än tidigare. Med spårningsfunktioner kan du också se var inkommande material och produkter befinner sig samt vad statusen är för dina kunders beställningar. Snabba och korrekta uppdateringar ger dig bättre framförhållning och nöjdare kunder.

 

  • Lageroptimering. Funktioner för distribution gör att du kan modellera flödet av produkter och material i ditt lager. Det i sin tur leder till att du får rätt mängd på hyllorna så att kunderna får det de förväntar sig samtidigt som du inte har för mycket som ligger och binder kapital.

 

  • Transporthanteringssystem. Kostnaderna för transporter ökar och du kan vinna mycket på att ha funktioner i systemet som kan räkna ut de mest effektiva rutterna och se till att alla fordon alltid kör med last, även under returerna.

 

  • Orderhantering. Funktioner för inköps- och försäljningsordrar optimerar dina lagerflöden samtidigt som systemet kan övervaka viktiga nyckeltal, vilket underlättar dina prognoser och låter dig ta smartare beslut.

 

  • RFID-skanning. Hanterar ni stora ordervolymer med streckkoder behöver den hanteringen ske snabbt och felfritt. Kan affärssystemet integrera RFID-enheter sker hanteringen med hög hastighet och utan misstag.

 

Utvärdera ditt affärssystem

När du utvärderar vilka funktioner som är viktiga för just din verksamhet, låt oss återigen påtala hur viktigt det är att du tänker framåt. Vi lever i en värld av snabba förändringar, och du behöver en lösning som kan anpassas efter hur din verksamhet påverkas av dessa förändringar.

Ladda ner checklista

Vi har sammanställt en guide med 29 funktioner som kan hjälpa dig att utvärdera ditt affärssystem och se över vilka funktioner just din verksamhet behöver. Ladda ner vår guide eller kontakta oss så berättar vi mer.

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner guiden.

29 funktioner du behöver i ditt affärssystem


Om WH Group

Vi är en Visma-partner som hjälper dig nå dina affärsmål genom affärssystem som frigör resurser och skapar möjligheter att driva verksamheten snabbare framåt. Vi har hjälpt många företag inom olika branscher om avlastar medarbetarna och frigör tid till andra viktigare uppgifter med hjälp av affärssystemen Visma Business och Visma Net. Vi är som allra nöjdast när det går bra för våra kunder!