Därför ska du investera i beslutsstöd

Den data som finns inom din verksamhet kan användas till att förstå hur ni kan arbeta effektivare och ta bättre beslut, även om det ofta rör sig om stora mängder information som inte är så lätt att samla in eller att använda. Beslutsstöd går ut på att använda Business Intelligence-lösningar för att samla in och analysera data för att kunna ta bättre beslut. Så här går det till, och de här vinsterna kan du göra med att investera i beslutsstöd.

Vad är Business Intelligence?

Business Intelligence (BI) är ett samlingsbegrepp för den teknik, de processer och metoder som en organisation använder för att samla in och analysera stora mängder data. Den information som går att få ut ur dataanalysen kan sen användas för att ta välgrundade beslut som i sin tur leder till förbättrade processer och arbetssätt. Eftersom de insikter BI levererar används till att ta beslut kallas det ofta beslutsstöd på svenska.

Processen med BI och beslutsstöd ser i regel ut ungefär på det här sättet:

• Ett verktyg för BI integreras med någon form av datasystem, till exempel ett affärssystem, där verksamhetens data finns samlad.

• Data extraheras och läses in av BI-verktyget. Det här sker i regel utifrån verksamhetens behov, det vill säga användaren styr vilken data som är intressant.

• Med BI kopplat till datakällan kommer även den data som läggs in i fortsättningen att samlas in och analyseras automatiskt. Beslutsstödet sker därmed alltid utifrån aktuell och relevant data.

• Användarna kan nu vrida och vända på den data BI samlar in och analyserar för att få ut viktiga insikter ur den. Det går att ställa specifika frågor för att få ut specifika värden. Det kan bland annat handla om att jämföra aktuell data mot historisk för att mäta resultat, hitta och förutse trender, se när och varför trender och händelser uppstod.

• Den data och de insikter som går att få ut ur beslutsstödet kan sen visualiseras på ett tydligt sätt, bland annat i form av dashboards och rapporter. Det gör att användarna i organisationen kan nyttja och dela insikterna utan att behöva ha en djupare förståelse av dataanalysen bakom. Med en korrekt och relevant bild av organisationens data och processer kan sen beslutsfattarna upptäcka problem, göra förbättringar, anpassa sig efter plötsliga förändringar, arbeta mer strategiskt och proaktivt m.m.

Beslutstöd kan användas inom alla branscher. Allt från försäljning och marknadsföring till finans och industri – alla kan få ut värdefulla datadrivna insikter som hjälper till att visa vilka faktorer som påverkar vinst och förlust, se vad som händer i realtid, vilka insatser och kampanjer som ger resultat, identifiera flaskhalsar och optimera processer, förbättra distributionsvägar och kundservice etc.

9 fördelar med beslutsstöd

Vinsterna med att använda beslutstöd är många. Det skapar en förståelse som gör att det går att agera både snabbare och mer proaktivt i situationer där konkurrenskraften ligger i att kunna förstå nya trender och kundbehov, snabbt kunna reagera på förändringar och se i realtid var det går att optimera verksamheten. Här är 9 exempel på hur du kan använda beslutstöd för att arbeta mer framgångsrikt.

1. Du kan använda historiska data för att spåra mönster och använda de insikterna du får till att agera proaktivt. Till exempel för att se hur utrustning, logistik eller bemanning används och hur det går att använda dem mer effektivt. Du kan också analysera försäljningsmönster för att se till exempel vilka produkter, regioner, säsonger etc. som säljer bättre eller sämre. (Läs gärna vårt inlägg ”Ett proaktivt arbetssätt får verksamheten att växa” för att veta mer om hur det går att skapa tillväxt genom att blicka framåt hellre än att reagera på det som hänt).

2. Du kan nyttja kund- och försäljningsdata för att se vilka som är dina bästa kunder. Du kan även använda informationen från beslutstödet för att se vad de här kunderna har gemensamt och var du kan hitta liknande kunder.

3. Du kan få ut realtidsdata från produktion, leverans, försäljning m.m. vilket gör att du kan ge dina kunder snabba och korrekta besked för en bättre kundnöjdhet.

4. Du kan skapa prediktiva modeller för att göra förutsägelser, till exempel hur responsen kommer att bli på en viss typ av marknadsföring, vilka kunder som faller bort respektive går vidare i försäljningsprocessen eller vilka varor och tjänster som kommer att efterfrågas av vissa kunder eller marknader.

5. Du kan bättre förstå vilka behov din verksamhet har på både kort och lång sikt, vad gäller bemanning, inköp, lagerhållning etc. Vilket i sin tur leder till att du kan ta korrekta beslut med lång framförhållning.

6. Du kan förutse problem och identifiera flaskhalsar i dina processer så att du kan optimera dem och lösa problemen redan innan de orsakar förseningar. Det är särskilt värdefullt inom industrin där driftsavbrott kan bli kostsamma och leda till missnöjda kunder.

7. Du kan analysera kundbeteenden, säljmönster, konkurrenter m.m. för att identifiera marknadstrender, vilket låter er ligga steget före när ni planerar för framtiden.

8. Du kan genom att använda ett digitalt beslutsstöd för budget och prognos lättare ställa in rätt förväntningar och se om verksamheten är på rätt väg, eller om åtgärder måste vidtas. Om du har verktyg som automatiserar dessa processer kan rapporter genereras direkt. Du kan när som helst kontrollera budgetens senaste status och se hur företaget går i förhållande till prognoserna.

9. Din organisation blir mindre beroende av manuella rutiner och personberoende processer. Med BI får alla i verksamheten en gemensam bild som utgår från korrekt och högkvalitativ data. Ni sparar tid, kan lägga era mänskliga resurser på mer vinstdrivande uppgifter, får bättre interna processer och samarbeten samt får en bättre förståelse hur de olika delarna av verksamheten kan samarbeta för att skapa mer värde.

Vill du veta mer om hur du får tydlig överblick av din verksamhet och lättillgängliga insikter som hjälper dig att ständigt förbättra kan du läsa mer i vårt inlägg ”5 skäl att välja bort Excel för er rapportering”.

Vad behöver du för att börja jobba med beslutsstöd?

I dag är det många affärsområden och branscher som använder beslutsstöd för att ta bättre beslut om allt från lån och prissättningar till schemaläggning och designalternativ. Möjligheterna är enorma, och moderna BI-lösningar är interaktiva och enkla vilket gör att användarna snabbt kan skapa rapporter på egen hand.

Det som behövs för att använda beslutsstöd är data, till exempel den som finns i affärssystemet, och ett BI-verktyg som kan hantera den datan. Vi på WH Group kan hjälpa till med att komplettera din Vismalösning. Det kan vi antingen göra med tillägget OneStop Reporting som effektiviserar ditt budgetarbete genom att eliminera onödigt manuellt arbete och gör det enklare att dela information och samarbeta med andra i budgetprocessen, eller med rapport- och analysverktyget Qlik Sense som ger dig ett kraftfullt stöd för centralt styrd rapportering och analys. Hör av dig så berättar vi mer!