Hur vet du om ditt affärssystem är framtidssäkrat?

Det enda vi kan säga hyfsat säkert om framtiden är att den kommer att se annorlunda ut. Världen förändras i en allt snabbare takt och förändringarna för med sig nya behov och förutsättningar. Det här innebär att ditt företag behöver lyfta blicken och tänka framåt. Den verklighet ni arbetar i idag kommer med stor säkerhet att se annorlunda ut om två år. Med affärssystemet som kärnan i er verksamhet blir det allt viktigare att det har den flexibilitet och skalbarhet som krävs för att möta era framtida behov. Här ska vi gå igenom vad du bör tänka på när det kommer till att ha ett framtidssäkert affärssystem som kan följa med när ni utvecklas så att ni inte växer ur er lösning efter bara något år.

Hur ser er framtid ut?

Medan det kan vara svårt att sia om exakt vad som kommer att hända i omvärlden bör du alltid utgå från just din verksamhet och vad era behov kommer att vara på längre sikt – framför allt om du har ett växande företag. När du försöker formulera hur er framtid ser ut och vilka behov ni kan komma att få, bör du ställa dig de här frågorna:

• Hur komplex är verksamheten i dag, och hur kommer den att utvecklas? Många nystartade företag kan klara sig med en enklare ekonomilösning som kan hantera grundläggande standardiserade processer, medan ett tillväxtföretag kommer att bli allt mer komplext och därför få nya behov. Det händer ofta att växande företag snabbt växer ut sin enkla ekonomilösning när verksamheten utökas med till exempel e-handel eller lager.

• Hur planerar ni att expandera och anställa fler? Erbjuda nya tjänster eller produkter? Nå nya marknader i fler länder?

• Vilka processer och integrationer kommer ni att behöva? Kommer er tillväxt att kräva andra kringsystem, exempelvis webshopp, kundportal, marknadsplats, 3PL och behöver de kommunicera med varandra?

Svaren på de här frågorna kommer att hjälpa dig att förstå hur du behöver framtidssäkra ditt affärssystem. När du utgår från era nuvarande behov och planerar för era framtida, får du också insikt i vilket systemstöd ni behöver när ni växer. Med rätt lösning kan du anpassa systemet efter era behov och inte hamna i en sits där ni måste anpassa verksamheten efter vad som är möjligt att genomföra i affärssystemet.

Tänk ungefär så här: när du bygger ett hus är det grunden som bestämmer hur stort det kan bli. Planerar ni att bygga en enplansvilla eller en skyskrapa? Ett framtidssäkert affärssystem är den stabila grund som låter er växa.

Flexibilitet och skalbarhet

När vi pratar om framtidssäkra lösningar som kan växa med verksamheten är det två faktorer som är avgörande: flexibilitet och skalbarhet.

Ett flexibelt affärssystem är mycket mer än att bara hantera standardiserade processer. Det kan stödja ditt företags unika processer och mål. Det låter dig skapa arbetsflöden som är unika för just din verksamhet, till exempel går det att skräddarsy rapporter och annat material för företagsledningen, avdelningarna och de anställda. Flexibilitet innebär också att det är lätt att integrera mot andra system och lösningar, det gäller lön, inkasso, utläggshantering m.m.

Skalbarhet innebär att systemet kan möta era kapacitetsbehov i takt med att ni växer. Skalbarhet kan betyda olika saker beroende på din verksamhet. Det kan till exempel handla om moduler, funktionationalitet, användarlicenser eller integrationer. Ett system som anpassar sig efter ert kapacitetsbehov utan att ni behöver tänka på det är att föredra.

Vad krävs av ett framtidssäkrat affärssystem?

Utöver flexibilitet och skalbarhet, vad exakt behövs för att ditt affärssystem ska kunna växa med din verksamhet och fortsatt kunna ge er allt det stöd ni behöver? Här är det viktigt att ha i åtanke att:

• Systemleverantören har en tydlig plan för vidareutveckling av systemet för att hålla det uppdaterat för framtiden.

• Systemet kan koppla sig och kommunicera med andra system via API:er. Det är viktigt att även dessa kontinuerligt vidareutvecklas. Vi går mot en trend att vi ska arbeta enligt principen Best of Breed, dvs när man integrerar kringsystem som var för sig är bäst på sin uppgift, snarare än ett enda system som ska ta hand om allt.

• Hålla ditt system uppdaterat till senaste version. Systemet behöver få de funktioner som krävs för att möta de nya krav och behov som oundvikligen kommer att uppstå på marknaden. Molnbaserade affärssystem uppdateras i regel av leverantören så att du som användare automatiskt alltid arbetar i den senaste versionen. Om ni inte har ett molnbaserat system är det viktigt att hålla en dialog med er systempartner om när systemet behöver uppgraderas.

• Det finns bra support på systemet. Er systempartner behöver dels tillhandahålla löpande support. Vi rekommenderar också att tänka långsiktigt och välja en partner som följer med er på er tillväxtresa och kan vidareutveckla systemet allt eftersom förutsättningarna förändras.

• Systemleverantören är stabil och har stabila finanser. Det påverkar till exempel hur mycket de kan investera i vidareutveckling av systemet.

• Systemet och leverantören har en lokal närvaro och förstår de förutsättningar, krav och behov som finns på den lokala marknaden, vilket kan behövas för att lätt kunna hålla systemet uppdaterat i enlighet med till exempel ändrade momsregler.

• Säkerheten för systemet är hög. Cyberbrottsligheten ökar, vilket gör det allt viktigare att leverantören har ett starkt säkerhetsarbete som låter er jobba flexibelt och säkert i systemet utan risk för olovligt intrång.

Att säkerställa att ditt affärssystem är framtidssäkrat har inte bara med teknik att göra. Det krävs också en förstående systempartner som kan sätta sig in i era behov nu och i framtiden och hjälpa er att få det systemstöd ni behöver för att möta morgondagens spännande och oförutsägbara värld. Det kan ge er den trygghet och den kraft ni behöver för att kunna växa, oavsett vad som än väntar.

Vill du veta mer om vad du bör tänka på när det gäller affärssystem? Här berättar WH Groups VD Tomas Holm om de frågor du bör ställa dig själv när du ska välja affärssystem.