Välj inte bara affärssystem, välj systempartner

Att välja och implementera ett nytt affärssystem påverkar hela din verksamhet. Hur väl projektet lyckas kan påverka dina möjligheter att öka lönsamheten såväl som sätta begränsningar för din utveckling. Det finns många bra guider om vad du ska tänka på när du väljer affärssystem. Men hur stor del av en lyckad implementation avgörs av vilket system du väljer – och hur mycket handlar om vilken partner du väljer?

På samma sätt som du behöver välja ett affärssystem som passar din verksamhet behöver du också en partner som är rätt för dig. Rätt partner kan förstå just dina behov och komma med lösningar som fungerar för just ditt företag.

När affärssystemprojekt inte levererar de önskade resultaten beror det ofta på att kommunikationen inte fungerar, att implementationspartnern inte har förstått kundens behov eller att det finns olika syn och förväntningar på projektet. Så hur undviker man dessa fällor? Låt valet av partner få ta lite tid. Här är några tips du kan tänka på när du försöker hitta en systempartner som passar dig.

Börja med en grundläggande utvärdering för att välja affärssystem

Det finns troligtvis många affärssystem som kommer gå att anpassas efter dina behov. Men olika affärssystem är bra på olika saker. Som kund måste du säkerställa att de grundläggande funktionerna som stödjer din affärsverksamhet finns. Arbetar du med grossistverksamhet är det exempelvis bra att titta på logistikflödena och som tjänsteproducerande företag kanske du vill undersöka hur projekthanteringen fungerar.

Hitta potentiella systempartners

Har du hittat några system som tickar i de grundläggande boxarna? Då ska du inte välja affärssystem utan välja rätt partner. Be att få prata med kunder till olika partners och ta dig tid att prata med ett antal partners för att hitta någon som du litar på, som har rätt erfarenhet och som du kan tänka dig samarbeta med under lång tid. Det kommer vara värt det. Ta reda på hur lång erfarenhet partnern har av att implementera affärssystem och vilka typer av projekt de har arbetat med tidigare. Ta del av 5 bra frågor att ställa inför valet av systempartner:

1. 1. Har de erfarenhet av er bransch?

2. Rätt partner har förmåga att förstå de utmaningar och förutsättningar som finns i din bransch. En partner som har erfarenhet av din bransch kan dra lärdom av tidigare uppdrag och om de samtidigt har rätt kunskap hitta specifika lösningar som är viktiga för er.

1. 2. Hur erfarna är konsulterna när det gäller affärssystem?

2. Vilken konsult som kommer ansvara för ditt projekt är viktigt.
   Konsulterna bör ha erfarenhet av liknande företag och verksamheter så att man kan ställa rätt frågor och dra nytta av tidigare erfarenheter. Man kan inte bli en bra affärssystemkonsult utan många års erfarenhet. Partnern måste ha förmåga att balansera standardfunktioner med specialutvecklade anpassningar precis där dessa ger värde för dig som kund. Erfarenhet krävs. Man lär sig med varje projekt.

1. 3.     Kan systempartnern förstå era behov?

   En partner behöver visa förståelse och nyfikenhet för din verksamhet, era strategier och vart ni är på väg som företag. Alla företag är unika. Därför måste även affärssystemet vara anpassat efter varje företags verksamhet. affärsmål och processer. Det är där nyfikenheten, lyhördheten och kreativiteten hos partnern kommer in. Om en kund säger ”så här vill vi göra för så har vi alltid gjort”, behöver partnern kunna vara lyhörd och förstå vad det egentliga behovet är, därefter förklara vilken lösning som bäst löser problemet. Då har partnern förstått det bakomliggande behovet. Det är oftast då det blir lyckat.

    

2. 4.     Vågar partnern utmana gamla sanningar?

   En partner måste våga ställa obekväma frågor, ifrågasätta och våga säga nej. Rätt partner kan utmana dig och ifrågasätta gamla sanningar. På så vis kan en bra partner hjälpa dig ompröva hur företaget jobbar, skapa nya lösningar och bättre arbetssätt framåt.

1. 5.     Vad förväntas av oss som organisation?

   En bra partner bör klargöra och kvalitetssäkra förväntningarna på projektet. Många delar i projektet kan bara göras av er organisation och en partner bör tydligt förklara hur processen ser ut och vad ni behöver göra själva så ni kan förbereda organisationen på arbetsinsatsen som projektet kommer kräva.

    

Utvärdera kostnad och nytta över tid när du väljer affärssystem och partner

Avslutningsvis rekommenderar vi alltid att man gör en ordentlig utvärdering av kostnad och nytta över tid. Tänk långsiktigt och hållbart! Välj inte enbart efter pris på offerten utan välj en partner som kan leverera kvalitet och smarta lösningar och att ni kan samarbeta på lång sikt. Affärssystemet ska fungera för er 10-15 år och kommer behöva vidareutvecklas för att täcka nya behov när världen eller er verksamhet förändras.