Så sparar du tid och pengar med automatisering

Det är alltid i första hand människorna som tillför värde i en verksamhet. Kan de använda sin tid till att skapa värde istället för att hantera tidsödande administration och rutiner får verksamheten möjlighet att växa och utvecklas. Att automatisera processer effektiviserar verksamhetens flöden vilket gör att verksamheten istället kan tillgodogöra sig den mänskliga potential som finns. Samtidigt går det att ha kontroll över vad som sker genom det som kallas för avvikelsehantering.

Här får du veta mer om olika sätt du kan spara tid och pengar genom att gå över till att hantera endast det som avviker istället för att hantera hela mängden.

Fokusera bara på det som avviker med hjälp av automatisering

Att digitalisera en verksamhet handlar till stor del om att automatisera de processer och uppgifter som en medarbetare inte borde behöva lägga sin värdefulla tid på. Istället kan affärssystemet hantera de processerna automatiskt, till exempel att bokföra en redan förutbestämd periodiserad kostnad som ser likadan ut varje månad.  Genom att sätta upp regler och schemaläggningar i affärssystemet kan du själv styra vad som ska göras automatiskt och vilka avvikelser ni själva hanterar. Ett exempel på detta kan vara att ni automatiserar inkommande leverantörsfakturor, men anger fakturor som överstiger vissa belopp eller som saknar kontaktuppgifter som avvikelser, som ni själva sedan hanterar. Det ger stora tidsbesparingar samtidigt som ni behåller kontrollen över det som händer i era flöden.

Det går även att skapa en dashboard som ger full översikt över era touch points. Exempelvis om alla fakturor har gått iväg som de ska eller om någon har fastnat.

Effektivisera verksamheten med automatisering och avvikelsehantering

Varje verksamhet är unik, och ni vet bäst var ni har mycket att vinna på att automatisera era processer. Här följer några av alla de områden där det går att spara mycket tid och pengar samt frigöra produktivitet och kreativitet i er verksamhet. Här ger vi fem konkreta exempel på hur ni kan effektivisera er verksamhet genom att fokusera endast på det som avviker istället för att hantera hela mängden.

• Automatisera leverantörsfakturaflödet. Det går att spara mycket tid när ni slipper kontera, attestera och betala fakturor samt hantera bekräftelse av utbetalningar. Kända återkommande kostnader, exempelvis hyror, el, telefon etc. kan systemet hantera automatiskt. I affärssystemet kan ni sätta upp regler och schemaläggningar som avgör vilka fakturor eller avvikelser ni själva vill hantera. Alla fakturor som omfattas av de regler ni skapat hanteras automatiskt och ni behöver endast kontrollera de fakturor som faller utanför reglerna. Du kan anpassa flödet så att alla steg automatiseras eller om ni vill ha en mänsklig touch point någonstans. Vill du även ha kontroll över kostnaderna (exempelvis för att se var det går att skära ned) kan du göra en regelbunden inventering av fakturor och kostnader. Det är mycket mer tidseffektivt jämfört med att hela tiden hålla ett öga på fakturorna.

• Automatisk fakturamottagning genom ordermatchning. Om du sätter upp ett flöde för ordermatchning i affärssystemet kan du effektivisera leverantörsfaktureringen ännu ett steg. När det kommer in skannade fakturor exempelvis, matchas de automatiskt mot rätt inköpsorder. Alla fakturor som följer ett uppsatt standardflöde konteras, fakturerats och ankomst registreras per automatik. Det går att sätta upp så att detta sker automatiskt för exempelvis fakturakostnader upp till en viss summa. Den här effektiviseringen gör att dina inköpare och din ekonomiavdelning bara behöver koncentrera sig på det som avviker från reglerna.

• Automatisera kundfaktureringen. Du kan automatisera kundfaktureringen med hjälp av fördefinierade schemaläggningar. Då behöver ni bara hantera avvikelser som exempelvis om det saknas någon form av kundinformation (adress, organisationsnummer etc.) Ni kan även styra så att vissa kunder och kundgrupper faktureras automatiskt medan andra hanteras manuellt. Det här är ett område där många företag kan göra stora besparingar i både tid och resurser. Bara att gå över från en manuell till en elektronisk kundfakturering kan röra sig om en besparing på 10 kronor per faktura (källa: NEA – Nätverket för elektroniska affärer). Ni kan även minska kostnaderna för att underhålla kundregister och får på så sätt en effektivare kundorderhantering med färre fel.

• Automatisera periodiseringar och avskrivningar. Processer som periodiseringar och månatliga avskrivningar på anläggningar, kan automatiseras med hjälp av fördefinierade schemaläggningar i affärssystemet. Om så är fallet behöver ni endast hantera avvikelser och får mer tid över för värdeskapande aktiviteter. Tack vare att det går att anpassa den här processen kan du själv styra vilka kostnader eller intäkter du vill periodisera och ange periodiseringsregler för det som ska bokföras automatiskt. Säg exempelvis att det landar en stor faktura på ett sexsiffrigt belopp – supportavtal eller liknande – i början på varje år där du vill fördela ut kostnaden på hela året. Då kan du använda en periodiseringsnyckel och låta systemet sköta resten. Systemet bokför då per automatik varje månad utifrån de schemaläggningar och regler som du har angett för hur kostnaderna ska fördelas med hjälp av periodiseringsnyckeln. Du behöver inte gå in varje månad och bokföra manuellt utan kan lägga den tiden på arbetsuppgifter som skapar värde för din organisation.

• Plocklistor på lagret. Omfattar din verksamhet lagerhållning finns det stora möjligheter till automatisering så att ni endast behöver gå in och hantera avvikelser. Ni har till exempel möjlighet att schemalägga så att plocklistor mot lagerpersonal skickas ut varje kvart, halvtimme eller timme. Det ger lagret tid att plocka allt så att det går att schemalägga utleveranserna. Ni får ett effektivare och smidigare flöde där allt hanteras i tid och leveranser sker så att kunderna blir nöjda.

Det här är bara toppen av isberget när det kommer till de många möjligheter automatisering och avvikelsehantering ett affärssystem kan möjliggöra. Om du ser över dina processer kan du upptäcka stora möjligheter att spara både tid och pengar.

Ta hjälp av en systempartner som förstår era behov

Vi på WH Group är certifierade Visma Partners och arbetar bland annat med det molnbaserade affärssystemet Visma Net. Vi hjälper gärna till med tips och insikter hur du kan bedriva din verksamhet mer effektivt och lönsamt. Hör gärna av dig till oss!