4 lönsamma ekonomiprocesser att automatisera

4 lönsamma ekonomiprocesser att automatisera
mars 14, 2024 WH Group
Effektivisera ekonomiprocesser

Tid är pengar. Det ordspråket stämmer bra när det kommer till att göra ett företag framgångsrikt. Kan du automatisera och spara in den tid dina duktiga medarbetare lägger på tidsödande manuell administration, kan ni istället använda den tiden till värdeskapande uppgifter. Det kan vara att bygga bättre kundrelationer, samarbeta och utvecklas, analysera och förbättra, använda kreativitet och innovationskraft fullt ut med mera. På så sätt får ditt företag kraften att ligga steget före och växa.

Vilka ekonomiprocesser är de mest lönsamma att automatisera? Vi ska titta närmare på var i verksamheten digitaliseringen gör som mest nytta, och på nyckeltal som visar hur mycket som går att spara på att automatisera.

 

Högre digitaliseringsgrad leder till högre lönsamhet

När nu allt fler företag digitaliserar sina ekonomiprocesser blir det också allt tydligare hur det påverkar lönsamheten. Det här kan vi se resultatet av i Vismas digitaliseringsindex. Det är en kartläggning där företag svarar på hur långt deras digitalisering har kommit enligt en skala från 0 till 100. Förutom digitaliseringsgraden har Visma även tittat på lönsamheten i företagen. Tittar vi på hur det ser ut för företag med en hög grad av digitalisering (spannet 50–75) jämfört med de som ligger i det nedre spannet 0–25 är skillnaden 253 000 kronor i medianresultat per anställd och år (enligt index från 2019).

Vad är det då som leder till den här lönsamhetsökningen? Det beror naturligtvis på vilken typ av verksamhet ditt företag bedriver. Handlar det till exempel om ett handelsföretag går det att spara mycket tid och resurser på orderhantering och lagerredovisning.

Jobbar ni ofta i projekt kan ni vinna mycket på att automatisera ekonomiprocesser kring planering och resursallokering. Vi ska titta på sega processer med mycket repetitiv manuell administration som alla företag dras med. Nämligen fakturering, betalning och att dela data mellan olika system. Och det är här det går att göra de stora besparingarna.

Optimera ekonomiprocessen: Från inkommande leverantörsfakturor till effektiv dataintegration

1. Inkommande leverantörsfakturor

Att godkänna fakturor är någonting som alla företag har dragits med så länge att det vid det här laget känns som en självklarhet. Det är dock en tidsödande och kostsam självklarhet när den måste göras manuellt. Ekonomiavdelningen behöver ta emot och eventuellt skanna varje faktura. Därefter ska den tolkas och föras in vid rätt kostnadsställe, distribueras, attesteras och konteras. En dryg och tidskrävande process. Jobbar ni dessutom med avancerade projekt med många olika leverantörer kan det handla om komplexa fakturor där de olika delarna ska konteras på olika kostnadsställen.

Det  går att automatisera den här ekonomiprocessen genom att gå över till e-faktura. Vi ska börja med att reda ut vad en e-faktura egentligen innebär. Det handlar inte om att fakturan kommer som en pdf-fil i mejlen. En e-faktura är en fil med strukturerad fakturadata (till exempel i formatet XML eller EDI) som är skapad i ett faktureringsprogram. E-fakturan går direkt in i ett affärssystem där den registreras automatiskt och det enda som behöver göras manuellt är att godkänna fakturan med en knapptryckning. Den manuella process som kunde ta dagar (räknat från när fakturan postas från leverantören) går nu på bara någon minut. Räknat enbart på den egna administrationen så uppskattar det norska Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) att det går att spara minst 10 minuter per faktura som tas emot elektroniskt. Hanterar ni 1 000 fakturor per år frigör den här automatiseringen minst 20 arbetsdagar.

Du kan spara mycket pengar här. NEA – Nätverket för Elektroniska Affärer räknar på att en pappersfaktura kostar cirka 80 kronor att skanna. Kostnaden däremot för att ta emot en e-faktura uppskattas till runt 2,50 kronor. Det är alltså möjligt att spara drygt 77 kronor per faktura genom att automatisera den här ekonomiprocessen.

2. Utgående kundfakturor

Det går att göra motsvarande besparingar i den andra delen av fakturahanteringen. Det vill säga de fakturor som skickas ut till kunder. När ekonomiprocessen automatiseras för utgående fakturor kan flera vinster möjliggöras:

  • Minskade kostnader för att skriva ut och skicka fakturorna. NEA har även räknat vilka besparingar som går att göra i den här processen. De kom fram till att det rör sig om minst 10 kronors besparing per kundfaktura som skickas elektroniskt. Räknat på 10 000 e-kundfakturor per år blir då besparingen 100 000 kronor årligen (räknat enbart i hanteringskostnader).
  • Ni kan även minska kostnaderna för att underhålla kundregister, och ni får en effektivare kundorderhantering med mindre felhantering.
  • Betalningsflödet från leverans till fakturering och betalning blir kortare – ni får betalt snabbare.
  • Automatiserade ekonomiprocesser minskar problem med felinmatningar och att fakturan bestrids. Korrekta fakturor betalas snabbare.
  • Elektronisk fakturahantering innebär även att de utestående kundfordringarna bevakas automatiskt. Vilket leder till minskade förluster i form av bland annat påminnelseavgifter och inkassokostnader.

Det finns ytterligare en god anledning till att e-fakturor kan ge lönsamheten ett lyft. Gör ni affärer med den offentliga sektorn så accepterar de sedan 2019 endast e-fakturor från sina leverantörer.

3. Automatiska betalningar

För att sluta cirkeln med effektiviseringar av de ekonomiska flödena är det även lönsamt att automatisera era betalningar. Precis som med fakturorna går det att frigöra mycket tid och resurser när de manuella stegen för att skicka och ta emot in- och utbetalningar automatiseras och blir elektroniska.

Med en lösning som låter er sköta in- och utbetalningar direkt via ert affärssystem försvinner tidsödande steg som att skapa betalningsfiler och att hämta återrapporteringsfiler. Betalningarna godkänns, skickas till banken och återrapporteringen sker automatiskt så att reskontra och huvudbok uppdateras. Precis som med e-fakturorna innebär den här automatiseringen att betalningar sker på rätt dag, vilket ger räntevinster samtidigt som det eliminerar påminnelse- och kravavgifter. Tar du en titt på era siffror här kan du se hur stora besparingar ni kan göra. På köpet får ni även en förbättrad likviditet och kreditvärdighet.

4. Flytta och dela data mellan system

En av de riktigt stora vinsterna med ett modernt affärssystem, som exempelvis Visma.net, är att det centraliserar och integrerar er data i ett enda system. Även om ni behöver använda er av andra externa lösningar så är dagens affärssystem så integrationsvänliga att det går smidigt att dela data mellan olika system. En automatisering som eliminerar dubbelarbete med att manuellt lägga in samma data på två ställen, med bonusen att det blir rätt från början när datan förs in automatiskt. Undersökningsföretaget Aberdeen Group räknade vid ett tillfälle ut att implementeringen av en ny ERP-lösning kan minska driftskostnaderna med 23 % och administrationskostnaderna med 22 %. Och kan ni kapa nästan en fjärdedel av vad det kostar er att göra manuellt dubbelarbete har ni hittat rätt väg mot lönsamhet och tillväxt.

Ett lönsamt affärssystem ska underlätta era ekonomiprocesser och skapa möjligheter för att växa. Gamla eller otillräckliga system kan begränsa utvecklingen för er verksamhet och bromsa förverkligandet av era strategier. Moderna affärssystem som Visma Business eller Visma net är en förutsättning för att er verksamhet ska kunna nå sina mål och ligga i framkant. Minst lika viktigt är att välja rätt partner som vägleder och skapar grundförutsättningar för hela verksamheten utifrån era behov både idag och i framtiden.

 

Webinar On Demand: Automatisering av administration – Effektivisera ditt arbete!

Känner du igen dig med ohanterbara mängder administration, bristande uppföljning och teknik som inte håller jämna steg? Då är detta webinaret skräddarsytt för dig.

Delta i vårt webinar tillsammans med en expert från Visma för att lära dig hur du kan effektivisera administrationen i din växande verksamhet, och upptäck vilka processer som kan spara mest tid genom automatisering.