Ekonomisystem är en nödvändighet för företag som vill förenkla processerna och maximera tidsanvändningen gällande ekonomihantering. Förr eller senare inträffar det som är oundvikligt för de flesta växande företag: ekonomisystemet är inte längre tillräckligt. Oavsett om det beror på externa faktorer eller förändrade interna behov, så är det centralt att veta när det är dags att byta system.
Ett ekonomisystem, eller enklare affärssystem, som inte längre uppfyller företagets behov gör varje uppgift omständligare än nödvändigt. Risken för inmatningsfel ökar och processer tar längre än vad de behöver. Det leder till att företagsledningen har dålig översikt över både processer och resultat. Företaget lider helt enkelt av växtvärk. Lyckligtvis finns det i dagsläget många affärssystem som erbjuder mer funktionalitet för företag att välja mellan och hitta ett som uppfyller deras nya behov.
Läs mer om skillnaden mellan ekonomisystem, affärssystem och ERP och fördelarna för olika typer av verksamheter.
Hur kan du vara säker på att ditt företag faktiskt har vuxit ur ert ekonomisystem?
Nedan finns sju tecken på att det är dags för ditt företag att byta system. Om du känner igen ett eller flera av punkterna kan det vara dags att se över ditt systemstöd.
1. Du bygger system runt ditt system
Ett av de tydligaste tecknen på att ekonomisystemet inte längre räcker till är att du har börjat bygga runt ekonomisystemet. Orsakerna kan till exempel vara att ditt företag har växt eller ändrat på någon av verksamhetsprocesserna. Om ekonomisystemet inte klarar av att hänga med i sådana förändringar. När de grundläggande behoven inte täcks är det vanligt att bygga lösningar utanför det befintliga systemet.
2. Din uppföljning är reaktiv i stället för proaktiv
Om du inte får fram data gällande dina KPI:er förrän långt in i den nya perioden, eller du inte kan få ut dina KPI:er alls , är det dags att skaffa ett nytt system. När ditt ekonomisystem tvingar dig att följa upp alla siffror manuellt blir din uppföljning reaktiv i stället för proaktiv. Ett modernt system möjliggör automatisering av exempelvis rapporter och låter dig se information i realtid vilket låter dig arbeta mer proaktivt.
3. Du arbetar i stor utsträckning i Excel
Ett annat tecken på att ditt ekonomisystem kan behöva bytas ut är att du utför många olika arbetsuppgifter manuellt. Det kan handla om att du måste dubbelregistrera uppgifter. Exempelvis genom att du först sammanställer information i Excel för att sedan mata in eller registrera dem i ditt ekonomisystem. Extra manuellt jobb minskar effektiviteten samtidigt som det ökar risken för kostsamma fel.
4. Du känner att ditt ekonomisystem begränsar dig
Företag som har otillräckliga ekonomisystem, eller enklare varianter av affärssystem, faller ofta offer för systemets begränsningar. Företagets arbetssätt blir en följd av ekonomisystemets begränsningar och brister. Genom att skaffa ett nytt system kan du effektivisera företagets arbetssätt. På så sätt tillfredställer du både dina kunder och anställda.
5. Dina personalresurser räcker inte till
Otillräckligt systemstöd kan leda till felaktiga beställningar, tekniska fel och dataförluster. Allt är helt enkelt omständligare vilket då ökar både stressen som arbetsbördan för företagets anställda. Att dina anställda ofta sjukskriver sig, har svårt att hinna med alla arbetsuppgifter eller tenderar att bli sena med den månatliga rapporteringen kan vara ett tecken på att du behöver uppgradera ditt ekonomisystem.
6. Dålig översikt över verksamhetsprocesserna
För att ditt företag ska kunna fungera så bra som möjligt är det kritiskt att du har en klar och korrekt bild av verksamhetsprocesserna. Du behöver en enhetlig bild av allt från bokningar till lagernivåer för att kunna fatta informerade beslut. Ett modernt system ger dig dessutom företagsinsikter i realtid. Ett tecken på att du behöver uppgradera ditt system är således att du ofta känner att det tar för lång tid sammanställa och analysera data.
7. Systemet kan inte växa med företaget
Framgångsrika företag växer ständigt vilket kräver att deras ekonomisystem hänger med. Nya omvärldskrav på digitalisering eller ökat behov av rapportering, analys och prognos kan komma att sätta press på det befintliga systemet. Om systemet halkar efter i företagets utveckling kommer företagets lönsamhet förr eller senare att drabbas. För företag i en tillväxtfas, är det lönsamt att kartlägga huruvida det befintliga ekonomisystemet klarar av alla behov, både nu och i framtiden.
Se vårt webinar om att rusta ditt företag för tillväxt med ett modernt affärssystem.
Vad gör man om man vuxit ur sitt ekonomisystem?
Känner du igen dig i någon av dessa punkterna är det en god indikator på att ni vuxit ur ert nuvarande systemstöd. Dessa är några av de vanligaste anledningarna att företag väljer att byta till ett modernt affärssystem som kan hantera verksamhetens krav. Genom att automatisera manuella tidskrävande arbetsuppgifter ger rätt system stöd för organisationens behov.
Ett modernt affärssystem hjälper företag effektivisera och frigöra värdefull tid för att utveckla sin verksamhet. Vi på WH Group har lång erfarenhet av att hjälpa företag ta steget till ett affärssystem och skapa systemlösningar som möjliggör affärsmålen. Hör gärna av er till oss så diskuterar vi era behov och utforskar hur ett affärssystem kan hjälpa just ert företag fortsätta växa.
