De fem känslomässiga faserna vid byte av affärssystem

I dag är det mer än hälften av alla företag som planerar att, eller är mitt uppe i processen att byta affärssystem. Främst för att gamla lösningar inte längre klarar av att hantera egna utvecklade processer eller möta nya krav (från bland annat kunder). Att skaffa en ny ERP-lösning öppnar för ökad tillväxt och nya möjligheter, men det kan också vara en känslomässig resa från insikten att behöva byta ut ett affärssystem till den faktiska uppgraderingen. Förändring kan ofta kännas skrämmande och utmanande.

När vi ställs inför någonting jobbigt eller utmanande påverkas inte sällan en mängd olika känslor inom oss. Ett sätt att få bättre förståelse för dessa är att se till psykologin bakom.

Kübler-Ross-modellen beskriver de fem känslomässiga faser vi går igenom när vi ställs inför en kris, sorg eller en krävande utmaning. De faserna är förnekelse, ilska, förhandling, uppgivenhet och acceptans. Modellen kan appliceras inom många områden i livet och fungerar mycket bra för att visa faserna du kan komma att gå igenom (vid byte av ett affärssystem) och därtill vilken hjälp som kan komma att behövas på vägen.

Fas 1: Förnekelse

Arbetar ni i ett gammalt affärssystem kommer det förr eller senare att bli förlegat. Det sker när det varken klarar av att hantera alla era processer eller kan ge er nya möjligheter till tillväxt. Din personal börjar klaga över de begränsningar de ställs inför på grund av systemet. Det uppstår problem med nya processer eller integreringar. Arbetet blir långsamt och ineffektivt för att den gamla lösningen inte längre hänger med. Dock kan nya ERP-projekt kännas stora och komplexa. Du kanske oroar dig över att det kommer att ta tid, kosta pengar och krävas förändring. Bara tanken på ett byte känns tungt, och det är mycket lättare att fokusera på annat och hoppas att det löser sig.

Fas 2: Ilska

Tyvärr försvinner inte problem bara för att vi låtsas som om de inte finns. Har tiden sprungit ifrån er gamla lösning kommer den att bli ett hinder i ert arbete. Det kommer att uppstå frustrerande problem; processer som borde gå automatiskt tar tid och kräver mer resurser. De som använder systemet blir irriterade och frustrerade när de inte kan jobba så effektivt som de känner att de borde. Kanske upptäcker ni att era konkurrenter ligger steget före tack vare att de använder ny teknik. Ni blir helt enkelt förbaskade på er lösning som håller er tillbaka.

Fas 3: Förhandling

I den här fasen tänker du kanske att det går att lappa och laga er gamla lösning istället för att skaffa en ny. Det borde väl bli enklare och billigare? Om ert gamla system inte klarar av att hänga med i vare sig tillväxt eller förändringar i era verksamhetsprocesser behöver det kanske kompletteras. Så ni bygger på med fler lösningar utanför det befintliga systemet.

Tecken på att en gamla lösning inte längre klarar av att möta behov brukar bl.a. vara att det inte går att få en bra överblick över verksamhetsprocesserna; att data blir fel eller förloras helt; att ni inte får data för era KPI:er förrän långt in i den nya perioden; att ni jobbar väldigt mycket i Excel. Läs gärna vårt inlägg 7 tecken på att du har vuxit ur ditt ekonomisystem om du vill veta mer om när det är dags att byta lösning.

Fas 4: Uppgivenhet

Att försöka komplettera en förlegad lösning går bara till en viss gräns. Till slut kommer du att inse att ert befintliga affärssystem faktiskt inte längre kan stötta era processer och att det nu bromsar er tillväxt och innovationsförmåga. Ni kommer att behöva byta system. Och det kan kännas tungt. Framför dig ser du en lång process att ta fram kravspecifikation, gå igenom offerter, möta leverantörer, ta beslut, göra tunga investeringar, gå igenom ett långt implementeringsprojekt, lära in nya sätt att arbeta och mycket annat. Hela projektet känns bara stort, jobbigt och övermäktigt.

Fas 5: Acceptans och tillförsikt

Efter att du gått igenom de jobbiga faserna övergår den känslomässiga processen i någonting positivt. Information landar. – Ja, det är nödvändigt att byta system, men det behöver inte vara så krångligt som det kändes i den uppgivna fasen. Faktum är att du börjar titta på vad som blir möjligt med ett nytt modernt affärssystem. Du ser hur ni kan jobba smartare och effektivare. Nå nya kunder och marknader. Automatisera tidsödande processer så att ni kan lägga mer resurser på värdeskapande arbete. Bytet kan komma att öppna upp nya tillväxtmöjligheter för er. Inte minst kan en modern lösning växa med er i framtiden. De jobbiga känslorna byts nu ut mot förväntan, tillförsikt och inspiration. Det som först kändes så jobbigt känns nu riktigt roligt och spännande.

Ha en partner vid din sida under den här processen

En utmaning känns alltid jobbigare när vi inte riktigt vet vad den innebär. Då blir det lätt så att vi huvudsakligen tänker på det negativa och förstorar upp allt det jobbiga. Med insikt och kunskap går det att ta kontroll över både känslorna och över processen med att byta affärssystem. Genom att samarbeta med en partner kan stöd ges för att ta den kontroll som behövs.

Rätt systempartner förstår den situation ni befinner er i, sätter sig in i era behov och kommer med lösningar som passar just ert företag. För att komma fram till rätt lösning hjälper en bra partner till genom lyhördhet och förmåga att sätta sig in i verksamheten; i era strategier och vart ni är på väg som företag. Målet är att förbättra så mycket som möjligt för er. En bra partner hjälper dig också att tänka nytt kring hur ni jobbar, skapa nya lösningar och hitta bättre arbetssätt framåt. En partner kan också förklara hur processen med att byta system går till så att den blir mer förståelig och mindre överväldigande. Du kan även få hjälp med hur ni själva kan förbereda organisationen på bytet så att övergången går snabbt och smidigt för alla inblandade.

Vi på WH Group är proffs på inte bara på affärssystem och på att utveckla våra kunders verksamhet, vi är även bra på att göra den känslomässiga resan med ett systembyte till en positiv upplevelse. Vi hjälper dig gärna.

Läs gärna vårt inlägg ”Välj inte bara affärssystem, välj systempartner”