Ekonomisystem och affärssystem – vad är skillnaden?

Behöver jag ett ekonomisystem eller ett affärssystem, och vad är egentligen skillnaden? För vissa företag räcker ett enklare ekonomisystem alldeles utmärkt, medan för andra kan det vara helt avgörande att investera i ett komplett affärssystem. Att byta och välja system är en process som kräver grundliga bedömningar och noggranna avvägningar. Men många känner sig vilse i begreppen ekonomisystem och affärssystem. I den här artikeln förklarar vi vad skillnaden mellan ett ekonomisystem och affärssystem är, samt vad man bör tänka på inför valet av system.

Skillnaden mellan ett ekonomisystem och ett affärssystem

Den främsta skillnaden mellan ett affärssystem och ett ekonomisystem är att ett affärssystem är utvecklat för att kunna automatisera alla affärsprocesser. Å andra sidan är ett ekonomisystem fokuserat på att optimera ekonomirelaterade processer såsom bokföring, fakturering, rapportering, analys samt kund- och leverantörsreskontra. Även om ett ekonomisystem kan byggas ut och integreras med tredjepartslösningar för till exempel lönehantering och bokningar, erbjuder det inte lika många möjligheter som ett affärssystem.

Behöver jag ett ekonomisystem eller affärssystem?

Många företag klarar sig bra med ett ekonomisystem. När volymerna inte är så stora, processerna inte så komplicerade och det inte är så många personer som ska arbeta i systemet räcker det ofta med enklare funktionalitet. Däremot, när verksamheten blir mer komplex, volymerna stiger och antalet medarbetare ökar, växer också behoven. Företag som då arbetar i ett enklare system som inte stödjer förändring och en komplexare verksamhet får förr eller senare bli problem. Ett tecken på det kan vara att man mer och mer tvingas arbeta utanför systemet, till exempel i Excel, för att kompensera för bristande funktionalitet.

Behovet av ytterligare system ökar också när företag växer sig större. Därmed även behovet att stödja mer avancerade affärsprocesser. I det läget behöver man kunna integrera tredjepartssystem med sitt grundsystem. Man kan också behöva bygga ny affärslogik där grundsystemet inte stödjer alla processer, volymer eller företagets ekonomimodell. Exempelvis kanske man behöver andra typer av kostnadsställen i sitt system.

Ju mer omfattande och komplex verksamheten är, desto större är behovet av ett affärssystem som kan stödja alla företagets processer.

Vad du bör du tänka på när du väljer system

Att välja ett nytt system är ett omfattande och viktigt beslut. Det är därför nödvändigt att ditt företag går igenom alla alternativ och faktiskt väljer ett affärssystem som uppfyller företagets alla krav och behov. Vid valet av system måste företaget göra en grundlig bedömning av dess verksamhet, struktur och framtidsplaner för att kunna avgöra hurdant system det behöver. Vi har listat tre frågor du bör ställa dig för att hjälpa dig välja rätt.

Inför valet av system måste du göra en bedömning av företaget. I stället för att fundera på hur affärs- eller ekonomisystemet ser ut bör du granska hur själva företaget ser ut. Hur är det strukturerat? Vilka affärsprocesser vill du automatisera? Vilken information behöver du kunna samla in för att ha kontroll över verksamheten? Vill ni strömlinjeforma alla affärsprocesser med ett affärssystem eller räcker det med ett enklare ekonomisystem? Inget system kan göra precis allting och därför måste du säkerställa att systemet i fråga klarar av företagets behov och krav. Dessutom är det onödigt att ha fler funktioner än vad företaget faktiskt behöver, eftersom kostnaderna i sådana fall kan bli höga.

Företag måste även säkerställa att systemet är framtidssäkert. Vad händer när företaget växer? Ett vanligt misstag som många företag gör är att köpa en enklare lösning som tillfredsställer deras nuvarande behov men som inte kan utvecklas. Om systemet inte kan växa i takt med att företaget växer kan det resultera i växtvärk och onödiga kostnader för företaget. Därför bör du granska affärssystemets eventuella begränsningar och vilka tilläggsmoduler som finns.