Behöver jag ett ekonomisystem eller ett affärssystem, och vad är egentligen skillnaden? Och vad betyder ERP? För vissa företag räcker ett enklare ekonomisystem alldeles utmärkt, medan för andra kan det vara helt avgörande att investera i ett komplett affärssystem. Att byta och välja system är en process som kräver grundliga bedömningar och noggranna avvägningar. Men många känner sig vilse i begreppen ekonomisystem, affärssystem och ERP. I den här artikeln förklarar vi vad skillnaden mellan ett affärssystem och ekonomisystem är. Vi svarar på vad ERP betyder och vad och vad man bör tänka på inför valet av system.
Vad är ett affärssystem?
ERP är den engelska beteckningen av affärssystem. ERP står för Enterprise Resource Planning och är en affärslösning som hanterar, integrerar och förenklar verksamhetsprocesserna i ett företag. Det som särskiljer affärssystem eller ERP från andra administrativa program är att affärssystem består av moduler. Dessa är specifikt skapade för exempelvis ekonomi och redovisning, rapportering, logistik, tillverkning eller resursplanering.
Med ett affärssystem är det möjligt att integrera diverse funktioner, moduler och tredjepartslösningar till ett enda fullständigt system. Detta för att strömlinjeforma företagets information, ekonomistyrning och administration. Tack vare den gemensamma plattformen kan de olika avdelningarna i företaget ta del av samma information för deras specifika ändamål. Affärssystemet möjliggör på så sätt både automatisering av verksamhetsprocesser och insamling av utdata för rapportering för företaget.
I den här artiklen går vi igenom vad ett affärssystem är.
Skillnaden mellan ett affärssystem och ett ekonomisystem
Den främsta skillnaden mellan ett affärssystem och ett ekonomisystem är att ett affärssystem är utvecklat för att kunna automatisera alla affärsprocesser. Ekonomisystem år andra sidan, är begränsat till ekonomirelaterade processer såsom bokföring, fakturering, rapportering, analys samt kund- och leverantörsreskontra. Trots att även ekonomisystem kan byggas ut och integreras med tredjepartslösningar för till exempel lönehantering och bokningar, erbjuder ett sådant system inte lika många möjligheter som ett affärssystem.
Behöver jag ett ekonomisystem eller affärssystem?
Många företag klarar sig bra med ett ekonomisystem. När volymerna inte är så stora, processerna inte så komplicerade och det inte är så många personer som ska arbeta i systemet räcker det ofta med enklare funktionalitet. Däremot, när verksamheten blir mer komplex, volymerna stiger och antalet medarbetare ökar, växer också behoven. Företag som då arbetar i ett enklare system som inte stödjer förändring och en komplexare verksamhet får förr eller senare bli problem. Ett tecken på det kan vara att man mer och mer tvingas arbeta utanför systemet, till exempel i Excel, för att kompensera för bristande funktionalitet.
Behovet av ytterligare system ökar också när företag växer sig större. Därmed även behovet att stödja mer avancerade affärsprocesser. I det läget behöver man kunna integrera tredjepartssystem med sitt grundsystem. Man kan också behöva bygga ny affärslogik där grundsystemet inte stödjer alla processer, volymer eller företagets ekonomimodell. Exempelvis kanske man behöver andra typer av kostnadsställen i sitt system.
Ju mer omfattande och komplex verksamheten är, desto större är behovet av ett affärssystem som kan stödja alla företagets processer.
Vad du bör du tänka på när du väljer system
Att välja ett nytt system är ett omfattande och viktigt beslut. Det är därför nödvändigt att ditt företag går igenom alla alternativ och faktiskt väljer ett affärssystem som uppfyller företagets alla krav och behov. Vid valet av system måste företaget göra en grundlig bedömning av dess verksamhet, struktur och framtidsplaner för att kunna avgöra hurdant system det behöver. Vi har listat tre frågor du bör ställa dig för att hjälpa dig välja rätt.
Inför valet av system måste du göra en bedömning av företaget. I stället för att fundera på hur affärs- eller ekonomisystemet ser ut bör du granska hur själva företaget ser ut. Hur är det strukturerat? Vilka affärsprocesser vill du automatisera? Vilken information behöver du kunna samla in för att ha kontroll över verksamheten? Vill ni strömlinjeforma alla affärsprocesser med ett affärssystem eller räcker det med ett enklare ekonomisystem? Inget system kan göra precis allting och därför måste du säkerställa att systemet i fråga klarar av företagets behov och krav. Dessutom är det onödigt att ha fler funktioner än vad företaget faktiskt behöver, eftersom kostnaderna i sådana fall kan bli höga.
Företag måste även säkerställa att systemet är framtidssäkert. Vad händer när företaget växer? Ett vanligt misstag som många företag gör är att köpa en enklare lösning som tillfredsställer deras nuvarande behov men som inte kan utvecklas. Om systemet inte kan växa i takt med att företaget växer kan det resultera i växtvärk och onödiga kostnader för företaget. Därför bör du granska affärssystemets eventuella begränsningar och vilka tilläggsmoduler som finns.
Här kan du läsa om vilka 6 faktorer som kommer känneteckna framtidens ERP.
De många fördelarna med ett affärssystem
Ett affärssystem erbjuder, precis som ekonomisystem, många fördelar både till stora som små företag. Fördelarna med ett affärssystem är att de hanterar fler processer än ekonomisystem vilket gör att ditt företag får hjälp med hela företagets processer. De olika många fördelarna beror på affärssystemets struktur och användning och varierar således från affärssystem till affärssystem.
- Ökad produktivitet: Genom att samla all data på ett och samma ställe får ditt företag en klar överblick över alla delar i organisationen. Det innebär att det blir enklare att se vilka områden eller processer i företaget som behöver förbättras och företaget kan således göra ändringar för att höja effektiviteten och produktiviteten.
- Reducerade kostnader: De automatiserade affärsprocesserna och den klara helhetsbilden reducerar risken för mänskliga misstag och gör det möjligt att effektivisera sådana områden i företaget som ännu inte har nått sin potential. En ökad effektivisering och klarare helhetsbild kan i sin tur hjälpa företag att hålla ned företagskostnader.
- Säkrare strategiska beslut: Med hjälp av affärssystemets rapporterings- och analysverktyg får företag tillgång till viktiga mätvärden, försäljnings- och marknadsföringssiffror och pålitliga data. Nya insikter och visuella resultat hjälper ert företag att minimera antalet felaktiga beslut och säkerställer att ni kan fatta strategiska och lönsamma affärsbeslut.
- Bättre säkerhet: Ett affärssystem minskar säkerhetsrisker tack vare exempelvis detaljerad åtkomstkontroll och arbetsflöden för godkännande (s.k. approval workflows). Den klara översikten som affärssystem medför gör även det möjligt att snabbt kunna upptäcka och eliminera eventuella säkerhetsrisker.
- Nöjdare kunder: Den gemensamma databasen ger företag en bättre och noggrannare översikt av både lager och beställningar, vilket i sin tur reducerar risken för att en produkt plötsligt är slutsåld eller att leveranser blir försenade på grund av en felberäkning. En bättre kontroll över ert lager och tidsenliga leveranser säkerställer att kunderna hålls nöjda.
Alla företag är unika. Därför måste även ert system stödja just er unika verksamhet. Därför är det viktigt att ni fundera över hur era affärsprocesser ser ut idag och hur ni vill att de ska se ut i framtiden. Affärssystem hjälper företag att utvecklas och växa hela verksamheten. Valet av systempartner är minst lika viktigt som att välja affärssystem. Tillsammans med er hjälper vi på WH Group att identifiera hur vi kan utveckla er verksamhet på bästa sätt. Ta hjälp av oss att analysera era behov så matchar vi er med den affärssystemlösningen som passar just er.