Så jobbar du automatiserat i affärssystemet

Vill du effektivisera och spara tid? Moderna affärssystem som Visma Net erbjuder otroliga möjligheter till att automatisera de tidsödande processerna i din verksamhet. Istället för att du arbetar i affärssystemet så låter du systemet jobba åt dig. Då kan du och din organisation fokusera på roligare och mer värdeskapande uppgifter.

Vi på WH Group hjälper våra kunder att snabbare nå en hög grad av automatisering och jobba mer automatiserat i affärssystemet. Det kräver inte bara de rätta tekniska förutsättningarna utan även ett nytt sätt att tänka. Vår applikations- och verksamhetskonsult Niclas Tafvelin berättar här mer om de olika graderna av automatisering och vad de innebär i praktiken. Han ger dessutom bra tips på hur du får ut den fulla nyttan av ditt affärssystem och låter det jobba åt dig på alla plan.

Tre steg mot ett automatiserat affärssystem

Automatisering av processer i affärssystemet är någonting som sker stegvis, lite på samma sätt som om du gick från att köra en manuellt växlad bil till en självkörande bil. I en helt manuell verksamhet görs allting av människor som går igenom information, skriver in data för hand och sitter och klickar sig igenom olika rutiner. Med ett affärssystem som grund går det att gradvis gå från det manuella till det helt automatiserade – med ökad effektivitet för varje steg. Så här beskriver Niclas de tre stegen mot ett automatiserat affärssystem:

• Automatisera återkommande rutiner. Den första och enklaste att börja med är att automatisera givna återkommande rutiner. Till exempel periodiseringar, avskrivningar, inhämtandet av transaktioner från banken etc. Återkommande förutsägbara rutiner kan schemaläggas så att de sker automatiskt.

• Skapa villkorsstyrda automatiserade rutiner. Ett exempel är att låta hanteringen av inkommande leverantörsfakturor ske automatiskt i systemet förutsatt att vissa villkor uppfylls, som exempelvis att fakturabeloppet inte överstiger en specifik gräns. Genom att endast hantera de fakturor som avviker från uppsatta villkor manuellt kan ni göra stora tidsbesparingar. Det innebär att ni får automatiseringens tidsbesparingar i kombination med friheten och kontrollen att själva kunna hantera det ni vill.

• Börja jobba med regelverk. Med regelverk ger man affärssystemet instruktioner vilka uppgifter det ska utföra under specifika förutsättningar. Regelverk kan bland annat byggas utifrån unika transaktioner eller leverantörer Man kan exempelvis skapa en regel att om en faktura har Helena som referens så går den automatiskt till hennes attestflöde. Regelverk öppnar dörren till enorma möjligheter och det är i princip bara fantasin som sätter gränserna. Så fort du identifierar en rutin eller process som kan styras av en regel istället för att någon i personalen utför uppgiften manuellt, tar ni nya stora kliv mot att bli mer och mer självkörande.

Att ta de första stegen mot automatisering och villkorsstyrning genom affärssystemet underlättar väldigt mycket. Samtidigt är det viktigt att inte stanna där. Ju fler rutinuppgifter som sköts av affärssystemet, desto mer tid frigörs. Därför är kanske det viktigaste i resan mot att bli självkörande just att våga gå ett steg längre.

Frigör tid med automatisering i affärssystemet

Enligt Niclas ligger svenska företag generellt sett på en betydligt lägre digitaliseringsnivå än de skulle kunna göra. Därmed missar de många effektiviseringsmöjligheter. För en del företag är anledningen att de sitter i gamla system som inte erbjuder så stora möjligheter till automatisering. Men det kan också handla om att de inte inser vilka möjligheter dagens affärssystem faktiskt erbjuder.

Hos oss på WH Group handlar vårt arbete om så mycket mer än att bara leverera en systemlösning till kunden. Vi vill hjälpa kunderna förstå vad ett modernt affärssystem faktiskt är kapabelt till. Så här uttrycker sig Niclas om det sättet att arbeta: ”Vi bygger redan från början en hög nivå av automatisering i våra systemlösningar, så att kunden kan se vad som är möjligt. För oss är det viktigt att vara med från dag 1 och på så sätt hjälpa kunderna att se vad som går att göra. Nyckeln till en hög automatiseringsnivå är att ha ett nära samarbete med sin systempartner så att det blir lättare att förstå vad som är möjligt. Vi är med över tid och lär känna våra kunder så att vi kan föreslå förbättringar allt eftersom vi ser möjligheterna till det. Det handlar även till stor del om att utmana kunderna till att själva våga tänka nytt och annorlunda.”

Så ändrar du mindset för att jobba mer automatiserat i affärssystemet

Att ha ett affärssystem som löser de administrativa utmaningarna och erbjuder stora automatiseringsmöjligheter är en bra början, men det viktigaste steget är förmodligen att ändra mindset för att verkligen kunna se och ta tillvara på de möjligheterna. Här är Niclas tips på hur du kan tänka för att verkligen låta affärssystemet börja jobba åt dig:

• Våga lita på systemet. För en del är det svårt att släppa den manuella processen. Det ger en känsla av kontroll att sitta och klicka och göra allt själv. Men när du förstår hur systemet fungerar och vilken kontroll du faktiskt får när du styr vad som sker med regelverk i stället, inser du att kontrollen faktiskt ökar och risken för misstag minskar.

• Ha inte för bråttom. Det är lätt att vilja komma igång snabbt med systemet och se resultat. Risken är dock att du fortsätter i invanda spår och jobbar som ni alltid gjort. Sätt av tid till att förstå vad affärssystemet kan göra och se var möjligheterna finns i er verksamhet. Den tiden betalar igen sig flerfalt.

• Leta efter mönster. Våga öppna sinnet och se på era processer med nya ögon. Vad gör ni återkommande? Vad kan automatiseras? Så snart du kan skapa en regel för någonting så kan det också automatiseras. Med ett sådant mindset börjar du också förändra ditt arbetssätt. Det leder i sin tur mot en kontinuerligt högre grad av automatisering.