
Visma Administration är ett kompetent och mångsidigt ekonomisystem, framför allt för mindre företag. Det är ett av de allra mest använda ekonomiprogrammen för småföretag i Sverige. Du kan sköta både bokföring, kundorders, beställningar och hantera lager i systemet. För många företag räcker Visma Administration utmärkt även när verksamheten växer och utvecklas. Men företag som växer kommer förr eller senare tänja på systemets gränser. Det gäller inte minst verksamheter som har mycket lagerhantering och många artiklar.
I den här artikeln kommer vi titta på vanliga utmaningar kring lagerhanteringen i Visma Administration och när dessa sätter begränsningar för tillväxten och produktiviteten i bolaget. Om du arbetar i Visma Administration idag och har mycket lagerhantering kommer du säkert känna igen flera av utmaningarna. Vi ger dig information för att bedöma om det är läge för dig att skala upp till ett system med mer funktionalitet och vad det skulle innebära.
Visma Administration och lagerhantering
I takt med att din verksamhet, lagertransaktioner och artikelregister växer kommer du märka att du får mer och mer ont. Skon börjar klämma runt din lagerhantering och du börjar söka dig till lösningar utanför systemet för att lösa dina utmaningar. I stället för att systemet hjälper dig så börjar det begränsa dig. Excel blir din bästa kompis.
Det som ofta börjar skava är lageravstämningen. Den största utmaningen med lageravstämningen i Visma Administration är att det inte finns en direkt koppling mellan redovisningen och lagertransaktionerna. Bokföringen uppdateras inte automatiskt utan sker först när du skriver ut lagerförändringsjournalen. Det här steget kan rent praktiskt ta lång tid eftersom systemets databas har en begränsning på vilken datavolym den kan hantera. Utöver att inte ha realtidskoll på lagret blir det helt enkelt tidskrävande att hantera redovisningen kring lagret.
En annan vanlig utmaning i Visma Administration är att få korrekta lagerrapporter, och att kontrollera uppgifterna. Om du har identifierat ett fel i lagerhanteringslistan kan det vara svårt att spåra vad felet beror på och rätta till det .
Vanliga utmaningar: från kundorder till lagerbokföring
För att gå genom det som vanligen skaver i systemet ska vi titta på ett vanligt orderflöde, från kundorder till att allt är uppdaterat i bokföringen och lagret avstämt. Känner du igen dig att du fastnar i några av de här stegen är du inte ensam. Efter att vi gått genom de olika momenten i Visma Administration som skapar utmaningar jämför vi med ett modernt affärssystem där man kan jobba effektivt och automatiserat.
I flödesschemat nedan listar vi några av de vanliga utmaningarna som företagare upplever kring Visma Administration.
Kundorder
Företag som har många ordrar och många restordrar brukar även upptäcka att de sistnämnda får ett eget ordernummer och på så vis tappa kopplingen till orginalordern. Om du har många ordrar och restordrar kan det bli svårt att hålla reda på vilka som hör ihop. Likaså kan avsaknad av stöd för delfakturering göra att administrationen kring kundorder blir tidskrävande och omständlig.
En annan vanlig utmaning Visma Administration-användare stöter på när de ska lägga in kundorder är att det går att söka på egna artikelnummer men inte på leverantörens. Det skapar merarbete när man behöver leta upp leverantörens artikelnummer i artikelkortet eller på annan plats.
Beställning
Ett vanligt nästa steg i arbetsflödet är att du behöver lägga en beställning, om du fått en kundorder på produkter som inte finns i tillräcklig mängd i ditt lager. Något många stöter på vid beställning från kundorder är att det endast går att beställa från huvudleverantören. Så länge du mestadels har en enda leverantör så spelar detta ingen större roll. Men så fort du har flera leverantörer så medför det att du inte kan välja leverantör, exempelvis för att välja lägsta priset.
En ytterligare huvudvärk är att beställningspunkter inte följs, vilket gör att du får svårt att få kontroll på att du beställer rätt antal produkter.
Inleverans
När du får din leverans av produkter uppstår nya utmaningar i arbetsflödet. En vanlig tidstjuv Visma Administration-användare nämner uppstår vid prisändringar. Om priset uppdaterats från order till leverans behöver du uppdatera priset på inleveransen. Här skapas ett dubbelarbete eftersom priset inte kommer uppdateras permanent på artikelkortet, och du behöver uppdaterade det på artikeln också. Om du har många artiklar och ett stort lager kan det här kännas extra ansträngt.
Lagerbokföring
Några av de största utmaningarna som företag brottas med i Visma Administration är lageravstämningen, speciellt företag med många artiklar och större volymer. I Visma Admin uppdateras bokföringen inte automatiskt. För att lagervärdet ska uppdateras i bokföringen måste lagerförändringsjournalen köras, vilket användaren behöver göra manuellt. Det får ett antal konsekvenser:
- Många användare upplever att det är svårt att få korrekta lagersiffor. Det kan bli fel i lagerutskrifterna och journalen blir lätt oöverskådlig. Det gör det svårt och tidskrävande att felsöka och åtgärda differenser som uppstår.
- Databasen är inte dimensionerad för höga transaktionsmängder. När dina transaktioner ökar tar det också längre tid att skriva ut journalen.
- Ju större ditt lager är desto viktigare är det att hålla koll på lagret. Men istället är du beroende av körningarna för att kunna få ut dina siffror, se värdet på ditt lager, få ut ditt TB1 och ditt resultat.
Lagerhantering i ett modernt affärssystem jämfört med Visma Administration
Känner du igen några av de här utmaningarna? Gå vidare till nästa del av artikeln för att se hur de punkter vi gått genom hanteras i ett modernt affärssystem.