När är det dags att skala upp och byta affärssystem?

Hur vet du att du behöver byta affärssystem? När ditt företag var nytt räckte det förmodligen med en enklare lösning som kunde hantera dina standardiserade ekonomiprocesser. I takt med att ditt företag växer kommer även behovet av funktioner i systemet att öka. När behöver du ta steget till ett system med mer funktionalitet? Och vilket system ska du välja efter Fortnox, Pyramid, Visma SPCS/E-ekonomi eller Xledger?

Här går vi genom de vanligaste tecknen på att din nuvarande enkla lösning inte längre hjälper dig att jobba effektivt, utan snarare bromsar din tillväxt. Så här ska du tänka för att kunna välja ett affärssystem som verkligen hjälper dig att utvecklas.

Din nuvarande lösning ställer till problem när du växer

Enklare ekonomisystem som Fortnox och Xledger är tacksamma att börja med. Du kommer snabbt igång med dem, och kan få en effektiv hantering av rena ekonomiprocesser som exempelvis fakturahantering. När ditt företag växer är det emellertid sällan din nuvarande lösning hänger med.

När företag växer ökar behoven, till exempel kan det handla om att behöva hantera andra valutor, ha fler kostnadsställen, eller att ha mer än ett lager. Enklare ekonomisystem för standardiserade processer har sällan den funktionaliteten. Behöver du exempelvis betala fabriken i Kina i förskott när du lägger din beställning får du göra det manuellt, hantera den resterande betalningen manuellt, och räkna om och föra in alla uppgifter manuellt i din lösning som har svenska kronor som bas. Om så är fallet kan du behöva lägga till ett separat system som kan hantera åtminstone ett – eller till och med flera – lagersystem, och samtidigt ha god struktur för artiklar och produkter. För att ditt företags tillväxt inte ska bli lidande behöver du då alltså helt byta affärssystem.

Du behöver skapa ett lapptäcke med Excel och andra program

Ett annat tecken på att det är dags att skala upp är när du behöver täcka upp och pussla ihop för att få det att fungera. Låt oss ta exemplet med fler lagerplatser igen eftersom det är så pass vanligt när företag växer. Klarar din nuvarande lösning bara av att hantera en lagerplats behöver du antingen skaffa ett separat system för det nya lagret – eller hantera det manuellt i Excel. Snart har du en lösningsdjungel med ett system för lagret, ett för order och ett för ekonomin. Och med Excel som en lösning för allt annat. 

Istället för ett systemstöd som automatiskt kan hantera allt det här på en och samma plats har du en röra av separata och tillfälliga lösningar som bara växer i krånglighet i takt med företagets tillväxt. I det läget är det dags att byta affärssystem.

Processerna sitter i huvudet på användarna, inte i systemet

Det kan vara lätt att tro att affärssystemet kan hantera alla processer i verksamheten utan problem, men i verkligheten är det dina duktiga medarbetare som är systematiska. De sköter mycket manuellt och kan fixa och trixa för att få allt att hålla samman. Dessvärre kan det vid personalbortfall – vid föräldraledighet eller när någon byter jobb – leda till att mycket av funktionalitet och sammanhang försvinner med enskilda personer. Då kan det vara dags att byta till en lösning där alla processer i stället är parametersatta i ett funktionellt affärssystem, och användaren inte behöver ha allting i huvudet.

Du kan inte integrera med andra system

De flesta branscher har någon form av branschspecifika system, som exempel har många hustillverkare ett system för: hur ett hus ska byggas; vilka material som ska användas; vad olika projekt kostar etc. Har dessa företag ett affärssystem som inte tillåter integrationer får de manuellt föra över all data från hussystemet till affärssystemet, något som kan ta oerhört mycket tid och som ökar risken för att det uppstår fel. Byter de däremot till ett affärssystem som går att integrera mot hussystemet får de istället en effektiv transaktionsmotor som ser till att alla ekonomiska värden blir rätt och att det går att följa upp varje projekt i detalj. 

En annan vanlig integration är e-handel. Kan du inte integrera webbshoppen mot systemets lagerfunktion ser varken du eller kunderna om en produkt är slut eller fortfarande i lager. Det kan leda till mycket frustration och irritation som följd. En synkad integrering mellan lager och webbshop visar direkt vad som finns, och hjälper dig dessutom att hålla ett lämpligt antal produkter i lager. 

Uppstår det däremot onödigt krångel och tidsslöseri för att du inte kan integrera mot ditt affärssystem är det dags att byta ut det.

Frågorna du bör ställa sig när du ska välja nytt affärssystem

Har du vuxit ur din nuvarande lösning kan det vara en utmaning att veta vad du ska byta till. Det finns många affärssystem på marknaden, och de skiljer sig åt bland annat i vilken typ av företag de riktar sig mot. Det gäller: verksamhetens storlek; men också i vilken fas företaget befinner sig; samt vilken bransch de är riktade mot etc. För att kunna välja rätt behöver du veta vilket lösning som är bäst för just din verksamhet. Här är några frågor du kan ställa dig själv för att kunna välja rätt, samt argument för vad som kan underlättas med ett nytt system.

• Hur ser företagets tänkta tillväxt ut? Är företaget i tillväxt men väljer att fortsätta att använda ett rent ekonomisystem kommer processer behöva köras manuellt, vilket innebär mer folk som hanterar administrationen. Allt förblir som vanligt. En lösning med högre funktionalitet ändrar förutsättningarna och erbjuder nya möjligheter som utvecklar företagets tillväxt.

• Ska avvikelser kunna hanteras på ett smidigt sätt? I dag finns det ingen anledning att manuellt titta på de fakturor som ser likadana ut varje månad (telefonabonnemang, licenser etc.) Ett affärssystem med avvikelsehantering sköter återkommande fakturor automatiskt, men säger till om något avviker enligt de parametrar som är satta, ett exempel på detta kan vara om telefonabonnemanget skulle vara tio procent dyrare en månad. Systemet sparar massor med tid.

• Behöver du kunna hantera processer utöver de rent ekonomiska, exempelvis logistik för artiklar, integrationer, valutahantering eller annat? Då behövs ett affärssystem med mer funktionalitet och flexibilitet än en ren ekonomilösning.

• Behöver du funktionalitet för att hantera olika kostnader på de varor som finns i lager, exempelvis om priset för en produkt varierar på grund av valutasvängningar, mängdrabatter och liknande? Då behövs någonting mer funktionellt än ett enkelt system som gör ett snittvärde som inte stämmer med hur verkligheten ser ut på lagret.

• Vill ditt företag slippa att ha system runt system? Välj en lösning med djup funktionalitet där du kan ha allt i eller smidigt integrerat med affärssystemet. 

Fler bra saker att tänka på när du behöver byta affärssystem hittar du i vår artikel ”Så här jämför du affärssystem”.

Vi hjälper dig också gärna att om du har frågor eller funderingar kring hur du ska skala upp. Hör av dig till oss!