Varför är fakturahantering fortfarande en utmaning?

Fakturahantering: ekonomiavdelningens stora tidstjuv

Leverantörsfakturahantering är en av de mest tidskrävande uppgifterna för våra ekonomiavdelningar.  Under hösten 2024 genomfördes en undersökning bland svenska ekonomiavdelningar på uppdrag av Visma. Resultatet från undersökningen ger oss  insikter i vilka områden som skapar störst utmaningar hos ekonomichefer och ekonomer.  Nära hälften av de som svarade på undersökningen anser att just fakturahantering är den mest tidskrävande uppgiften på ekonomiavdelningen. Detta innebär inte bara att viktig tid går förlorad, utan också att personalen ofta tvingas hantera repetitiva och manuella processer som borde kunna automatiseras.

”Det är väldigt tydligt att fakturahantering är en stor utmaning för de flesta. Det tycker jag är synd, eftersom just detta område som faktiskt är lätt att komma ifrån utmaningar på. Idag finns det moderna lösningar som går att anpassa för både små och stora företag som gör att du kommer från detta väldigt enkelt och ganska snabbt.” säger Mohammad Salaheddine, VD för WH Groups systemverksamhet.

Så varför är fakturahantering fortfarande är en så stor tidstjuv och vilka konsekvenser får det för företag? Och ännu viktigare,  hur kan sluta slösa bort ekonomiavdelningernas  tid på manuellt arbete? Detta tittar vi vidare på i den här artikeln.

Varför är fakturahantering fortfarande så tidskrävande?

Många företag har idag har digitaliserat åtminstone delar av sin fakturshantering. Men än i dag är det vanligt att det förekommer manuella arbetsmoment i processen.  Undersökningen vi nämnde tidigare visar att 55 % av de tillfrågade lägger minst en arbetsdag i veckan på manuella och repetitiva uppgifter – och fakturahantering är en av de största bovarna.

Trots viss utveckling är det vanligt att ekonomiavdelningar fortfarande:

• Registrerar fakturor manuellt: Fakturans information stansas in i systemet, vilket både är tidskrävande och ökar risken för fel.
• Hantera pdf-fakturor utan integration: Pdf-fakturor som tas emot via e-post måste manuellt överföras till systemet.
• Utför manuell kontering och attestering: Varje faktura kräver manuellt val av konteringskod och att rätt attestant tilldelas uppgiften.

Denna process omfattar flera steg som kunde automatiseras, men som i dag fortfarande kräver betydande manuella insatser. Resultatet är att ekonomiavdelningarna lägger onödigt mycket tid på repetitiva arbetsuppgifter, vilket undersökningen också bekräftar.

Ineffektiv fakturahantering bidrar till hög arbetsbelastning

Vad blir konsekvenser av ineffektiv fakturahantering? Förutom förlorad tid som kunde ha använts på strategiska uppgifter påverkas också arbetsbelastningen när personalen fastnar i manuella repetitiva moment. Vismas undersökning visar att 66 % av ekonomipersonalen upplever hög arbetsbelastning, och fakturahanteringen är en bidragande orsak. Dessutom leder manuella rutiner ofta till:

• Mänskliga fel: Felskrivningar och misstag i manuella steg kan orsaka förseningar och felaktiga betalningar.
• Dålig översikt: Utan automatiserade arbetsflöden är det svårt att få en tydlig bild av fakturaflödet.
• Högre kostnader: Manuell hantering är inte bara tidskrävande, utan också dyrt på lång sikt.

Hur minimerar man manuellt arbete i fakturahanteringen?

För att effektivisera fakturahanteringen och frigöra tid för mer värdeskapande arbete är automatisering en nyckel. Här är några konkreta steg för att optimera hela leverantörsfakturaflödet:

1. Automatisk fakturatolkning och kontering
   Använd lösningar som automatiskt läser av och tolkar fakturor, identifierar leverantörer och konterar korrekt. Detta eliminerar behovet av manuell datainmatning och minskar risken för fel.
2. Digitala attestflöden
   Skapa automatiserade godkännandeprocesser där fakturor skickas direkt till rätt person för attestering baserat på fördefinierade regler. På så sätt minimeras flaskhalsar i attestkedjan.
3. Integrerade system
   Säkerställ att system för fakturahantering är integrerade med affärssystemet för att undvika dubbelarbete och manuella överföringar.
4. Analysera och förbättra arbetsflöden
   Börja med att kartlägga dagens processer och identifiera var de största tidsförlusterna sker. Med rätt insikter kan ni implementera lösningar som gör skillnad där det behövs mest.

”No touch” fakturahantering

Fakturahantering ett område där moderna system kan göra stor skillnad relativt enkelt. Dagens system gör det möjligt att automatisera hela processen för leverantörsfakturor. Från att fakturan tolkas och konteras, till att den skickas till rätt person för attest och slutligen betalas, kan allt ske med minimal mänsklig inblandning.

Det är en låg tröskel för företag att ta de första stegen mot automatisering. I många fall kan hela 95% av leverantörsfakturorna hanteras helt utan manuell handpåläggning.

Läs gärna mer om hur det går till i vårt inlägg om att effektivisera hanteringen av leverantörsfakturor.

Med hjälp av moderna system och automatisering går det att skifta till att enbart med avvikelser istället för att fastna i det löpande. Det frigör inte bara tid utan gör jobbet roligare för medarbetarna.

Sluta slösa tid – satsa på modernisering

Att effektivisera fakturahanteringen är en investering som betalar sig snabbt, både i form av sparad tid och ökad effektivitet. Genom att ta steget mot automatisering kan ekonomiavdelningar inte bara minska arbetsbördan utan också bidra mer strategiskt till företagets framgång.

Vill du veta mer om hur din ekonomiavdelning kan börja optimera fakturahanteringen? Se gärna inspelningen av vårt webbinar om att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor.