Lyckas med ERP-implementeringen – tips från en expertkonsult

Lyckas med ERP-implementeringen – tips från en expertkonsult
januari 10, 2025 WH Group
Visma.net-projekt

Visma Net ERP är ett molnbaserat affärssystem som automatiserar och digitaliserar din verksamhet. Här delar en av våra ERP-konsulter med sig av sina bästa tips för att lyckas med implementeringen av ett affärssystem som Visma Net.

Att byta till ett nytt ERP-system är en omfattande process, men det finns mycket du kan göra för att göra övergången smidigare. Lydia Olsson, applikations- och verksamhetskonsult, är expert på affärssystem och har lång erfarenhet av systembyten. I den här artikeln kan du läsa hennes viktigaste insikter och råd för att säkerställa att ert ERP-projekt blir en framgång.

 

Tänk långsiktigt och sätt tydliga mål

Många företag använder system som inte längre möter verksamhetens behov vilket kan leda till ineffektivitet. Det finns ofta krav från kunder eller ledning på snabbare processer, bättre kundupplevelser och mer kostnadseffektiva rutiner. För att möta dessa krav är det viktigt att implementera ett ERP-system som möjliggör digitalisering och effektivisering.

Enligt Lydia är de främsta fördelarna med ett molnbaserat affärssystem:

  • Automatiska uppdateringar som säkerställer att ni alltid arbetar i den senaste versionen.
  • Tillgång till ny funktionalitet direkt vid uppdateringar.
  • Automatiserade arbetsprocesser som sparar tid och resurser.
  • Enklare och snabbare rapportering och uppföljning.

Trots dessa fördelar kan många företag tveka inför förändringen som ett systembyte innebär, eftersom själva processen tar tid och kan påverka den dagliga verksamheten. Lydia betonar vikten av att tänka långsiktigt:

”Ett systembyte kan innebära merarbete under själva övergången, men det ger ett stort mervärde på sikt. Ett byte lönar sig alltid i längden.”

Manuellt administrativt arbete, som att hantera leverantörsfakturor, är exempel på tidstjuvar som kan elimineras med rätt ERP-system. Detta frigör tid för strategiskt arbete som rapportering, uppföljning och prognoser.

 

Förtydliga förväntningarna i ert ERP-projekt

Tydlig kommunikation är avgörande för ett lyckat projekt. Säkerställ att alla involverade parter har en gemensam förståelse för projektets omfattning, tidsramar, budget och leveranser.

Många missförstånd kan undvikas genom att kommunicera även det som kan tyckas självklart. Lydia rekommenderar att du:

  • Överkommunicerar viktiga detaljer, även det som du kan tycka är självklart.
  • Säkerställer att både interna team och er systempartner har samma uppfattning om projektets mål och förväntningar.
  • Förklarar syftet med bytet för att skapa en positiv inställning i organisationen.

Det är viktigt att inte bara skapa förståelse för projektet internt, utan att även tänka på kommunikationen med din systempartner. Säkerställ att alla involverade har samma uppfattning om vad som ska levereras i projektet, samt när det ska ske. Ha även en god kommunikation mellan er egen projektledare och övriga projektmedlemmar.

Förändringar möts ofta av motstånd, men när alla i verksamheten är insatta i vad som krävs för att lyckas, går processen smidigare.

Sätt av tid för projektet och förändringsarbetet

Att skaffa ett affärssystem eller byta till ett nytt ERP-system innebär förändring för hela organisationen. Det är viktigt att du är beredd på omställningen och sätter av tillräckligt med tid och resurser för projektet. 

”Ert engagemang är avgörande. Om ni är delaktiga och förberedda kan systemet leverera stor nytta tillbaka,” säger Lydia. 

Vår rekommendation är att ni har en egen projektledare som kan driva och hantera projektet hos er. Men låt inte projektet stå och falla med en person. Se till att flera är insatta i arbetet för att öka förståelsen och kompetensen internt samt minska risken för avbrott om någon blir sjuk eller otillgänglig. 

“Vi som systempartner kan ge dig ett bra system samt verktygen och kunskaperna att använda det på bästa sätt. I de fall där implementeringen har lyckats som bäst har  vi och kunden haft ett nära samarbete där vi har hjälpt dem få ut det mesta av den nya lösningen. Är du med och tar emot det, får du en lyckad lösning som ger er mycket tillbaka,” säger Lydia. 

Lydia Olsson

Ge användarna tid att sätta sig in i systemet. Det är alltid tufft i början att lära sig någonting nytt. När användarna precis har börjat jobba i det nya systemet kan de längta efter sitt gamla bekanta, men efter tre till sex månader ser de alla nya fördelar och möjligheter och är mycket positiva till förändringen.”

Lydia Olsson, applikations- och verksamhetskonsult

Hitta rätt ERP med en tydlig kravspecifikation

En detaljerad kravspecifikation är en förutsättning för att hitta rätt ERP-lösning. Börja med att identifiera era behov och mål:

  • Vilka affärsprocesser kan effektiviseras?
  • Vilka funktioner är kritiska för er verksamhet?
  • Vilka utmaningar eller begränsningar finns med nuvarande system?

Ju tydligare ni kan definiera dessa punkter, desto enklare blir det att hitta en lösning som passar er.

Fundera även på era mål för vad bytet av affärssystem ska resultera i. Det kan exempelvis vara att minska en del av befintlig administrationstid, frigöra tid för rapportering och uppföljning eller kunna göra bättre prognoser på er försäljning. Genom att ha en tydlig bild av vad ni vill uppnå, ökar möjligheten att välja ett system som hjälper er att utveckla verksamheten i rätt riktning.

Lydia lyfter vikten av dialog mellan kund och systempartner:

”Många kunder är ovana att ställa krav, vilket kan leda till att viktiga detaljer missas i början av processen. Det kan också bero på att någonting som är självklart för dig som kund inte är lika självklart för oss som leverantör. Ett exempel är inom retail där det är vanligt med konsignationslager som tillhör tillverkaren men som finns hos återförsäljaren vilket är en ovanlig process för systemet. En bra dialog hjälper oss att formulera en kravspecifikation som möter era behov

Läs mer:  Guideserie i tre delar – Vägen till ett nytt ERP

Bygg en god relation med er systempartner 

En viktig framgångsfaktor för den här typen av projekt är att relationen mellan kund och systempartner känns genuin samt har en god och transparent kommunikation. Du som kund ska känna att systempartnern har just kundens bästa i åtanke. Vi på WH Group arbetar så att om vi känner att vår lösning inte är den bästa för kundens behov så kommunicerar vi det och rekommenderar något som passar bättre. Du som kund ska kunna känna dig trygg i att du får en lösning som verkligen möter dina behov.

När det kommer till kommunikation mellan kund och systempartner har Lydia följande tips att ge:

Var tydlig och överens om hur och vad ni kommunicerar för att säkerställa att ni är på samma våglängd.

 

Slå en signal så fort det dyker upp någonting. Prata hellre än att mejla så får ni entydligare dialog.

 

Ta upp det oväntade och oförutsedda så fort som möjligt. Då kan ni tillsammans bestämma hur det ska hanteras och hur ni ska gå vidare.

Lydia Olsson, applikations- och verksamhetskonsult

Förberedelser inför systembytet

För att göra systembytet så smidigt som möjligt så är det viktigt att sammanfatta verksamhetens behov och få en tydlig dokumentation av ert nuläge och mål.

Ladda ner vår arbetsbok med viktiga frågor att gå genom för att förbereda dig att utvärdera och välja ett affärssystem som passar er verksamhets nuvarande och framtida behov.

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner guiden.

Förberedelser inför systembytet

Behöver ni hjälp att implementera ett nytt ERP-system?  

Visma Net är ett komplett molnbaserat affärssystem som automatiserar och effektiviserar era processer. WH Group är en certifierad Visma Net partner och kan hjälpa er komma igång. 

 Kontakta våra experter för en kostnadsfri rådgivning och få ert ERP-projekt på rätt spår!