I dag är affärssystemet organisationens centrala IT-lösning som ger er bättre kontroll och effektivare processer. Att arbeta i ett affärssystem som inte längre klarar av att möta era behov kan vara mycket frustrerande. Det kan också hålla tillbaka era tillväxtambitioner. Att byta till en ny ERP-lösning kan däremot öppna många nya dörrar för er verksamhet.

Till exempel ger det er:

Effektivare arbetssätt
Med ett modernt affärssystem kan ni automatisera era processer så att era medarbetare kan lägga sin tid på mer värdeskapande aktiviteter. Det låter er också arbeta mer proaktivt genom dataanalys som ger er bättre insikter. Exempelvis vilka kunder och produkter som är mest lönsamma. Det ger er bättre affärer och lyfter fram nya tillväxtmöjligheter.

En framtidssäkrad tillväxt
Många organisationer börjar med en enkel lösning som är lätt att komma igång med. Men när behoven sen växer hänger det enkla systemet inte med. Dagens ERP-lösningar är i regel mycket anpassningsbara och kan enkelt byggas ut med mer funktionalitet. Till exempel för att kunna hantera lager, e-handel, flera språk och valutor m.m. Det nya affärssystemet växer med er och ser till att ni får den kraft ni behöver.

Ökad mobilitet och flexibilitet
Distans- och hybridarbete har blivit allt vanligare. Med ett molnbaserat affärssystem kan användarna logga in sig mot systemet var de än befinner sig. Att byta till en molnbaserad lösning underlättar dagens flexibla arbete och ger bättre möjligheter att arbeta mobilt.

Det finns mycket att vinna på att byta till ett nytt affärssystem. Det finns också mycket att förlora på att fortsätta att använda ett system som inte längre är tillräckligt för verksamhetens behov. Men hur vet ni att ni har vuxit ur ert befintliga system? Här är de tydligaste tecknen på att er nuvarande lösning inte längre är tillräcklig för era behov, och i stället bidrar med fler problem än möjligheter, särskilt när ni växer.

Bygger ni andra lösningar runt ert system?
Ett tydligt tecken på att ni har vuxit ur ert befintliga affärssystem är att ni bygger system och lösningar runt omkring det för att kompensera där systemet brister. Ni arbetar troligtvis mycket i Excel för att kompensera.

Lägger ni för mycket tid på manuell handpåläggning?
Exempelvis dubbelregistrering, eller för rapportering. Orsaken är ofta system som inte pratar med varandra eller har tillräckligt djup funktionalitet Situationen ökar risken för misstag och skapar stress.

Är det svårt att följa upp verksamheten?
Om ni måste följa upp alla siffror manuellt och får fram data för era KPI:er först långt in i den nya perioden, hänger ert system inte med. När ni inte kan arbeta proaktivt genom att automatisera rapporter eller kunna se viktig information i realtid, är det dags att byta till ett system som möjliggör det.

Saknar ni stöd för viktig funktionalitet?
Det kan handla om hantering av flera valutor, fler kostnadsdimensioner eller fler lagerplatser. Det är ett tecken på att ni behöver ett system mer djup i funktionalitet kring dessa områden. Ni kan också sakna stöd för att kunna integrera ert system mot andra system när behoven växer. När det befintliga systemet skapar merarbete för dig eller begränsar möjlighet till tillväxt på grund av bristande funktionalitet integrationsmöjligheter är det dags att se på andra alternativ.

Sitter processerna i huvudet på medarbetarna?
Om ert affärssystem inte ger tillräckligt stöd kommer era medarbetare skapa egna lösningar för hur arbetet ska utföras och hur processerna ska hanteras. I det läget är det säkrare att ha processerna parametersatta i ett funktionellt affärssystem.

Kolla av med medarbetarna som arbetar med affärssystemet på daglig basis. Är de nöjda eller känner de sig begränsade i sitt arbete? De är de första som märker av om det befintliga systemet inte längre klarar av att stötta ert arbete.

Att ni har svårt för att arbeta i er befintliga lösning behöver inte bero på systemets begränsningar. Ibland kan det räcka med att uppgradera ert befintliga system för att det ska kunna möta era behov. Det är också möjligt att ert nuvarande system har all funktionalitet ni behöver, men behöver konfigureras annorlunda eller anpassas något för att fungera riktigt bra för er.

För att kunna ta reda på om så är fallet kan ni ställa er följande frågor.

Är systemet uppsatt på ett sätt som passar er verksamhet?

Det kan vara så att ni har ett bra system med tillräckliga funktioner, men som inte har anpassats efter era behov. Eller så har ni inte fått tillräckligt med information från leverantören om hur ni kan använda systemet till fullo.

Kan ni få ut mer funktionalitet med hjälp av kompletterande lösningar?

Förr var det vanligt att affärssystemet skulle göra allting, men i dag är det vanligare att ha det som en grund och bygga ut funktionaliteten med andra system. Det kan vara så att ni använder systemet till saker som det inte är byggt för att göra. Undersök om ni kan få ut mer funktionalitet med hjälp av specialanpassade försystem och andra integrationer.

Har ni fått den support ni behöver?

Har ert system fått de uppdateringar som behövs för att det ska fungera tillfredställande? Undersök med leverantören hur ert befintliga system har utvecklats, och om ni har en aktuell version.

Tecken på att systemet är för gammalt

• Leverantören har slutat att ge support för systemet.

• Det går inte att utveckla systemet eftersom det bygger på gammal teknik.
• Det tar lång tid att göra uppgraderingar och ni kan inte arbeta i systemet medan det sker.

Viktigt att tänka på vid uppgradering

Om ni kommer fram till att det räcker med en uppgradering av er nuvarande lösning finns det några saker ni behöver tänka på.

• Vilka processer ska affärssystemet ta hand om och vilka processer är det bättre att låta ett specialiserat försystem hantera?

• Om ni bygger på med integrationer och kringsystem, behöver de kunna kommunicera med varandra?

• Hur länge får ni bra support och hur ofta uppdateras systemet?

Tänk gärna längre än att bara lösa dagens behov. Samarbeta med en långsiktig systempartner som kan följa med och stötta er under hela er tillväxtresa. Prata om hur ni kan lägga till mer funktionalitet som hjälper er att utvecklas.

Utforska vidare

Fler bra saker att tänka på vid byte eller uppgradering finns i den här artikeln.

• Dags att investera i nytt affärssystem – uppgradera eller byta

Det är många som tvekar inför att byta affärssystem på grund av investeringskostnaderna och det arbete som följer med ett systembyte. För att kunna se de verkliga kostnaderna är det viktigt att se till hela kostnadsbilden. Det inkluderar de kostnader som kan uppstå om det befintliga systemet inte klarar av att stötta verksamheten på rätt sätt. Om ni väljer att behålla er nuvarande lösning kan det begränsa er lönsamhet på flera olika sätt.

Ni förlorar värdefull arbetstid på manuella processer?

Moderna affärssystem är väldigt bra på att effektivisera manuella tidskrävande processer. Beräkningar visar att kontorspersonal kan lägga upp till en tredjedel av sin arbetstid på manuella administrativa uppgifter. Att inte nyttja de automatiseringsmöjligheter som ett byte till ett modernt system för med sig, är att missa kostnadseffektiva tidsbesparingar.

Begränsad tillväxt och affärsmöjligheter

När verksamheten växer eller förändras måste systemen hänga med. Ett mindre eller nystartat bolag klarar sig ofta med enkel funktionalitet. När verksamheten växer ökar transaktionerna och processerna blir ofta mer komplicerade. Det medför att de krav som verksamheten ställer på systemen ökar. Affärssystemet behöver helt enkelt kunna klara av mer; större volymer, fler kostnadsdimensioner, fler lagerplatser, möjligheter att stödja nya typer av produkter, tjänster och flöden osv.

När du överväger kostnaden för ett systembyte, missa inte att tänka på kostnaden för uteblivna intäkter Hur mycket utebliven intäkt har ditt företag på grund av avsaknad av systemstöd?  När affärsssytemet sätter begränsningar blir det  svårare att utveckla verksamheten och växa affären på det sätt som ni vill.

Missade digitaliseringsmöjligheter

Enligt ett digitaliseringsindex har verksamheter med en hög digitaliseringsgrad en högre lönsamhet per anställd, jämfört med de företag som inte är lika digitaliserade. Att byta till ett modernt affärssystem som fungerar som en motor för verksamhetens digitalisering leder fler möjligheter att öka lönsamheten.

Tappa kunder till konkurrenter

En äldre lösning eller system med mindre djup i funktionaliteten eller möjligheter till integrationer kan göra att verksamheten halkar efter och tappar kunder till konkurrenterna. Dagens kunder har höga krav på leverantörerna och på kundupplevelsen.

Ökade underhållskostnader

Äldre affärssystem eller system med ihoplappade kringlösningar är ofta svåra och dyra att underhålla. Det är också vanligare med driftstörningar i anknytning till sådana lösningar, vilket påverkar produktiviteten.

Att byta affärssystem kan alltså öka både effektivitet och lönsamhet. Men i vilket läge är det mest strategiskt att byta system? Är det när systemet inte längre uppdateras eller klarar av att stötta verksamheten? Eller är det i god tid innan det händer någonting? Att byta ERP-lösning är också en ekonomisk fråga. Är det till exempel klokt att byta system i sämre tider, eller är det bättre att vänta tills ekonomin tar fart igen?

När det är rätt tid för just er verksamhet att byta system beror naturligtvis på era förutsättningar. Som avslutning ska vi i den här guiden ge några goda råd om hur ni kan tänka kring vad som är rätt tillfälle för ett systembyte.

Planera för ert systembyte

En sak som är viktig att komma ihåg är att ett systembyte tar tid att genomföra. Ni behöver kartlägga era behov, sammanställa en kravspecifikation, ta in anbud och prata med olika leverantörer innan ni ens kan börja med systembytet. Efter det tar även själva implementeringen av det nya systemet lång tid. Från tre månader och uppåt beroende på hur komplex lösning ni har valt. Det kan därför vara en god idé att ta beslut om ett systembyte i god tid. Att vänta tills ni har bråttom med att hitta ett nytt system kan leda till en stressfylld process och att ni inte hinner tänka igenom vad ni verkligen behöver. Att välja ett nytt affärssystem är ett viktigt beslut som behöver få ta tid och det är därför klokt att börja med den processen innan den blir akut. Det blir också enklare att exempelvis avsluta gamla avtal om ni planerar systembytet i god tid.

En annan fördel med framförhållning är att god planering underlättar själva bytesprojektet. När ni sätter av tid till systembytet får ni igen den tiden i form av en snabbare och smidigare process. Det blir också lättare att sätta av tid och resurser inom organisationen för att få ett smärtfritt byte som alla är med på. Då kommer ni i mål snabbare.

Du kan läsa mer om processen med att byta affärssystem i artikeln ”Hur lång tid tar ett ERP-projekt?”

Byta affärssystem under dåliga tider?

När ekonomin svänger nedåt är det vanligt att företagare drar in på utgifterna och skjuter upp eventuella investeringar. Det är naturligtvis ett sunt förhållningssätt, men det finns också många fördelar med att vara strategisk och passa på att stärka verksamhetens konkurrenskraft under en lågkonjunktur. När ekonomin saktar in blir det i regel mer tid över. Det är ett bra tillfälle att se över era system och processer och ta reda på hur ni kan skapa ett effektivare arbetssätt. Med ett effektivare system och automatiserade processer kan ni utföra samma uppgifter men med färre resurser än ni använder i dag. Det ger er ett bättre utgångsläge när vinden väl vänder.

I dag är ett bra systemstöd verksamhetskritiskt. Har ni inte det affärssystem er verksamhet behöver kan det kosta er i minskad produktivitet och konkurrenskraft. Därför är det alltid en bra strategi att inte vänta. Ju snabbare ni kommer igång med systembytet, desto fortare kan ni ta del av vinsterna med ett nytt affärssystem.

Behöver du hjälp med att välja rätt lösning för just era behov? Kontakta oss för att boka ett möte så hjälper vi dig vidare!

Vi hoppas att den här guiden har gett dig den kunskap och de verktyg som leder dig till rätt. Om ni landat i att börja utvärdera är det dags att ge er in i en både utmanande, tidskrävande men även spännande och lärorik process.

Att välja rätt affärssystem för er handlar om att förstå era behov, kartlägga era utmaningar och definiera mål för att kunna identifiera vilken lösning som är rätt för just er verksamhet. Ni behöver utöver system välja leverantörer och samarbetspartners som ni litar på och som kan hjälpa er verksamhet utvecklas. 

Nästa del av vår guide, Vägen till ett nytt ERP, hjälper er genom processen att välja och upphandla ett nytt system.  I vår guide Vägen till ett nytt ERP: Välj och upphandla system kan du läsa om följande delar:

• Kartlägg era behov och krav
• Välj strategi för ert ERP
• Förbered en kravspecifikation
• Välj system – var börjar man leta?
• Utvärdera leverantör och systempartner
• Råd från oss: Vanliga misstag och tankevurpor

Här hittar du nästa guide i serien!

Önskar du rådgivning kring affärssystem?

Vi hjälper gärna till med rådgivning kring affärssystem. Är du osäker på vilket typ av system som passar dig så kan vi hjälpa till att peka dig i rätt riktning eller boka in en fortsatt dialog kring våra systemerbjudanden.

Klicka dig vidare för att för att bli kontaktad av oss. När du fyllt i formuläret kommer du inom kort bli kontaktad av Christoffer Lillevang, affärsutvecklare på WH Group.