Vad är ett affärssystem?

Affärssystem, eller ERP (Enterprise Resource Planning) som det heter på engelska, används för att hantera, integrera och förenkla verksamhetsprocesser och information i ett företag. Med hjälp av ett rätt anpassat affärssystem får du inte bara bättre kontroll på verksamheten. Med ett skräddarsytt affärssystem får du även möjlighet att effektivisera arbetsprocesser och flöden samt stöd för företagets utveckling och tillväxt.  Sammantaget är affärssystemet en drivande faktor för företag som vill förbättra sina arbetssätt, uppfylla sina företagsmål och öka sin lönsamhet.

I den här artikeln tar vi upp det du behöver veta om affärssystem och hur de kan stödja din verksamhet.

Vad innebär ett affärssystem egentligen?

Enkelt förklarat är ett affärssystem ett verktyg för att synliggöra alla delar av din verksamhet på en samlad plats. Ett bra affärssystem ska genomsyra hela organisationen. På så sätt kan du avlasta medarbetarna i sina dagliga uppgifter som möjliggöra företagets fortsatta utveckling och tillväxt. Med hjälp av ett rätt anpassat affärssystem får du både kontroll på verksamheten och bättre underlag att fatta beslut. De ger också kraftfulla möjligheter att effektivisera och automatisera tidskrävande manuella arbetsuppgifter. Därigenom kommer de anställda istället kunna fokusera på sådant som skapar värde.

Det finns många varianter på affärssystem som passar företag med olika behov. Vanligtvis stödjer de funktioner inom ekonomi, logistik, projekthantering, produktion order, inköp, lagerstyrning och mer. Vilket system som passar just ditt företag beror på vilken verksamhet ni har, hur stort företaget är och hur ni planerar växa och utvecklas.

Affärssystem sammanställer allt från kundhantering, HR och företagsinformation till lager- och försäljningskapacitet i ett enda system. Det effektiviserar och automatiserar således företagets informationshantering, styrningsprocesser, administration och andra verksamhetsrelaterade processer.

Konkreta fördelar med affärssystem

Effektivisering, automatisering och förbättring är de övergripande fördelarna med ett affärssystem. I och med att alla affärssystem är olika, varierar fördelarna beroende på affärssystemets struktur och ändamål. Nedan hittar du en lista på de mest konkreta fördelarna som ett affärssystem kan föra med sig till din verksamhet.

Kostnadsbesparingar: Affärssystem kan hjälpa företag att spara pengar på många sätt. Ett exempel är genom att automatisera enkla och repetitiva uppgifter. Genom att minimera misstag bidrar affärssystem till att smartare och mer gynnsamma beslut fattas. Tack vare helhetsbilden som affärssystem skapar är det möjligt att hitta ineffektiva områden i företaget som kan förbättras för att i sin tur hålla ned företagets kostnader.

Ökad företagsöversikt och bättre kontroll: I och med att hela arbetsflödet och all information samlas på ett enda ställe är det lättare för både företagsledningen och anställda att se siffror, statistik och utförande angående specifika projekt eller olika verksamhetsfunktioner, samt ha koll på företagets lönsamhet. Det blir också enklare för anställda att samarbeta, eftersom information såsom beställningar, kontrakt eller kundstatistik enkelt kan delas mellan olika arbetslag. Det innebär dels att det blir enklare att hålla ett öga på hur det går för olika projekt, dels att samarbetet och kommunikationen mellan företagets alla avdelningar blir snabbare.

Resultatrika analysmöjligheter: Affärssystem fungerar som ett medel för att få ut data om verksamhetens processer. Datan som du får ut från ett affärssystem ligger ofta till grund för analys, rapport och beslutsunderlag. Mindre administration och manuellt arbete medför även en högre datakvalitet. Den data som samlas in blir mer lättillgänglig och tillförlitlig med ett affärssystem som hanterar verksamhetens alla områden. Det skapar effektivare processer och rutiner mellan olika avdelningar på ett företag.

Flexibilitet: Affärssystem erbjuder företag flexibla arbetslösningar som stöder företagets unika processer och mål. Med hjälp av ett affärssystem är det möjligt att skapa företagsspecifika arbetsflöden. På så sätt kan du skräddarsy rapporter samt annat material för företagsledningen, avdelningarna och de anställda. Affärssystemets inneboende flexibilitet medför även skalbarhet. Det gör att systemet kommer att kunna uppfylla företagets behov både i nuläget och i framtiden.

Vad du behöver tänka på vid valet av affärssystem

Affärssystem är övergripande och kommer att beröra de allra flesta av företagets verksamhetsprocesser. Det är därför kritiskt att företaget väljer ett affärssystem efter deras specifika behov. Det viktigaste att tänka på när du står inför valet av affärssystem är att:

• Välja ett affärssystem utifrån företagets verksamhet. Tänk efter hur företagets verksamhet ser ut i dagsläget. Se över vilken sorts information du använder i företaget och vilka utmaningar som står i vägen för ökad effektivitet och försäljning. Affärssystemet måste kunna stödja din verksamhet och förverkliga företagets strategier och affärsmål. Läs mer om vilka 3 frågor du bör ställa dig när du väljer affärssystem.

• Fundera på huruvida affärssystemet är framtidssäkert. Ett affärssystem kan liknas vid att bygga ett hus. Vilken typ av husgrund du väljer att bygga beror till stor del på hur många våningar du har för avsikt att bygga. En kravspecifikation till ett två-våningshus skiljer sig rätt mycket i jämförelse med en skyskrapa. Industrierna samt teknologin utvecklas kontinuerligt och detta ställer naturligtvis krav på ett företags affärssystem i längden. Därför är det alltid smart att välja ett system som är skalbart, flexibelt och lätt att integrera med andra system. Planera långsiktigt och utefter ditt företags behov och framtida mål. En husgrund som byggts för några enstaka våningar kommer inte stå pall för ytterligare 12 våningar.

• Välj systempartner. Att ha en erfaren ERP-leverantör kan bespara dig huvudbry. Ett bra tillvägagångssätt är att jämföra leverantörerna med varandra genom att ställa följande frågor: har de expertis och erfarenhet av din bransch? Är det möjligt att anpassa affärssystemet utifrån dina företagsspecifika behov? Är affärssystemet flexibelt så att det kan anpassas till förändringar inom industrin och teknologin? Innan du bestämmer dig för ett affärssystem är det alltid värdefullt att ta kontakt med leverantören i fråga. Där kan du få svar på alla dina frågor och funderingar.

Ovanstående steg och råd kan fungera som en kompass i jakten på det affärssystem som passar för ditt företag. Din resa kommer att bli mycket enklare om du gör en tydlig behovsanalys. Att hitta det rätta affärssystemet behöver inte vara en mödosam resa. Med en erfaren systemleverantör får du hjälp att ställa rätt frågor och hitta rätt affärssystem för dig.