Så här får du som ekonomichef stöd av affärssystemet

Dagens ekonomichef spelar en allt mer avgörande roll i att utveckla och förändra en verksamhet. När du som ekonomichef måste balansera din traditionella roll mot alla nya utmaningar behöver du stöd som förenklar ditt arbete, samtidigt som du får de insikter du behöver för att kunna ta strategiska beslut. Affärssystemet är ett kraftfullt verktyg för sådana uppgifter.

Samtidigt som din roll som ekonomichef förändras och utvecklas sker samma snabba utveckling inom ERP-systemen. Här kommer en del tips och viktiga saker att tänka på när det kommer till hur affärssystemet kan stötta dig som ekonomichef. Vilka processer och funktioner som är viktiga, och hur de kan bidra till att lösa problem och förbättra verksamheten.

Ekonomichefens nya roll

Enligt McKinsey har ekonomichefens position blivit en allt mer multifunktionell roll. Det handlar inte längre om någon bokförare som enbart håller koll på siffror, budgetar och ekonomiska flöden. Dagens ekonomichef har en mer proaktiv och strategisk roll och jobbar betydligt närmare VD som både rådgivare och strateg. Rollen handlar inte längre bara om att hålla koll på siffrorna på bordet. En modern ekonomichef behöver även:

• Vara en del av ledningen och delta i arbetet med företagets mål och strategier.

• Analysera allt från trender till risker. Hålla ett öga på vad som sker ute på marknaden och bland konkurrenterna (vad kunderna frågar efter, hur nya beteenden och ny teknik förändrar efterfrågan och behov etc.) Ekonomichefen behöver analysera information för att kunna minska riskerna och ta bättre beslut.

• Vara en god berättare som omvandlar siffror och prognoser till tydliga argument, exempelvis för att förklara varför vissa beslut som tas är de bästa för en specifika situation.

• Ta fram lönsamma ekonomiska strategier för till exempel förvärv, outsourcing, rekrytering, teknikinvesteringar.

• Hitta sätt att effektivisera processerna i verksamheten och därmed minska kostnaderna.

Vilka processer är viktigast för dig som ekonomichef?

Ska du som ekonomichef kunna ta dig an din nya roll så effektivt som möjligt behöver du först veta vad som är viktigast att fokusera på. Vilka processer du kan nyttja för att tillföra mer värde. Det handlar främst om att ta vara på och analysera data samt effektivisera verksamhetens processer.

• Dataanalys. Det har sagts att det som skiljer en bra och en lysande ekonomichef åt är förmågan att använda och analysera data för att förutse framtiden. En modern ekonomichef ser till att ta vara på så mycket data som möjligt för att kunna förutsäga möjligheter, risker och förändringar så träffsäkert som möjligt.

• Presentation. Kunna sammanställa och förmedla resultaten från en dataanalys på ett överskådligt och förståeligt sätt som hjälper ledningen att ta så kloka strategiska beslut som möjligt.

• Automatisering. Affärssystemet kan automatisera tidskrävande manuella rutiner. Det innebär att kompetent personal kan lägga sin tid på att arbeta mer strategiskt och värdeskapande. Det gäller ekonomiavdelningen såväl som hela företaget.

Så kan det affärssystemet stötta den moderna ekonomichefen

Nya förutsättningar för att dagens ekonomichef behöver en ny vision för de ekonomiska processerna i verksamheten. En ny vision behöver nya verktyg. För bara några år sen var sådant som molntjänster, appar eller surfplattor inte en del av ekonomichefens verktygslåda. I dag är det här ovärderliga tjänster och verktyg för att kunna bedriva det strategiskt ekonomiska arbetet så bra som möjligt.

Affärssystemet är den kraftfulla utgångspunkt som knyter ihop allt det här till ett effektivt multiverktyg för dig som ekonomichef. Om vi utgår från de processer som är viktiga för din roll och dina uppgifter ser vi hur en ERP-lösning kan stötta dig i ditt arbete.

• Realtidsdata. Att arbeta proaktivt som ekonomichef betyder att du behöver gå från att reagera på det som har hänt tidigare (till exempel rapporter med historiska data) till att agera på det som sker nu. Affärssystemet samlar verksamhetens data på ett sätt som gör den synkad, transparent och sökbar. Du får en bättre och snabbare insyn i vad som sker. Det låter dig även reagera snabbare på indikatorer, förändringar och problem.

• Business Intelligence (BI). Det kanske mest värdefulla verktyget för att använda data i ett affärssystem är BI. Dataanalysen i BI ger dig som ekonomichef ett kraftfullt verktyg för insamling av högkvalitativ data. Kombinationen av den här datan och din erfarenhet gör att du kan ta fram ett grundligt underlag för datadrivna beslut som har betydligt bättre träffsäkerhet än uppskattningar och magkänsla. Du kan till exempel använda BI för att analysera historiska mönster för att använda dem på ett proaktivt sätt (använda maskiner och andra resurser mer effektivt samt förutse försäljningsmönster m.m.). Ett BI-verktyg kan visualisera resultaten på ett överskådligt sätt som gör dem enkla att använda i både presentationer och som argument.

• Enklare processer. Ett modernt affärssystem möjliggör en mycket effektivare hantering av flera ekonomiska processer (e-faktura, elektronisk betalningsförmedling, integrerad kassalösning, tidsrapportering och utläggshantering via webbapp). Det här snabbar upp de ekonomiska flödena i verksamheten samtidigt som det minskar tidsåtgången för administration.

• Skalbarhet. Med ett ERP som är skalbart kan ni både öka effektiviteten och skala upp i den takt verksamheten växer. Exempelvis när ni blir fler anställda, utvecklar nya produkter och tjänster eller när ni behöver integrera affärssystemet med tredjepartssystem. I skalbara affärssystem som exempelvis Visma Business och Visma Net kan moduler, tilläggstjänster och antal användare anpassas efter behov. Genom att byta till ett skalbart system kan ni undvika att byta igen.

Hitta rätt bland affärssystemets möjligheter

Att omfamna förändring är att omfamna framgång! Det har nog aldrig varit mer korrekt än nu. Det kan kanske kännas som en utmaning för dig som ekonomichef att utföra dina traditionella sysslor samtidigt som du behöver sätta dig in i nya förutsättningar och ny teknik. Med en hjälpsam och kompetent partner som guidar dig till affärssystemets möjligheter får du rätt stöd i ditt arbete. Prata med oss så hjälper vi dig att göra ditt jobb bättre.