Så lyckas du med företagets digitala transformation

Så lyckas du med företagets digitala transformation
juni 7, 2023 WH Group
Digital transformation

Alla företag bör anpassa sin verksamhet till sin tidsålder.  Oavsett om ditt företag säljer kläder eller tillverkar silikon-chip för robotar, så påverkar teknikutvecklingen oss alla på fler plan än vad vi kanske förmår att inse. Den digitala transformationen har blivit en nödvändighet för alla företag som vill överleva och växa i dagens snabbt föränderliga affärsvärld. Genom att omfamna digital teknik kan företag öka sin produktivitet, effektivitet och kundnöjdhet samtidigt som de minskar sina kostnader och ökar sin konkurrenskraft.

I denna artikel kommer vi att utforska vad digital transformation är och ge dig vägledning för att navigera genom processen. Vi kommer också att undersöka viktiga systemlösningar som bör beaktas under transformationen. Låt oss dyka in i ämnet och ta reda på hur du kan ta ditt företag in i den digitala eran.

 

Vad är digital transformation?

Digital transformation innebär att man integrerar digital teknik och digitala lösningar i olika aspekter av en organisation eller verksamhet. Syftet med digital transformation är oftast att öka effektiviteten, skapa mervärde för kunderna och att stärka organisationens position på marknaden. En central del i en digital transformation är affärssystem, eftersom de ofta fungerar som navet för företagets digitala processer och datahantering. Genom att integrera affärssystemet med andra digitala verktyg och lösningar som företaget använder, kan organisationen skapa sömlösa och automatiserade affärsprocesser som ökar effektiviteten och minskar manuellt arbete.

 

Digital transformation – allting kan omprövas, förenklas och förbättras

Det är lätt att tro att digital transformation bara handlar om en ny teknik, men faktum är att det innefattar så mycket mer. Digitalisering öppnar upp för nya sätt att arbeta, kommunicera och göra nya affärer.

Ett exempel är detaljhandelsbranschen. För att exempelvis köpa kläder var kunder tidigare tvungna att besöka fysiska butiker för att köpa och prova. Idag erbjuder detaljhandeln flera kanaler, online-shopping, kombinerat med möjligheten att prova och köpa i butik, samt att reservera och hämta kläder personligen. Dessutom kan kunderna få personliga rekommendationer och betala med sina mobiler. Detta visar på den tydliga digitala transformationen i detaljhandelsbranschen där digital teknik och smarta lösningar skapat kundnytta.

På samma sätt som digital transformation innebär förändringar i relationen till kunder kan det också ha en betydande inverkan på de interna processerna och de anställda inom företaget. Vilket ofta innebär att optimera processer, minska manuellt arbete och skapa en bättre arbetsmiljö.

 

Sätt riktlinjer och ramar för din digitala transformation

Att ta företaget genom en digital transformation är att ta ett steg i taget. Ny teknik och nya system kommer med många lösningar, men det är viktigt att företaget tidigt identifierar sina egna behov och målet med den digitala transformationen. Det finns stora fördelar att påbörja den digitala transformationen i toppen av organisationen. Där är alla mål och visioner tydligt är definierade. Samtidigt finns det mycket att vinna på att plocka in nyckelspelare, från alla nivåer av organisationen, tidigt i processen. Vilka avdelningar, områden och processer kan förändras och hur kommer dessa att påverkas? Hur ser systemstödet ut idag?

Om du t.ex. har en ekonomiavdelning som fortfarande sköter många av sina arbetsuppgifter manuellt, då finns det stora resurser att frigöra med automatisering. Med hjälp av skräddarsydda lösningar i t.ex. ett affärssystem kan företag automatisera processer som fakturahantering, orderhantering och logistik. Vilket frigör resurser och tid som i stället kan läggas på annat exempelvis optimering, analys och utveckling av kassaflödet.

Då företaget kommer att förändras på alla nivåer, bör förändringsarbetet ske i små steg. Då får du tid att analysera, utvärdera och ompröva det som inte fungerar.

Tillsätt en projektgrupp med kompetens från flera olika delar av verksamheten. Se till att möjliggöra för utbyte mellan de som är teknikkunniga och de som kan affärsverksamheten. Vi blir alla bättre av att känna oss delaktiga, öva och se tydliga resultat av vårt arbete.

 

Vilka processer bör du digitalisera?

När du tittar på vilka processer som kan digitaliseras, bör du först fundera på vilka funktioner som verkligen skulle kunna skapa mervärde och effektivisering. De punkter där de flesta företag verkligen kan frigöra resurser och effektivisera sig innefattar;

Automatisering. Det moderna affärssystemets största vinst. Automatisera t.ex. fakturering, betalningsmatchning och scanning av densamma. Frigör ekonomiavdelningen från det repetitiva arbetet, så de kan fokusera på mer värdeskapande insatser. Skapa bättre orderhantering och automatiserade plocklistor för smidigare lagerhantering.

BI-verktyg. Låt Business Intelligence hålla ett vakande öga på realtidsdata, så att du kan agera på det som händer – när det händer.  Du slipper invänta rapporter i efterhand och kan i stället agera proaktivt och lägga upp smartare strategier framåt.

Ekonomifunktioner. Med en flexibel ekonomimodell, helt anpassad för ditt företags behov, har du mycket att vinna. Effektivisera grundläggande funktioner som kund-, leverantörs-, och anläggningsresekontra, samt huvudbok och finansiell rapport. Implementera även smarta funktioner för offerter, kundorder, lagervärdering och inköpsplanering.

Integrationer. Ditt affärssystem får större effektiviseringsmöjligheter när det är öppet för samverkan över företagets avdelningar och områden. Låt alla dra nytta av samma data. Förenkla dataöverföring av fler processer med tredjepartsintegrationer, så att verksamheten kan växa och utvecklas.  Välj ett system som verkligen kan expandera när du vill implementera nya funktioner.

Mobilitet & Projektverktyg. Alla jobbar olika och inte sällan på olika platser. Ett molnbaserat affärssystem ger tillgång till data och funktioner överallt. Använd verktyg som hanterar allt från projekthantering till tidsredovisning, för smidigare arbetsflöden.

Utvärdera processer, våga omvärdera, för den som är låst i gamla metoder, riskerar att fastna i något som förhindrar både rörlighet och tillväxt.

 

Välj rätt partner när du ska genomgå en digital transformation

Den stora risken vid en digital transformation är att företaget blir låst i system som inte kan anpassa sig till den snabbrörliga marknaden. För att säkerställa en framgångsrik digital transformation är det viktigt att alltid ha tillgång till maximal prestanda. Det krävs ett system med stöd för kraftfulla integrationer, oavsett hur framtidens teknik kommer att se ut.

Det är också lätt att fastna i den befintliga bilden av företaget och därmed missa det nödvändiga steget ut på okänd mark, som verklig förändring kräver. Därför är det viktigt att välja en partner som förstår företagets behov och samtidigt är nyfiken på de utmaningar som finns, för att kunna erbjuda en systemlösning som är skräddarsydd efter verksamheten.

En digital transformation är en process som kan medföra stora strukturella förändringar, men om den genomförs på rätt sätt kan den resultera i en effektivare verksamhet och ökad lönsamhet. På WH Group arbetar vi med att hjälpa företag att implementera kraftfulla affärssystem som tar den digitala transformationen till nya höjder. Vi utvecklar skräddarsydda systemlösningar baserade på kraftfulla plattformar som Visma Business och Visma Net. Tillsammans kan vi förverkliga er digitala transformation och ta er verksamhet till nya framgångsnivåer.