
Upphandling av affärssystem tillhör inte de vanligare inköpen i ett företag. De kan gå decennier mellan byten av system, det är därför inte alltid så enkelt att vara helt påläst och förberedd. Att byta system kan emellertid vara en stor och viktig investering som till stor grad påverkar hur verksamheten kommer kunna växa, utvecklas och bli lönsammare. Så när det är dags att investera i ett nytt affärssystem är det framför allt viktigt att tänka på dels rätt saker, men också på rätt sätt.
För att underlätta beslutsprocessen vid upphandling har vi sammanställt de vanligaste missarna och snedstegen som kan leda till att ni beslutar er för en lösning som varken löser ditt företags behov eller låter det växa. Ställer du rätt frågor till dig själv och till leverantörerna, kommer du lättare kunna välja ett affärssystem som ger dig och ditt företag ny kraft och fler möjligheter.
Tankevurpa 1: Du är på väg att köpa samma sak
En vanlig miss när det är dags att upphandla ett nytt affärssystem är att titta på den gamla lösningen och efterfråga samma funktioner fast i en nyare förpackning. Var i så fall beredd på att om du efterfrågar samma sak, leder det bara till att ditt team inte kommer kunna jobba på annat sätt än vad som gjorts tidigare. Tänk istället större och längre. Hur kan bytet av affärssystem som motor ge verksamheten nya möjligheter att utveckla arbetet? Hur kan det leda till effektivitet, och att samtidigt nå nya kunder och nya marknader?
Den här missen uppstår eftersom det har hänt så mycket med affärssystemens funktionalitet att det kan vara svårt att hänga med. Det kan vara lätt hänt att du helt enkelt bara efterfrågar det du redan känner till. Fråga istället leverantörerna hur deras lösningar kan förbättra och utveckla nuvarande arbetssätt. Ny teknik ger förutsättningarna, men den verkliga kraften kommer ur nya sätt att jobba.
Tankevurpa 2: Att låsa sig vid prisbilden och välja en billigare lösning som inte löser behoven
Det är lätt att tänka kortsiktigt när det är dags att köpa någonting. Vi vill inte betala för mer än vad vi behöver. Ett klokt sätt att tänka, men det kan bli en tankevurpa när det handlar om långsiktiga investeringar som just affärssystem. Vi har i allmänhet lätt för att fokusera enbart på kostnaden fram tills det att vi kan se värdet av det vi har köpt. Det är till exempel frestande att köpa ett par billigare skor eftersom skor verkar så lika varandra vid första anblick, men när vi väl använder de billigare skorna så märker vi att de går sönder efter bara en säsong. Efterkloka inser vi att det hade varit mer kostnadseffektivt att betala lite mer och få ett par skor som kommer hålla i minst tio, femton år.
Nu är affärssystem mer komplicerade produkter än skor, men billighetsfällan är likartad. Affärssystem kan verka lika när du först tittar på dem, men det finns djupare skillnader kopplade till prislappen. Att välja ett billigare alternativ innebär ofta att du inte får den funktionalitet du verkligen behöver. Det kan fungera bra till en början, men när du vid senare tillfälle behöver mer funktionalitet, som exempelvis att kunna hantera flera olika valutor, eller kunna lägga in flera lagerplatser i systemet, så klarar det billigare systemet inte av det. Då inser du att för att kunna lösa dina behov behöver du återigen ställas i valet att skaffa ett nytt system.
Tänk långsiktigt och se värdet i systemlösningen – både hur den kan stötta ditt team i dag, men också i framtiden. Vill du att företaget ska växa? Bygg då en grund som tål att det växer, annars hamnar du lätt i situationen att behöva börja om från början igen, vilket blir dyrare i längden. Ungefär som att köpa nya skor varje år.
Det verkliga värdet i ett nytt affärssystem ligger inte i prislappen – utan i hur väl det möter din organisations behov. Inte minst de framtida behoven. Vill du veta mer om vilka funktioner som är viktiga för just din verksamhet när du ska upphandla affärssystem, samt vad det är du betalar för, kan du läsa artiklarna ”Så utvärderar du vilka funktioner du behöver i ditt affärssystem” och ”Vad kostar ett nytt affärssystem?”
Tankevurpa 3: Att titta på yta men missa djupet i lösningen
Det kan vara svårt att skilja affärssystem åt vid en upphandling. Om du frågar leverantörerna om systemet kan hantera lagerplatser, kostnadsställen etc. kommer de flesta av dem nog att svara ja. Vad som då skiljer systemen åt är djupet på funktionaliteten. Till vilken grad kan de egentligen möta dina behov?
En enklare ekonomilösning kan hantera kostnadsställen, men förmodligen inte mer än två. Du blir snabbt begränsad och saknar möjligheter när du växer. Ett mer avancerat system har mer djup i funktionaliteten och kan erbjuda betydligt fler kostnadsställen, som exempelvis för anställda, projekt, försäljning och mycket mer. Samma sak med lagerställen. Ett enklare affärssystem kan hantera ett lager, men vad händer när ni expanderar och öppnar lager på ytterligare några platser? Ett mer avancerat system som exempelvis Visma Net låter dig däremot lägga in flera olika lagerplatser, eller dela upp ditt lager i flera delar (och separera produkter till försäljning, reservdelar m.m.). Titta på djupet i funktionaliteten för att kunna välja en lösning som verkligen möter dina behov.
Tankevurpa 4: Inte våga fråga
Det har som sagt hänt mycket med affärssystemen. I dag har de en helt annan kapacitet jämfört med för bara några år sedan. Det är helt normalt att inte ha fullständig kunskap om de möjligheter och funktioner moderna affärssystem erbjuder. Du kan därför behöva prata med leverantörerna och fråga dem om vilka möjligheter just deras system kan erbjuda för att kunna jobba på nya och effektivare sätt.
Att ställa frågor för att förstå vad lösningen kan göra och vad värdet är för just din verksamhet är logiskt och naturligt, men det är många som drar sig för att fråga. Ibland grundar det sig i en rädsla för att visa sig okunnig och därmed svag när det kommer till förhandling. Att inte våga fråga kan också bero på uppfattningen att leverantörerna är säljare som vill att du ska välja deras produkt. Går det verkligen att få ett ärligt svar från säljare som konkurrerar med varandra? Ja, faktiskt. Ingen leverantör kommer att hitta på något som inte går att leverera. De kommer att ge sakliga svar på vilken funktionalitet som ingår i priset och hur den funktionaliteten lämpar sig för den aktuella verksamhetens behov. När du får svar på dina frågor kan du lättare jämföra de olika lösningarna mot varandra, och mot vad du är i behov av. Vilket affärssystem som sen är det bästa, är det du som avgör.
Lyckas med upphandling av affärssystem
Att fråga gör dig klokare och hjälper dig att ta kloka beslut. Vi svarar gärna på alla dina frågor och hjälper dig att lyckas!
Vi vill även tipsa om vårt inspelade webinar där vi guider dig genom djungeln av olika system och vad man bör tänka på!