Är ditt företag en projektintensiv verksamhet så vet du hur viktigt det är att ha full kontroll över både tid och projekt. Det är något som kan vara lättare sagt än gjort när de olika avdelningarna i företaget – från sälj till projektledning och ekonomi – arbetar i olika system och efter olika strukturer. Det här för med sig en rad med olika utmaningar. Vi ska gå igenom de vanligaste av dem, och hur det kan gå att lösa dem.
Vanliga utmaningar för projektintensiva företag
För verksamheter som ofta arbetar i projekt är den största övergripande utmaningen kontroll. När det kommer till att strukturera projektet är det vanligt att många förlitar sig på Excel och andra system. Det är kanske lösningar som går att använda för särskilda delar av projektet, men det är separata verktyg som inte ger ett gemensamt flöde. För det projektintensiva företaget blir det svårt att veta hur bland annat resursplanering, tidsrapportering, budget, fakturering, beläggning över tid samt hur uppföljning ligger till. Det går åt mycket tid till administration och att försöka få en övergripande bild och styrning. Dessutom blir det svårare att ta betalt för tiden som faktiskt läggs på projektet, med risk för ökad felfakturering.
I det läget kan ett digitalt projektverktyg ge hela verksamheten mer översikt och kontroll. På WH Group arbetar vi med projekthanteringsverktyget Severa (tidigare Visma Net Project Management). Här samlas projekthantering, tidrapportering, analys, CRM och resursallokering i ett enda gemensamt flöde. Det gör att alla berörda kan följa i realtid hur projektet ligger till. Det blir enklare att hålla både budget och tidsplan. Inte minst kan alla avdelningar som berörs av projektet jobba effektivare.
Vanliga utmaningar för projektledare och konsulter
För projektledare går det i regel åt mycket tid till att lösa resurspusslet. Rätt kompetens behöver vara tillgänglig vid rätt tillfälle. Därför behöver projektledaren gå igenom många scheman och kalendrar samt kontakta flera konsulter för att utröna vem som är tillgänglig när. Sker det sen några ändringar behöver pusslet läggas om. En dryg och tidsödande uppgift. Med ett digitalt projektverktyg som samlar projektets flöden i en och samma lösning blir det enklare för projektledaren att hantera projektet. Översiktlig realtidsinformation ger ett bättre beslutsunderlag som leder till rätt åtgärder vid rätt tillfälle. I Severa kan till exempel projektledaren se vem som är tillgänglig när, för att kunna allokera resurserna för projektet så effektivt som möjligt.
Läs mer om de här möjligheterna i vårt inlägg ”Bli en bättre projektledare med digital projekthantering”
En annan utmaning för projektledaren är att säljarna ofta utgår från en annan struktur när de säljer in projektet till kunden. Något som kan leda till förvirring när de olika parterna diskuterar projektet. Det här kan lösas med hjälp av färdiga mallar i projektverktyget. Då följer samma projektstruktur med när offerten går över till att bli ett projekt.
För konsulterna är en av de främsta utmaningarna administrationen av det egna arbetet. Timmar ska redovisas och läggas in på rätt ställe. En uppgift som ofta halkar efter när det är mycket som ska göras ute hos kunden. När den tiden sen ska redovisas i efterhand är det lätt hänt att uppgifter glöms bort eller redovisas fel. För konsulternas del blir det enklare att fokusera på projektarbetet när de får en effektivare rapportering. Det digitala flödet i projektverktyget Severa eliminerar trasslet med att fylla i papper eller att mejla in uppgifterna. När tidsrapporteringen blir enklare minskar också risken för att timmar glöms bort eller redovisas fel. Varje konsult kan dessutom rapportera direkt när jobbet är slutfört. Det inkluderar även möjlighet att rapportera utlägg kopplade till vissa projekt samt att kunna godkänna sina tider själv. Det här gör det lättare för ekonomiavdelningen eftersom de får in något som redan har gåtts igenom av både konsulterna och projektledningen.
Projektutmaningar för ekonomiavdelningen och kunderna
Det är inte bara konsulterna som drabbas av en ostrukturerad rapportering. För ekonomiavdelningen är det en rörig uppgift att gå igenom skrivna tidssedlar och tidrapporter som dimper in i tid och otid. Det blir svårt att få en överblick över hur det går för projektet, och informationen kommer i efterhand. Indikationer på att någonting behöver justeras i projektet kommer sent och medför ofta merarbete. Här ger ett digitalt projektverktyg mer kontroll och underlättar arbetet. Med Severa slipper ekonomiavdelningen tidsödande manuell hantering – istället får de i realtid veta hur projekten går, om tid och debitering är korrekt samt vad utfallet är per månad. Det går att se KPI:er direkt och förse ledningen med aktuell och korrekt data.
En vanlig utmaning för kunderna är att den projektbeskrivning de gick igenom med säljaren skiljer sig från det som står i fakturorna. I en manuell projekthantering är det vanligt att offert och faktura följer olika strukturer. Till exempel att offerten listar summor för de olika delarna av projektet medan fakturan listar individuella tidsrader. Den här uppdelningen gör det svårt för kunden att förstå vad som är vad i fakturorna. Något som kan leda till segdragna fakturafrågor. Med en digital tid- och projektlösning blir det lättare att koppla ihop offert och fakturor. Exempelvis kan man i projektverktyget Severa skapa en offertmall som följer projektplanen och estimerar faserna i projektet, vilket gör att fakturan grupperar tiderna enligt faserna så att kunden kan se hur offert och faktura hänger ihop. Det blir dessutom mycket enklare att följa upp hur projektet ligger mot offerten. Det blir en struktur som skapar tydlighet för alla.
Mer kontroll av ett digitalt tid- och projektverktyg
Att gå från ett system där de olika delarna av er verksamhet jobbar i olika verktyg och efter olika strukturer, till att samla hela projektflödet i ett digitalt tid- och projektsystem ger er kontroll över hela processen. Severa hanterar hela flödet från försäljning till projektavslut och uppföljning. Oavsett om det rör sig om säljare, projektledare, konsulter, produktspecialister, ekonomiansvariga eller ledning kan alla berörda ta del av de funktioner och den information de behöver, för att kunna utföra sina uppgifter på ett integrerat sätt. All relevant data är enkel att lägga in och lika lätt att plocka ut i form av tydliga rapporter som förbättrar insikterna hos hela organisationen – en förståelse som leder till mer lyckade projekt i framtiden.
Att arbeta i projektform via en digital lösning som Severa ger er:
- Koll på tider, bemanning, tidsplaner och timpriser.
- Realtidsuppdateringar om allt som sker i projektet.
- Bättre möjligheter att planera och allokera resurser.
- Möjlighet att direkt se täckningsbidrag per projekt eller per fas samt om ett projekt går över tid.
- Ett enklare sätt att lägga in tid.
- Högre debiteringsgrad tack vare korrekt timdebitering och fakturering.
Om Severa
Det digitala projektverktyget Severa samlar era projekt på ett ställe och ger er ett sömlöst flöde från offert till fakturering. Severa ger er:
- Projekthantering och tidrapportering ihop med ert affärssystem.
- Full kontroll från införsäljning till fakturering med tidrapportering, analys och CRM som en del i det dagliga flödet.
- Möjlighet att skapa en offert och sen konvertera den till projekt.
- Ett enkelt sätt att lägga in vem som ska arbeta i projektet, hur det ska faktureras (löpande, fast pris eller enligt offert).
- Ett flöde där tiden läggs in i projektet och därmed kan ligga som faktureringsunderlag till kund.
- En molnbaserad lösning som inte kräver installation och som enkelt kan användas via webbläsare eller app. Det är ett mobilt projektverktyg som är perfekt för att rapportera tid ute på fältet.
- Möjlighet att sätta egna KPI:er som passar just er verksamhet och som ger er en ännu tydligare översikt att projektet går åt rätt håll.
Boka demo av Severa
Vi hjälper er att skräddarsy er lösning för projekthantering in i minsta detalj. Vi hjälper er också att komma igång på bästa sätt. Fyll i formuläret så hör vi av oss.
