
5 vanliga utmaningar som försvårar dina projekt
En projektledare får idag allt mer att hålla reda på i sin yrkesroll. Det gör det svårare att planera projekten. Dessutom är det ordning och struktur som är nyckeln till lyckade och lönsamma projekt. För många projektledare är det en utmaning att hålla reda på allt, men när all projektinformation finns lätt tillgänglig och överskådlig går det snabbt och smidigt att planera, allokera och följa upp projektet.
Här går vi genom fem vanliga utmaningarna projektledare möter, och visar hur ett digitalt projekthanteringsverktyg kan hjälpa till att lösa dem.
Svårt att hålla kontroll på projektet i realtid
För att du som projektledare ska kunna hålla ordning och reda på projektet och samtidigt kunna ta kloka beslut behöver du ha kontroll på det som sker. Det bästa är när du kan få den information du behöver i realtid. Vad gör konsulterna just nu? Och vad ska de göra imorgon? Hur mycket tid har vi lagt hittills? Och hur mycket är kvar innan vi är klara? Hur ligger vi till mot budget? Det här är frågor som du behöver få snabba och korrekta svar på för att kunna styra projektet så effektivt som möjligt.
Med ett digitalt projektverktyg samlas all den här typen av information på ett och samma ställe. På WH Group arbetar vi med projekthanteringsverktyget Severa (tidigare Visma,net Project Management). Där kan du samla hela projektflödet med all information tillgänglig i realtid, t.ex. schemaläggning, resurshantering, timmar samt kostnader. Det gör att du direkt kan se vad som sker i projektet och på så sätt ta snabba och nödvändiga beslut som leder det åt rätt håll.
Tidskrävande manuell projekthantering
Det finns gott om projektverktyg som underlättar projekthanteringen. Kruxet med dem är att de ofta riktar in sig på en viss del av projekthanteringen och att de då behöver kompletteras med manuellt arbete. Många projektledare hoppar från verktyg till verktyg och planerar projektet i Excel; gör ett Gantt-schema manuellt; sköter bokningarna via Outlook; följer upp i ytterligare ett verktyg och fakturerar via ett ekonomisystem. Det blir många separata lösningar som inte alltid är synkade mot varandra. Det här ger mycket extrajobb, med risk att informationen i flödet rör sig långsamt och kan falla mellan stolarna.
Med ett digitalt projekthanteringsverktyg som Severa samlas flödet i ett och samma system. All information du lägger in och alla ändringar som sker följer automatiskt med hela vägen. Alla i projektet blir uppdaterade i realtid när det sker någon ändring. Det gör att du och dina medarbetare får full koll och ingen information riskerar att missas – och alla kan jobba effektivare.
Krävande och tidsödande resursplanering
En av de viktigaste uppgifterna för att projektledaren ska kunna få projektet att flyta så effektivt som möjligt är att allokera resurserna för det. För många projektledare är det en utmaning att se vem som är tillgänglig – angående både omfattning och tidsaspekt – för att det här projektet ska följa tidsplanen. Den här informationen är inte så lätt ha koll på. Det krävs mycket information fram och tillbaka för att du ska kunna ta reda på hur beläggningen ser ut och vad alla arbetar med. Sker det dessutom ändringar i projektet tillkommer ännu mer arbete om och när du behöver planera om resurserna.
Med ett digitalt verktyg för projekthantering får du en mycket tydligare överblick över vem som finns tillgänglig. I Severa kan du direkt se till vilken nivå varje individuell medarbetare är allokerad i ett projekt. Du har även möjligheten att gå ned på detaljnivå, till exempel till hur många procent en viss medarbetare är allokerad under en viss bestämd tid, vilka veckor eller dagar en viss person är uppbokad, när någon är tillgänglig och för hur länge. Det är till och med möjligt att skapa automatiseringar där systemet själv föreslår vilka personer som är tillgängliga för projektet. Allt det här gör det mycket lättare för dig att lägga det projektpussel som krävs för att få rätt resurs på rätt plats vid rätt tillfälle.
Svårt att hålla ordning på budget och fakturering
En annan vanlig utmaning för projektledare är att ha kontroll på specifika detaljer i budgeten. Hamnar rätt tid på rätt utförd uppgift? Hur ligger projektet till enligt total budget? Tidsredovisningen i projekt sker oftast manuellt, vilket kan föra med sig risken att tider glöms bort, missas eller redovisas fel. Det här skapar inte bara oreda i projekthanteringen, det kan också innebära att kunden får en faktura som är svår att koppla till offerten de fick. Ett exempel på detta är att offerten listar summor för vissa delar av projektet (exempelvis installation), men fakturan listar i stället individuella tidsrader. Det här kan leda till förvirring och segdragna fakturafrågor.
Med ett bra digitalt projektverktyg kan den här förvirringen undvikas. I Severa kan offerten kopplas ihop med fakturan. Du kan skapa en offertmall som stämmer med projektplanen och där faserna i projektet estimeras. Det innebär att fakturan grupperar tiderna enligt de faserna från offerten så att kunden kan förstå exakt vad som är vad. På detta sätt blir det dessutom mycket enklare för dig att följa upp hur projektet ligger till mot offerten. Det blir en struktur som skapar tydlighet för alla.
Utspridd information försvårar projektuppföljningen
Uppföljning är viktigt för att se att projektet hela tiden håller sig enligt planen. Dock slutar inte dina utmaningar som projektledare i och med att projektet är färdigt. Projektet behöver följas upp i efterhand för att se hur det gick enligt de mål som ni satte upp – inte minst för att det ger dig insikter kring möjligheter och fallgropar som går att ta med sig till framtida projekt. Hur lång tid tog det? Vad kostade det? Höll budgeten? Skedde det några ändringar eller förseningar, i så fall varför? Återigen är det många projektledare som sitter och kämpar med Excel och andra separata system för att skapa rapporter för uppföljning, vilket är en tidsödande process där det är svårt att hålla koll på allt.
Även denna process kan förenklas betydligt med ett digitalt projektverktyg genom att allting samlas på ett enda ställe för en tydlig översikt. Projektledare som arbetar i Severa får all information, alla rapporter och all kommunikation på en och samma plats. Du kan direkt se tidsåtgång, kostnader samt budget och jämföra med verkligt utfall.
I Severa kan du samla allt i projektet i ett smidigt flöde. Det ger dig mer kontroll och de insikter du behöver för att kunna genomföra lyckade projekt. Du kan även sätta egna KPI:er som passar din egen verksamhet och ger en tydligare översikt att projektet går åt rätt håll.
Vill du pröva på hur digital projekthantering kan göra dig till en bättre projektledare? Boka en demo för Severa!
Boka demo av Severa
Vi hjälper er att skräddarsy er lösning för projekthantering in i minsta detalj. Vi hjälper er också att komma igång på bästa sätt. Fyll i formuläret så hör vi av oss.