Företag som växer snabbt upptäcker ofta att det befintliga affärssystemet inte längre räcker till för att stödja den fortsatta tillväxten. Ett av de här framgångsrika företagen är Scandtap. Som ett premiumvarumärke specialiserat på rostfria blandare i premiumsegmentet har företaget snabbt blivit marknadsledande inom sitt segment i Norden tack vare sin höga produktkvalitet och sin moderna, skandinaviska design. Scandtaps expansion mot resten av Europa var på väg att bromsas upp på grund av begränsningarna i det befintliga affärssystemet. Här har vi på WH Group kunnat hjälpa till genom att ge Scandtap den kraft de behöver genom att implementera affärssystemet Visma Net.
Ett nytt affärssystem för att möta framtidens krav
Utmaningen: system som inte räcker till när verksamheten växer
Scandtap har växt snabbt sedan starten för tio år sedan och har på kort tid blivit ett starkt varumärke i Norden med ambitionerna att stärka sin position inom premiumsegmentet för kök och badrum ute i Europa och att öka omsättningen. Expansionen stötte dock på hinder i form av ett otillräckligt systemstöd som orsakade mycket tidsödande manuellt arbete. För att Scandtap skulle kunna växa och göra kunderna nöjda behövde de minimera både tiden de lade på sina processer samt felen den manuella hanteringen orsakade. Bolaget ville även kunna dra nytta av affären proaktivt. Till exempel genom att få ut tydligare och mer aktuell statistik för att kunna ta bättre affärsbeslut framåt.
Tobias Höglind, COO på Scandtap
Så här berättar Scandtaps COO Tobias Höglind om de utmaningar bolaget brottades med.
”Bolaget har växt i en rasande fart och vår interna struktur hade inte riktigt växt fram i samma takt. Vi insåg att vi behövde en bättre struktur, och identifierade att vi var trångbodda i det befintliga affärssystemet och hindrades av dess begränsningar. Ska vi kunna ha tillväxt behöver vi ett system som tillåter det,” berättar Tobias.
Ett stort problem var allt det manuella arbete som det befintliga systemet förde med sig.
”Det mesta hanterades i Excel, och kundkorten var skapade som slides i PowerPoint. Det var varken praktiskt eller sökbart. Även lagret hanterades i en Excelfil, där vi räknade in- och utgående varje månad. Det var mycket svårt att beräkna behov, och det befintliga systemet kunde inte hantera inköp överhuvudtaget. Vi saknade dessutom statistikverktyg för att få insikter, och möjligheten att hantera produktdata var också begränsad. Vi behövde hantera mycket manuellt, vilket tar tid och kräver personal. Manuell inmatning orsakar dessutom ofta fel,” säger Tobias.
Resultatet: Effektivare processer och högre ekonomisk trygghet
Under samarbetet med Scandtap har WH Group implementerat det molnbaserade affärssystemet Visma Net. Det är ett mångsidigt och modernt affärssystem som låter företag integrera och digitalisera hela sitt flöde från inköp till försäljning, vilket ökar insyn och kontroll i affärsprocesserna.
Med Visma Net som system för sina logistik- och ekonomiprocesser har Scandtap kunna effektivisera sina flöden och få mer kraft och tid över till att växa som önskat. Tack vare effektiviseringarna har personalbehovet minskat så att Scandtap inte har behövt anställa lika mycket personal på order och eftermarknad. De effektiviserade ekonomiprocesserna har även gjort ekonomihanteringen smidigare så att den kunnat minskas från en heltidstjänst till halvtid tack vare stödet i systemet.
Förbättrade ekonomiprocesser med Visma Net
Efter implementeringen av Visma Net har Scandtaps ekonomiprocesser blivit både effektivare och mer automatiserade. Det nya affärssystemet har förbättrat samtliga ekonomiprocesser hos Scandtap, från in- och utbetalningar till leverantörsfakturahantering, redovisning och rapportering. Tidigare var många moment helt manuella, vilket både tog tid och ökade risken för fel.
“Alla processer gällande in- och utbetalningar gjordes manuellt innan Visma Net, så Autopay (som ingår i Visma Net) har förenklat den hanteringen avsevärt. Vi sparar mycket tid i hela processen,” berättar Helena Liljebrunn, ekonomiansvarig på Scandtap.
En av de största förbättringarna har varit hanteringen av kostnader och lager. Tidigare beräknades lagervärden manuellt, vilket ofta ledde till fel och variationer i resultatet. Med Visma Net kan lagervärdet nu balanseras automatiskt, vilket säkerställer mer korrekta och aktuella värden för en tydligare och mer tillförlitlig ekonomisk överblick.
Den ekonomiska rapporteringen har också utvecklats markant. Med hjälp av det kraftfulla rapportverktyget OneStop Reporting som tillägg till Visma Net har Scandtap fått insyn i allt från försäljning i olika valutor till artiklar och kedjor. “Systemet är helt fantastiskt när det gäller statistik, tack vare OneStop Reporting. Vi har nu tillgång till detaljerad statistik och analyser som gör beslutsfattandet både snabbare och mer datadrivet,” säger Helena.
Kontroll på lagret och nöjdare kunder
Att gå över till Visma Net har även medfört fördelar när det kommer till order och distribution. Under implementeringen har WH Group hjälpt Scandtap att bygga ett inköpsverktyg i OneStop Reporting. Det har gett Scandtap bättre koll på inköpen såväl som möjligheten att få ut värdefull statistik.
”Nu har vi stenkoll på lagret. Vi får informationen direkt, inklusive korrekt prisinformation till kunderna. Färre fel har lett till färre krediteringar och nöjdare kunder. Vi har rätt verktyg för att veta att vi har rätt saker i rätt tid, och kan få den statistik vi behöver för att ta bra beslut. Jag är glad att vi inte sitter i vårt gamla system nu när vi drar igång i Europa” säger Tobias Höglind.
Framtiden: tillväxtresan fortsätter med Visma Net
Scandtap har nu det systemstöd bolaget behöver för att expandera. Med Visma Net som grund fortsätter Scandtap sin tillväxtresa i Europa. Samarbetet med WH Group spelar en avgörande roll för att säkerställa att systemet ständigt utvecklas och stödjer bolagets långsiktiga mål.
”Vi har en löpande dialog kring hur vi kan utveckla systemet för att hjälpa oss vidare framåt. Visma Net utvecklas snabbt och kontinuerligt och lägger hela tiden till nya funktioner. Vi uppskattar verkligen att samarbeta med WH Group. De är lätta att jobba med, och personkemin är viktig i den här typen av projekt,” säger Tobias.
Vill du veta hur ni kan effektivisera era affärsprocesser? Boka ett samtal med oss så bollar vi kring just er situation!
Scandtaps råd till företag som vill implementera ett nytt affärssystem
-
- Lägg tid på förstudien för att tydligt definiera era processer och vad det är ni saknar. Det hjälper leverantörerna att erbjuda så bra hjälp som möjligt.
-
- Titta gärna på system utanför det ni är vana vid sen tidigare för att få mer perspektiv och för att utmana hur ni tänker.
-
- Valet av konsult är viktigare än man tror. Har ni mycket intern erfarenhet av affärssystem behöver ni kanske inte så mycket guidning, men är ni osäkra på vad som är rätt för er är det bra med en konsult som tydligt kan visa på alternativ och guida er rätt.
-
- Tänk på att det är ett stort projekt och ha respekt för att det tar tid att implementera och att lära in. Det tar nog ett år innan ni kan utnyttja systemet fullt ut.
-
- Anlita WH Group. De ger ärliga och tydliga besked, och kommer att tala om ifall de inte är rätt partner för er. De vill guida sina kunder till det som är rätt för dem.
Önskar du rådgivning kring affärssystem?
Vi bjuder gärna på 30 minuter kostnadsfri rådgivning online för att bolla kring era behov och utmaningar. Vi kan hjälpa dig reda ut frågeställningar såsom:
- Identifiera vilken typ system som passar för din typ av verksamhet
- Vilka olika alternativ som finns tillgängliga
- Hur utmaningar i dina system och flöden kan hanteras
- Generella frågor kring ditt systemstöd
Här kan du välja en tid och boka in dig för ett 15‑30 minuters samtal med Christoffer Lillevang, affärsutvecklare på WH Group.
Visma Net automatiserar er ekonomi- och lagerhantering
Visma Net är ett modernt molnbaserat affärssystem för företag som vill effektivisera och framtidssäkra sin verksamhet. Du får du en flexibel lösning som gör det enkelt att automatisera och optimera dina affärsprocesser. Systemet ger dig både kraftfull funktionalitet och skalbarhet. Det innebär att du alltid har rätt stöd för dina behov när företaget växer eller förändras. Boka in en demo eller rådgivning för att se hur ett nytt affärssystem kan transformera just din verksamhet.
