Lagerhantering i ett modernt affärssystem
Moderna affärssystem är anpassade för att automatisera manuella moment och effektivisera arbetsflöden. Det här är något som kunder som arbetar i Visma Administration uppskattar när de byter till ett modernare system med lite mer muskler. Att byta system kan visserligen innebära en kostnad. Men genom att effektivisera och spara tid har du mycket att vinna på ett byte i längden, speciellt om du idag ägnar mycket tid åt manuell handpåläggning och ineffektiva processer. Du kommer också minska risken för fel och få kontroll på lager och bokföring.
I första delen av vår serie om lagerutmaningar i Visma Administration gick vi genom vanliga begränsningar som användare upplever kring lagerhanteringen i systemet. I den här delen ska vi titta på hur det ser ut i ett modernt affärssystem.
Så skiljer sig systemen åt
Att byta från Visma Administration till ett mer avancerat affärssystem kommer inte ta bort alla steg som skapar huvudvärk. Däremot kommer hela arbetsflödet bli effektivare, mer lätthanterligt och gå att göra mycket mer automatiserat. Du kommer helt enkelt inte längre arbeta på samma sätt.
I den här jämförelsen låter vi affärssystemet Visma Net, ett system som vi själva arbetar med, få representera det moderna affärssystemet.
Innan vi går in på de specifika stegen i kundorderflödet är det värt att adressera övergripande skillnader mellan Visma Administration och Visma Net. Det senare är ett molnbaserat system som har mer kraftfull funktionalitet för både ekonomi och logistik än vad Visma Administration erbjuder. Visma Net är byggt för att kunna automatisera bort manuella arbetsmoment. Faktiskt finns över 170 olika rutiner som kan automatiseras i systemet. I varje steg i flödet finns det moment som kan automatiseras, vilket ger väldiga möjligheter att effektivisera arbetet.
Från kundorder till lagerbokföring i ett modernt system
I den förra artikeln gick vi genom ett kundorderflöde i Visma Admin och vanliga utmaningar kring lagerhanteringen. Hur hanteras då Visma Admin-användarens upplevda brister i ett modernt system som Visma Net?
I diagrammet nedan kan se de begränsningar vi diskuterat i Visma Admin till vänster, och hur hanteringen skiljer sig åt i det moderna systemet till höger. Läs vidare för en mer detaljerad jämförelse av systemen kring de punkter vi diskuterat.
Kundorder
Ett av problemen som upplevs i Visma Admin är att det är svårt att hålla koll på restordrers. Eftersom en restorder får nytt ordernummer är det svårt att koppla till ursprunglig order, särskilt om du har många orders och restorders. Det här är inte ett problem överhuvudtaget i ett modernt system som Visma Net. Du som användare behövern inte själv koppla ihop restorders och tillhörande fakturor till orginalordern. Systemet sköter det per automatik. I Visma Net behåller dessutom restordern det ursprungliga ordernumret. Vid restorder skapas en separat plocklista för varje utleverans och fakturering. Spårbarheten är bra då att är samlat under samma ordernummer. Du kan även välja om du vill delfakturera eller inte. Vanligtvis skapas en faktura för varje plocklista.
I Visma Net kan du till skillnad från Visma Administration använda flera artikelnummer, exempelvis kundens eller leverantörens.
Beställning
I Visma Administration kan man vid beställning från kundorder endast beställa från huvudleverantören för varje produkt. Det här är inget problem i Visma Net. I Visma Net finns det också en huvudleverantör (standardleverantör), men det går att avvika från detta i en beställning. Det gör att du som användare kan välja den leverantör som exempelvis erbjuder bäst pris.
Liksom i Visma Administration kan du generera inköpsförslag. Visma Net tar hänsyn till eventuella beställningspunkter som är satta. Processen är smidig i Visma Net och du har stora möjligheter att effektivisera arbetsflödet. Liksom i Visma Administration kommer beställningspunkter inte tas hänsyn till när du beställer direkt från en order utan det antalet som behövs för den specifika ordern beställs. I många fall används dropship, så de beställda artiklarna skickas direkt från leverantör till slutkund.
Inleverans
Liksom i Visma Admin behöver du även i andra affärssystem uppdatera prislistan vid prisförändringar. Det räcker inte att enbart ändra priset för en specifik leverans. I Visma Net kan prisuppdateringar ändå hanteras utan problem. Vi på WH Group erbjuder utbildning och lathundar för hur arbetssättet är uppbyggt i systemet så att våra kunder vet hur en prisuppdatering ska gå till på ett smidigt och enkelt sätt.
I Visma Net finns funktionalitet som gör hanteringen av inleverans och leverantörsfakturor mycket snabbare och smidigare än i Visma Administration. Ett exempel på det är ordermatchning, en ofantligt tidsbesparande hjälp där leverantörsfaktura och inköp matchas automatiskt.
Lagerbokföring
När det kommer till lagerbokföringen blir övergången till ett modernt system som Visma Net närmast revolutionerande. I det nya systemet får du en sömlös koppling mellan lagret och huvudboken.
Som användare av Visma Administration har du aldrig fullständig koll på lagervärdet eftersom lagerbokföringen inte uppdateras automatiskt. Dessutom behöver du skriva ut lagerförändringsjournalen för att uppdatera bokföringen. Att skriva ut journalen är i sig ofta både tidskrävande och en administrativ huvudvärk. Användare upplever att det ofta blir fel och orsaken till felen är svåra att spåra.
Alla de här problemen försvinner i ett modernt system, där lagertransaktioner bokförs automatiskt direkt när de sker. Du har alltid tillgång till korrekt och uppdaterat lagervärde. Vårt exempelsystem Visma Net har en utmärkt koppling mellan huvudbok och logistik. Det är enkelt att följa lagertransaktioner i huvudboken och du har en mycket god spårbarhet i systemet.
Låt affärssystemet göra jobbet åt dig
Visma Net som vi använt som exempel är ett kraftfullt verktyg för att automatisera och optimera arbetsprocesser inom både ekonomi och logistik.
Det går att sätta upp tidsbesparande automatiseringar i varje steg i kundorderflödet. När vi på WH Group hjälper kunder sätta upp ett nytt affärssystem automatiserar vi stora delar av orderflödet. Exempelvis:
- Skicka plocklista
- Fakturera kund
- Skicka faktura
- Bokföra faktura och lagertransaktioner
Utöver automatiseringsmöjligheter har Visma Net även bestämda arbetsflöden för hur vissa processer ska utföras. Exempelvis för att uppdatera priser, generera inköpsförslag och generera order. Genom att följa arbetsflödena blir processen enklare.
Sammantaget kommer arbetsdagen troligtvis se väldigt annorlunda ut för dig och dina medarbetare efter ett byte till Visma Net. Den högre nivån av funktionalitet i Visma Net, möjligheten till automatisering och smidiga arbetsprocesser gör att ni kommer jobba på ett helt nytt sätt i det nya systemet jämfört med hur ni jobbar i Visma Administration. Många tidsödande moment som ni ägnar tid till idag kommer helt försvinna och ersättas av effektivare arbetssätt.
