Ett affärssystem kan inte lösa alla utmaningar din verksamhet har, men ett system som är väl anpassat för företagets behov är en bra början. Ett affärssystem kan antingen vara en katalysator för tillväxt eller en bromskloss. När du upphandlar ett nytt system är det viktigt att utgå från verksamhetens mål och behov för att hitta ett system som hjälper till att skapa kraft framåt.5 områden ditt affärssystem behöver leverera på
Vad ska du kräva av ditt affärssystem?
Oavsett hur din kravlista på ett nytt affärssystem kommer se ut, så anser vi på WH Group att det finns några grundläggande krav att ta med. Fundera över hur din situation ser ut och se till att ha dessa punkter med när du pratar med systemleverantörer.
1. Uppföljningsmodell
Ditt affärssystem behöver kunna stödja den uppföljningsmodell du vill ha. Det ska vara ett grundkrav. Systemet ska ge möjlighet att samla in, strukturera och analysera rätt information utifrån hur ni faktiskt styr verksamheten. Vill du följa upp verksamheten på projekt, marknader, affärsområden eller rullande 12 månader? Då ska du kunna göra det utan att behöva exportera till Excel eller bygga egna lösningar vid sidan av.
2. Systemets roadmap
Det är viktigt att leverantören för systemet har en framtidssäker roadmap och har musklerna att hänga med i utvecklingen. Tekniken förändras snabbt och det kommer hela tiden nya krav och regelverk. Systemet ska vara relevant både idag och imorgon.Fråga hur leverantören jobbar med produktutveckling. Vad ligger planerat? Hur ofta sker uppdateringar? Hur ser balansen ut mellan ny funktionalitet och underhåll av befintligt?
3. API
Det ska vara självklart, men ändå: Ett starkt API är ett måste. Idag ska du inte behöva manuellt mata in kunder, ordrar eller fakturor mellan olika system. Det är inte bara ineffektivt, det skapar risk för fel och frustrerade medarbetare.
Ett modernt affärssystem ska kunna fungera som en del av ett ekosystem, inte som en isolerad ö. Du ska kunna koppla på logistiklösningar, e-handelsplattformar, BI-verktyg, CRM och allt däremellan, utan specialanpassade integrationer eller manuella workaround-lösningar.
4. IT-säkerhet
I en tid där affärskritisk information hanteras digitalt är det avgörande att affärssystemet har en god IT-säkerhetstrategi. Det innebär att systemet bör ha tydliga och dokumenterade rutiner. Fråga leverantören av systemet hur de hanterar IT-säkerhet och säkerhet i molnet.
5. Avvikelsehantering
Kanske det allra viktigaste: i ett modernt affärssystem du ska kunna förflytta användaren från inmatning och rutinmässiga uppgifter till avvikelsehantering. Låt människor jobba med kvalificerade uppgifter istället för manuellt arbete.
Våra bästa råd till dig som ska byta affärssystem
Här är några konkreta råd som hjälper er att skapa rätt förutsättningar när det är dags att byta affärssystem:
-
Börja med att kartlägg era befintliga processer.
-
Sätt mål och krav. Vad ska systemstödet bidra med?
-
Undersök möjligheterna med er nuvarande systemleverantör eller partner.
- Går det ni vill inte att lösa i befintlig miljö – dags att utvärdera nya system
När ni först gör jobbet internt får ni ett bättre beslutsunderlag att gå vidare med. Vill ni diskutera hur det ser ut hos er? Hör gärna av er. Vi lyssnar gärna.
Vill du ha hjälp att utforska nästa steg?
Vill du diskutera er specifika situation och få rådgivning kring hur ni kan modernisera arbetet på ekonomiavdelningen? Boka gärna ett kort möte med oss, så går vi igenom vilka möjligheter som finns för just er.