De vanligaste misstagen när företag ska byta eller välja affärssystem är att utgå från hur verksamheten arbetar idag istället för att passa på att modernisera arbetssätten, att fokusera för mycket på priset och jämföra funktioner utan att se djupet i lösningen. Det är också vanligt att tveka att ställa de frågor som behövs för att förstå systemens verkliga möjligheter. Genom att utvärdera både verksamhetens framtida behov och leverantörens långsiktiga utveckling blir det lättare att välja ett affärssystem som kan stödja verksamheten under många år framöver.
Att investera i ett nytt affärssystem är inget företag gör särskilt ofta, men vilket system man väljer får stora konsekvenser om beslutet blir fel. Som VD eller CFO byter man kanske inte affärssystem så ofta. Under tiden hinner både verksamheten och tekniken utvecklas. Det gör det svårare att veta vilka frågor som är viktigast att ställa och vad som faktiskt skiljer olika lösningar åt.
I den här artikeln går vi igenom några av de vanligaste misstagen företag gör när de ska byta eller välja affärssystem. Genom att undvika dem ökar chanserna att välja en lösning som inte bara möter dagens behov, utan också ger verksamheten rätt förutsättningar att utvecklas över tid.
Köper ni samma system igen, fast i ny förpackning?
Ett vanligt misstag när företag ska välja ett nytt affärssystem är att utgå från den nuvarande lösningen och efterfråga samma funktioner, fast i en modernare version. Risken är då att det nya systemet bara blir en ersättare för det gamla, i stället för en möjlighet att utveckla verksamheten.
Ett systembyte är ett bra tillfälle att lyfta blicken. Hur kan ett nytt affärssystem hjälpa er att arbeta smartare? Vilka processer kan förenklas eller automatiseras? Hur kan systemet skapa bättre förutsättningar för tillväxt, effektivitet och nya affärsmöjligheter?
Det här misstaget uppstår ofta därför att utvecklingen har gått snabbt. Moderna affärssystem erbjuder betydligt fler möjligheter än för bara några år sedan, och det är lätt att efterfråga det man redan känner till snarare än det som faktiskt skulle kunna skapa större värde.
Utmana därför både era egna arbetssätt och leverantörernas lösningar. Fråga inte bara hur systemet kan ersätta det ni har idag, utan också hur det kan hjälpa er att arbeta på nya och bättre sätt. Ny teknik skapar möjligheter, men den verkliga nyttan uppstår först när den används för att utveckla verksamheten.
För stort fokus på inköpspris kan leda till fel beslut
Det är naturligt att titta på priset när man ska investera i ett nytt affärssystem. Ingen vill betala för funktionalitet som inte kommer att användas. Men när det gäller en investering som ska stödja verksamheten under många år finns det en risk att ett alltför stort fokus på inköpspriset leder till fel beslut.
Två lösningar kan verka likvärdiga när du jämför dem första gången, men skillnaderna visar sig ofta först när verksamheten utvecklas. Ett billigare system kan fungera bra idag, men sakna den funktionalitet som behövs när företaget växer eller verksamheten blir mer komplex. Det kan exempelvis handla om stöd för flera bolag, flera valutor, fler lager eller mer avancerade ekonomiprocesser. Att behöva byta affärssystem igen några år senare blir nästan alltid betydligt dyrare än att från början välja en lösning som kan utvecklas tillsammans med verksamheten.
Tänk därför långsiktigt och bedöm värdet i lösningen, inte bara inköpspriset. Ett affärssystem ska inte bara möta dagens behov, utan även ge stöd när verksamheten förändras och utvecklas.
Är funktionaliteten tillräckligt avancerad för era behov?
Det kan vara svårt att skilja olika affärssystem åt. Om du frågar leverantörerna om systemet kan hantera lagerplatser, kostnadsställen eller projekt kommer de flesta sannolikt att svara ja.
Det som skiljer systemen åt är sällan om en funktion finns eller inte. Den verkliga skillnaden ligger i funktionalitetens djup. Hur väl kan lösningen möta verksamhetens behov, både idag och i framtiden?
En enklare ekonomilösning kan exempelvis hantera kostnadsställen, men kanske bara ett begränsat antal. Ett mer avancerat affärssystem kan hantera betydligt fler dimensioner och ge möjlighet att följa upp verksamheten utifrån exempelvis projekt, anställda, produkter, försäljningskanaler eller andra affärskritiska perspektiv.
Samma sak gäller lagerhantering. Ett enklare system kan fungera utmärkt för ett lager, men vad händer när verksamheten växer och ni öppnar fler lager eller behöver dela upp lagret i olika zoner? Ett mer avancerat affärssystem, som exempelvis Visma Net, kan hantera flera lagerplatser och mer komplexa lagerstrukturer utan att verksamheten behöver anpassa sig efter systemets begränsningar.
När du jämför olika affärssystem, nöj dig därför inte med att fråga om en funktion finns. Ta reda på hur långt funktionaliteten faktiskt räcker och hur väl den kan stödja verksamheten, både idag och när företaget utvecklas.
Våga utmana leverantörerna och ställ frågor
Det har hänt mycket med affärssystem under de senaste åren och utvecklingen går otroligt snabbt. Moderna lösningar erbjuder betydligt fler möjligheter än tidigare, och det är helt naturligt att inte känna till alla funktioner eller förstå hur de kan användas i den egna verksamheten.
Just därför är det viktigt att ställa frågor. En seriös leverantör ska kunna förklara hur lösningen fungerar, vilka möjligheter den erbjuder och hur den passar olika typer av verksamheter. Den ska också kunna beskriva eventuella begränsningar och hjälpa dig att förstå vilka funktioner som faktiskt skapar värde för just ditt företag.
Ju bättre frågor du ställer, desto bättre beslutsunderlag får du. Det gör det också enklare att jämföra olika lösningar och välja det affärssystem som passar verksamheten bäst.
Hänger systemleverantören med i den tekniska utvecklingen?
När man byter affärssystem investerar man inte bara i den funktionalitet som finns idag. Man väljer också en leverantör som ska utveckla lösningen under många år framöver.
Därför är det viktigt att inte enbart utvärdera hur systemet ser ut idag, utan också hur det kommer att utvecklas i framtiden.
Hur ser leverantörens roadmap ut? Hur ofta kommer nya versioner och förbättringar? Hur arbetar leverantören med ny teknik, säkerhet och förändrade regelverk? Finns det en tydlig strategi för att fortsätta utveckla produkten i takt med kundernas behov?
Teknikutvecklingen går snabbt och kraven på affärssystem förändras kontinuerligt. Funktioner som idag kan upplevas som mindre viktiga kan vara avgörande om några år. Därför är det klokt att välja en lösning som inte bara möter dagens behov, utan som också har förutsättningar att möta morgondagens.
Ett affärssystem är en långsiktig investering. Välj därför en lösning och en leverantör som har förmågan att utvecklas tillsammans med din verksamhet.
Lyckas med valet av affärssystem
Att välja affärssystem handlar om betydligt mer än att jämföra funktioner och priser. De bästa besluten fattas när verksamhetens långsiktiga behov får styra utvärderingen.
Genom att undvika de vanligaste misstagen, utmana invanda arbetssätt, jämföra funktionalitet på djupet, våga ställa frågor och ta hänsyn till den tekniska utvecklingen blir det lättare att välja en lösning som skapar värde under många år framöver.
Ett affärssystem ska stödja verksamheten under många år. Därför är det värt att lägga tid på att ställa rätt frågor innan beslutet fattas. Har du frågor inför ett kommande systembyte eller vill diskutera vilken lösning som passar din verksamhet hjälper vi gärna till med råd och vägledning. Läs mer om affärssystemen vi arbetar med och kontakta oss för rådgivning
