Fler kunder, ökad försäljning och större marknadsandelar är ofta ett tecken på att verksamheten utvecklas i rätt riktning. Samtidigt innebär tillväxt också nya utmaningar. När ordervolymerna ökar, sortimentet blir större och verksamheten blir mer komplex räcker inte alltid arbetssätt och system som fungerade tidigare. Det som en gång var effektiva processer kan med tiden skapa mer administration, fler manuella arbetsmoment och sämre överblick.
Men det behöver inte vara så. Företag som lyckas kombinera tillväxt med lönsamhet har ofta hittat sätt att skapa bättre kontroll, effektivare processer och mer sammanhängande informationsflöden.
I den här artikeln tittar vi närmare på varför administrationen ofta ökar i takt med tillväxten – och vad framgångsrika företag gör för att undvika det. Vi delar också en guide och checklista från Visma Software Nordic med insikter från företag som skalat upp .
Varför leder tillväxt ofta till mer administration?
Tillväxt leder ofta till mer administration eftersom arbetssätt och system som fungerade bra i en mindre verksamhet blir svårare att hantera när volymerna ökar.
För många företag sker förändringen gradvis. Arbetsmoment som tidigare tog några minuter tar längre tid, fler personer blir involverade i processerna och mer tid går åt till administration istället för aktiviteter som driver verksamheten framåt.
Vanliga tecken är att:
- Fler arbetsmoment kräver manuell hantering
- Rapportering och uppföljning tar längre tid
- Information behöver kontrolleras oftare
- Det blir svårare att få en samlad bild av verksamheten
- Processer som tidigare fungerat bra börjar skapa flaskhalsar
En vanlig utmaning att informationen inte finns samlad på ett sätt som stödjer den fortsatta tillväxten.
Därför blir separata system för ekonomi och lager en bromskloss för växande företag
När information finns på flera ställen blir det svårare att få en samlad bild av verksamheten. I takt med att företaget växer växer det ofta fram Excel-filer, manuella rutiner och speciallösningar för att kompensera för brister i processer och systemstöd.
Det fungerar ofta under en period, men med tiden blir det svårare att hålla ihop verksamheten. Problemet är sällan att systemen i sig är dåliga, utan oftast att informationen är utspridd på flera ställen och i flera system som inte pratar med varandra tillräckligt bra. Det är inte ovanligt att börja med ett system för bokföringen och ett annat för att hantera lagret. Utmaningen uppstår när verksamheten växer och kraven förändras. Det som tidigare var tillräckligt börjar skapa friktion i vardagen.
För företag som vill fortsätta växa lönsamt handlar nästa steg därför ofta om att skapa mer sammanhängande processer och bättre informationsflöden. Det är också något som återkommer hos många av de företag som lyckats kombinera tillväxt med kontroll. En nyckel blir att samla ekonomi, lager och orderhantering på samma plats.
Vad kännetecknar företag som lyckas skala upp utan växtvärk?
Företag som lyckas växa utan att administrationen ökar i samma takt har ofta några saker gemensamt: de arbetar i mer sammanhängande processer, de minskar beroendet av manuella arbetsmoment och de har bättre kontroll över verksamhetens data och flöden.
Vanliga framgångsfaktorer:
- Samla ekonomi, lager och orderhantering i samma flöde för att minska dubbelarbete och skapa bättre överblick över verksamheten.
- Minska administrationen genom smartare processer så att ökade ordervolymer inte automatiskt leder till mer manuellt arbete.
- Fatta beslut baserat på aktuell information istället för manuella sammanställningar och data från flera olika system.
- Skapa bättre kontroll över lager och leveranser för att minska fel, förbättra leveransprecisionen och möta kundernas förväntningar.
- Bygga en verksamhet som klarar nästa tillväxtfas genom arbetssätt och systemstöd som kan hantera ökade volymer över tid.
Guide: insikter från handels- och grossistföretag
Ta del av erfarenheter från handels- och grossistföretag som lyckats kombinera tillväxt med kontroll. Denna guide från Visma ger dig insikter från branschens främsta beslutsfattare och en konkret checklista du kan använda för att bedöma om ditt företag har rätt förutsättningar för att fortsätta växa.
Innehåll
- Koppla ihop ekonomi och logistik – på riktigt
- Automatisera processerna för effektiv skalbarhet
- Så fattar du beslut i realtid
- Kontroll på lagret för bättre kundupplevelse
- Skapa en skalbar infrastruktur för tillväxt
- Checklista: Har ni förutsättningar för tillväxt?
Fyll i formuläret för att ladda hem guiden.
Så skapade Scandtap bättre kontroll i takt med att verksamheten växte
Scandtap är en snabbväxande tillverkare av designkranar och duschar med verksamhet på flera marknader. I takt med att företaget växte ökade också kraven på effektiva processer och bättre kontroll över verksamheten.
För att kunna fortsätta utvecklas behövde Scandtap samla viktiga delar av verksamheten i ett gemensamt systemstöd. Målet var att skapa bättre överblick, minska manuellt arbete och få tillgång till den information som behövdes för att fatta snabbare och bättre beslut.
Genom att implementera affärssystemet Visma Net med hjälp av WH Group fick Scandtap ett affärssystem där ekonomi, logistik och verksamhetsuppföljning kunde hanteras i samma plattform. Resultatet blev bättre kontroll över verksamheten och en lösning som kunde stödja företagets fortsatta tillväxt.
Hur kan Visma Net hjälpa företag att växa utan att administrationen ökar?
Visma Net kan hjälpa företag att växa utan att administrationen ökar genom att samla ekonomi, lager och orderhantering i samma system, automatisera centrala processer och ge stöd för ökade volymer och högre komplexitet.
WH Group är certifierad Visma Net-partner och hjälper företag att effektivisera sin verksamhet och skapa bättre förutsättningar för tillväxt. En anledning till att vi ofta rekommenderar Visma Net till växande handels- och grossistföretag är att ekonomi, lager och orderhantering hanteras i samma system. Systemet är utvecklat för att kunna hantera ökad komplexitet, automatisera och effektivisera både ekonomi- och logistikprocesser, och växa i takt med verksamheten. Det gör Visma Net till ett intressant alternativ för företag som har vuxit ur sina befintliga arbetssätt eller system och behöver bättre stöd för fortsatt tillväxt.
Tveka inte att höra av dig till oss på WH Group om du vill veta mer om vilka utmaningar Visma Net skulle kunna lösa för din verksamhet,
Vanliga frågor om tillväxt, administration och affärssystem
Vad ska man tänka på för att kunna skala upp utan att lägga till mer administration?
Fokusera på att effektivisera processer och minska manuella arbetsmoment. När information flödar mellan ekonomi, lager, inköp och försäljning minskar behovet av administration även när verksamheten växer.
Hur kan handelsföretag hantera fler order utan att öka bemanningen?
Genom att automatisera återkommande arbetsmoment, minska manuella rutiner och skapa effektivare flöden mellan order, lager, inköp och ekonomi.
Varför kan ökad omsättning skapa mer administration?
Det beror ofta på att processer och system inte utvecklas i samma takt som verksamheten. Fler kunder och order leder då till fler manuella arbetsmoment, kontroller och avstämningar.
Hur förbättrar man kontrollen över lager, order och ekonomi?
Genom att samla information i sammanhängande processer och minska beroendet av manuella sammanställningar. Det gör det enklare att följa verksamheten i realtid och fatta beslut baserat på aktuell information.
Vilka nackdelar finns med att ha flera system som inte pratar med varandra?
När information finns utspridd i flera system som inte har väl fungerande integration ökar risken för dubbelarbete, fel och tidskrävande administration. Det gör att mer resurser går till interna processer istället för värdeskapande aktiviteter.
Hur vet man när administrationen börjar bli ett hinder för fortsatt tillväxt?
Vanliga tecken är att rapportering tar längre tid, medarbetare blir beroende av Excel-filer, information behöver kontrolleras på flera ställen och allt fler arbetsmoment hanteras manuellt.
Hur prioriterar man vilka processer som bör automatiseras först i ett växande företag?
Processer som hanterar stora volymer och återkommande arbetsmoment ger ofta störst effekt. Exempel är orderhantering, fakturaflöden, rapportering och lagerrelaterade processer.