Så förbereder ni er inför ett systembyte

Att byta affärssystem kan kännas utmanande, men med goda förberedelser kan du och din organisation hjälpa till att göra processen så snabb och smidig som möjligt. Här går vi genom hur ni förbereder er inför projektet och för den förändringsresa ett nytt affärssystem innebär.

1. Dokumentera befintliga system och processer

En viktig förberedelse är att samla information om era befintliga system och arbetsprocesser. Se till att det finns dokumentation både om ert nuvarande affärssystem och om andra kringliggande system ni använder idag. Har ni separata system för exempelvis lön, projekt, tid, utlägg eller produktion så behöver det finnas dokumenterat. Ta gärna fram en översiktlig systemkarta om en sådan inte redan finns.

Sammanfatta hur er verksamhet fungerar och vilka era affärskritiska processer är. Vilka produkter/tjänster erbjuder ni? Har ni verksamhet i flera länder? Dokumentera eventuella arbetsprocesser som kräver specialanpassning, dvs där något behöver ske på ett specifikt sätt eller följa ett specifikt regelverk.

2. Sätt tydliga mål för projektet

Var noggrann med att sätta tydliga mål för projektet som ni är överens om på företaget. Ju tydligare ni är med vad ni vill uppnå med ert nya affärssystem, desto smidigare kommer projektet gå.

Sammanställ era krav och era mål för vad systembytet ska resultera i och prioritera gärna de olika kraven. Det kan handla om vilka affärsprocesser ni har och var de kan effektiviseras, vilka begränsningar ni upplever med er nuvarande lösning, eller förändringar i verksamheten ni behöver stöd för. Beskriv anledningen till att ni vill byta system, vilka hinder ni upplever med befintliga system, och hur era utmaningar ser ut. Notera gärna också vad fungerar bra med ert nuvarande system.

Tänk också på vart ni är på väg. Hur ser era behov ut på längre sikt? Med tiden brukar verksamheter bli mer komplexa och omfatta fler processer. Ert nya system ska kunna möta upp förändringar som sker i verksamheten och när världen omkring er förändras och nya behov uppstår.

3. Förankra systembytet i organisationen

Att byta affärssystem innebär en förändring för hela verksamheten. Det är viktigt att du som beställare är beredd på den omställningen och förankrar den i verksamheten. Kommunicera syftet med systembytet och de långsiktiga resultaten för att skapa en positiv inställning i hela organisationen.

Alla är inte bekväma med förändring, och ibland kan det medarbetare känna motstånd mot förändringen. Var tydlig med fördelarna med det nya arbetssättet, involvera medarbetarna i projektet och besvara deras frågor och funderingar.

4. Sätt ihop en effektiv projektgrupp

Vi rekommenderar att ni utser en egen projektledare som driver projektet från er sida. Tänk på att inkludera personer i projektgruppen som vet hur verksamheten fungerar och som kommer att jobba i systemet när det är implementerat. Det är också angeläget att det finns personer i projektgruppen som har mandat att fatta beslut.

Vi rekommenderar också att täcka upp så det finns flera personer som är insatta i arbetet ifall någon skulle bli sjuk eller falla bort av någon annan anledning.

5. Avsätt tillräckligt med tid för projektarbetet

Att byta affärssystem kräver en del av er som beställare, framförallt i tid och förberedelser. Förbered organisationen på att projektet kommer att ta tid i anspråk och att det kommer påverka det dagliga arbetet. För att projektet ska kunna genomföras på utsatt tid behöver de som ska delta i projektet tillräckligt med tid avsatt för att utföra projektarbetet. Se projektet som en del av ert vanliga arbete och planera in det i kalendern. En god tumregel är att är att se på hur många timmar projektet estimerats till. Ni bör räkna med att sätta av motsvarande hälften av dessa timmar för ert arbete i projektet.

Det kan även krävas en viss omställning när det nya systemet börjar användas i det dagliga arbetet. Ge användarna tid att sätta sig in i och vänja sig vid systemet och nya arbetssätt.

Med de här förberedelserna kommer ni få en bra start i projektarbetet och kunna komma snabbare framåt och se resultat,  Diskutera gärna med din säljkontakt eller konsulterna som kommer arbeta i ditt projekt om det behövs några andra specifika förberedelser inför ditt systembyte.