Hur går man tillväga för säkerställa ett lyckat affärssystembyte? En viktig förutsättning för att kunna utvärdera och välja system och leverantörer är att veta vilken förändring i verksamheten systembytet ska leda till. Resan mot ett nytt system börjar med att ni sätter er ned och formulerar vad det är ni vill uppnå med systembytet.

1. Sätt mål för systembytet

Börja med att sätta tydliga mål för affärssystembytet. Diskutera igenom företagets behov, kom överens om vad ni vill uppnå med ert nya affärssystem, och beskriv anledningarna till att ni vill byta system. Ju tydligare ni är med era mål, desto smidigare kommer projektet gå.

Sammanställ era krav och era mål för systembytet.
Den här sammanställningen kan till exempel handla om hur ni kan effektivisera era affärsprocesser; vilka begränsningar ni upplever med er nuvarande lösning; eller vilka förändringar i verksamheten ni vill kunna genomföra.

Vilka utmaningar står ni inför?
Vill ni främst kunna effektivisera era nuvarande processer, eller vill ni utveckla er verksamhet och dess affärsmöjligheter? Vad behöver ni för att kunna möta de här utmaningarna?

Hur ser era behov ut på lång sikt?
När ni växer dyker det i regel upp fler processer och nya krav. Vilka förändringar räknar ni med att genomgå? Vad vill ni att ert nya system ska kunna klara av i framtiden?

2. Gör en nulägesanalys

För att kunna genomföra förändring och förbättringar i system och processer är det viktigt att först dokumentera er nuvarande situation. Gör en nulägesanalys där ni går genom hur er systemkarta ser ut idag, hur ni arbetar och vad som borde kunna fungera bättre. Den överblicken gör det lättare för er att se vad som krävs för att kunna uppnå den önskade förbättringen. Tänk på följande när ni gör er nulägesanalys:

• Hur ser er systemkarta ut i dagsläget? Vilka system har ni och vad hanterar de? Titta inte endast på affärssystemet utan även på eventuella försystem, verksamhetssystem och integrationer. Samla information om de system som ni använder för fakturering, redovisning, order, lager och andra viktiga affärsprocesser.

• Vilka processer och integrationer hänger ihop i systemkartan och är beroende av varandra?

• Vad fungerar bra i er nuvarande situation, och vad fungerar dåligt? Var finns bristerna och hur påverkar de er verksamhet? Vilka processer kan effektiviseras med ett nytt affärssystem?

3. Kravinsamling

En kravinsamling formulerar det som ert nya affärssystem ska innehålla och vad det ska kunna göra. Det är en mycket viktig del av arbetet med att välja nytt affärssystem eftersom det blir det underlag som ni sen använder när ni börjar prata med de potentiella leverantörerna. För att kunna skapa en så detaljerad kravinsamling som möjligt bör den ta upp:

• Vilka processer som är viktigast för er verksamhet och er konkurrenskraft.

• De förbättringar som ni vill uppnå med det nya systemet. Exempelvis möjligheten att automatisera processer, ökad effektivitet, eller bättre beslutsunderlag.

• Behoven från alla era verksamhetsområden. Involvera representanter från de olika funktionerna inom er verksamhet, för att få en så omfattande och precis kravinsamling som möjligt.

• Vilken typ av leveransmodell ni vill ha. Exempelvis om det är viktigt att det nya systemet är molnbaserat. Här kan du läsa mer om vad som skiljer de olika leveransmodellerna.

Prioritera kraven i er sammanställning. Vissa av dem är måsten medan andra är mer bra att ha. Om ni rankar dem efter hur väsentliga de är, blir det också lättare att jämföra och bedöma era alternativ när ni inleder samtalen med potentiella leverantörer.

Innan ni påbörjar arbetet med att leta efter den lösning som passar bäst, behöver ni bestämma vilken strategi för affärssystemet som är lämpligast för just er verksamhet. Den strategin baseras huvudsakligen på vilka processer affärssystemet ska hantera. När ni har en klar strategi för hur ni ska arbeta med systemet blir det lättare att utvärdera olika lösningar. Samtidigt blir det enklare att förklara era behov i samtal med leverantörerna. 

Är det ni eller systemet som behöver anpassas? 

Är det enklare för er att anpassa er efter ett standardiserat system? Eller är det viktigare att systemet kan anpassas efter era processer? Börja med att se över om ni har processer som kräver specialanpassning. En princip är att låta grundläggande processer som till exempel bokföring vara standardiserade, medan de processer som är affärskritiska – och där ni är konkurrensutsatta – vinner på att anpassas. Till exempel processer för lagerhantering, tillverkning eller e-handel. Där är det oftast bättre att anpassa affärssystemet efter processerna, eller låta ett specialiserat försystem hantera dem. 

Ska ni använda specialiserade försystem? 

Vilka processer ska affärssystemet ta hand om, och vilka processer är det bättre att låta ett specialiserat försystem hantera? Istället för att låta affärssystemet hantera allt är det vanligt att använda en Best of Breed- eller modulär strategi. Med andra ord fungerar affärssystemet som en central motor och integrerar mot andra system som är specialiserade för att hantera vissa specifika funktioner eller processer. Om till exempel lagerprocesserna är affärskritiska för er kan det vara bättre om de hanteras i ett specialsystem byggt för just det. All lagerdata finns då i affärssystemet, medan lagerprocessen hanteras i ett lageroptimeringsprogram som är integrerat med affärssystemet. 

Hur ser er framtid ut? 

Tänk på vart ni är på väg, men också hur er verksamhet kommer att växa och förändras. Många företag väljer till att börja med en enklare lösning som främst kan hantera standardiserade processer. Men när företaget sen växer – och får fler och mer komplexa processer – klarar den lösningen inte av att anpassas efter de nya förutsättningarna. Tänk efter vad din verksamhet behöver på sikt, för att kunna utvecklas, möta förändringar och nå nya mål. 

Känner du dig osäker på vad som är bäst för just din verksamhet? I artikeln ”Vill du ha ett standardsystem?” kan du läsa mer om de olika för- och nackdelarna med standardiserad funktionalitet respektive specialanpassningar. 

När ni vet vad era mål med det nya affärssystemet är, samt med strategin för hur ni tänker arbeta med det, är nästa steg att dokumentera era krav och behov. Det ger er en kravspecifikation som ni kan använda som underlag när ni kontaktar leverantörer och utvärderar olika system. Ju bättre förberedda ni är, desto enklare blir den processen. En tydlig kravspecifikation förebygger också eventuella tvetydigheter kring leverantörsavtal och vad systemet ska kunna leverera.

Tänk på det här när ni sammanställer er kravspecifikation

1. Var noggrann och tydlig.
Ta gärna med detaljer, men håll informationen i kravspecifikationen på en lagom nivå. Det är inte lätt att hitta en bra balans, kontakta oss gärna om du vill bolla kring detta!

2. Fokusera på era behov framför lösningar 
Var tydlig med era behov och vad ni vill att det nya systemet ska kunna göra för er, men låt leverantörerna föreslå hur era krav och behov bäst kan realiseras med hjälp av deras lösning. Berätta vad ni behöver och ge leverantörerna möjligheten att berätta hur det kan gå till. 

Det verkliga värdet i ett affärssystem ligger inte i prislappen eller hur många avancerade finesser det har. Värdet ligger i hur väl systemet möter era behov och krav – både i dag och i framtiden. 

3. Vilken funktionalitet?
Tänk efter vilka funktioner det är som verkligen kan skapa mervärde och effektivisera din verksamhet.  Vill du veta mer om vilka olika funktioner som kan vara viktiga kan du läsa artikeln ”Så utvärderar du vilka funktioner du behöver i ditt affärssystem”. 

Gratis arbetsmall för kravspec

Ladda gärna ned vår arbetsmall för att få ett bra underlag till er kravspecifikation. Där har vi samlat frågor som gör det lättare för dig att formulera era nuvarande och framtida behov. Vill du diskutera eller ha hjälp? Varmt välkommen att boka ett möte med oss!

Nästa steg mot byte till ett affärssystem som kan hjälpa er verksamhet att växa, är att välja ut några lämpliga system som matchar era krav och behov, och sedan jämföra dem sinsemellan. Det tar er vidare till att kontakta leverantörer eller företag som arbetar med att implementera systemet för en djupare utvärdering.  

Att börja leta efter passande lösningar kan dock kännas som en svår uppgift. Det finns ett sort antal leverantörer av affärssystem på den svenska marknaden. Många av lösningarna har liknande beskrivningar även om de i praktiken skiljer sig åt. Det kan också vara svårt att förstå prisskillnaderna och vad som ligger bakom dem. För att ni ska kunna veta var ni ska börja leta är det viktigt att förstå vad som skiljer de olika systemen åt, och vilka verksamheter de är riktade emot. 

1. Välj rätt segment av affärssystem

Till att börja med riktar olika affärssystem i regel in sig på olika typer av företag, som små nystartade företag, stora globala bolag eller specifika branscher. För att kunna jämföra affärssystem behöver du först undersöka vilken eller vilka segment av affärssystem som passar ditt företag. Vi skiljer på tre övergripande segment, eller nivåer, av affärssystem:

• Mikro: Lämplig för nystartade eller mindre företag som klarar sig med en enkel ekonomimodell för standardiserade processer. Till exempel för att hantera leverantörsfakturor och utgående fakturor. De här systemen är enkla att komma igång med och att arbeta i, men de har en begränsad funktionalitet och klarar sällan av andra processer än rena ekonomiprocesser. 

• SMB (Small to Midsize Business): Lämplig för växande företag med fler processer och större behov av flexibilitet. Till exempel om ni behöver en djupare ekonomisk funktionalitet för att kunna möta ökade krav på uppföljning. Denna nivå är för dig som säljer produkter eller tjänster och behöver kunna hantera logistik för artiklar. Det passar även dig som behöver integrationer till exempelvis verksamhetssystem eller en webbshop, om du är aktiv i flera länder och på flera marknader och behöver en lösning som klarar av valutahantering. Du har helt enkelt fler processer och är på en nivå där det behövs mer stöd. Här behöver du ett affärssystem med mer funktionalitet och flexibilitet.

• Enterprise: För stora bolag med en global verksamhet som i grund och botten har samma behov som SMB, men i en mycket större skala på grund av hög komplexitet, stora transaktionsmängder och ett behov av anpassade processer. 

Vi på WH Group arbetar främst med kunder från längst ned i SMB-segmentet upp till de lägre nivåerna av Enterprise. Befinner din verksamhet sig i de segmenten är du varmt välkommen att kontakta oss för rådgivning och stöd.

Utöver storleksskillnaderna så finns det även branschspecifika system som är specialiserade på att möta särskilda behov inom en viss bransch. Till exempel de funktioner och affärsprocesser som krävs inom retail, ehandel, tillverkning, eller projekthantering.  

Tips! 

Se vårt inspelade webinar som handlar om att jämföra olika typer av affärssystem.

2. Välj några system att jämföra

När ni vet vilket segment av affärssystem det är som är aktuellt för just era behov, och har hittat ett antal system inom det segmentet, är det dags att ta kontakt med leverantörerna eller partnerföretag som implementerar systemen för att kunna utvärdera systemen vidare. Det gör ni enklast genom att skicka en RFI (Request For Information) till leverantörerna. Den förfrågan ska utgå från era förutsättningar och behov, så bifoga det material ni har arbetat fram i de tidigare stegen. Skicka även med ett frågeformulär där de olika leverantörerna kan svara på i vilken utsträckning deras system kan möta era behov.  

Tänk på att er förfrågan ska handla om era behov, inte om vilken lösning ni vill ha. Lämna utrymme för leverantörerna att visa vilka lösningar de har på era behov. Det kan visa sig att det finns fler möjligheter än de ni har tänkt på. 

När ni får in svaren från leverantörerna kan ni se hur väl de möter era krav och behov. Det kortar troligtvis ned er lista över lämpliga system så att ni kan jämföra de lösningarna med varandra. 

3. Leverantörer och partnerföretag

Vissa leverantörer av affärssystem arbetar tillsammans med implementationspartners. Det vill säga affärssystemkonsulter som implementerar systemen. Till exempel så är vi på WH Group partner till Visma Software där vi skapar ett företagsanpassat systemstöd baserat på Vismas lite större plattformar för SMB till Enterprise-segmenten.  

Kontakta gärna några olika partners som arbetar med systemen. Att välja rätt lösning handlar inte bara om att välja rätt affärssystem, utan även om att välja en partner som förstår era behov, och som kan implementera systemet så att det hjälper er på bästa möjliga sätt.

Vi på WH Group hjälper gärna till. Istället för att skicka en RFI kan ni också boka ett kort samtal med oss, så pekar vi er i rätt riktning.  

När ni har valt ut och fått kontakt med ett antal leverantörer eller systempartners som erbjuder lösningar som passar era behov och krav, är det dags att utvärdera dem. Det gör ni genom att skicka dem en anbudsförfrågan, en så kallad RFQ (Request For Quotation). Det leder er vidare till förslag, demos, diskussioner och offerter som pekar ut vilken lösning som är rätt för er. 

Anbudsförfrågan 

Att skicka en anbudsförfrågan till de leverantörer som möter era krav hjälper er att få mer information om den lösning de erbjuder, och samtidigt hur de jobbar med sina kunder. Det är bra om anbudsförfrågan är formulerad på ett sätt som leder till enhetliga svar från leverantörerna. Det gör det lättare att jämföra dem.

Ta gärna med det här i förfrågan: 

• En sammanfattning över varför ni vill byta system, och vad ni vill uppnå med bytet.

• En tidsram för när ni tänker välja system, samt när ni vill ha det implementerat. 

• Er kravspecifikation med prioriteringar. 

• Vad ni vill ha av leverantören. Exempelvis vilken typ av tjänster och support.  

• Vilka bedömningskriterier ni utgår från. 

• När ni senast vill ha svar på er förfrågan. 

Presentation och demo 

När ni har fått och utvärderat svaren från leverantörerna står ni troligtvis inför några få kandidater att gå vidare med. Då är nästa steg att bjuda in dem så att de får presentera och demonstrera sitt lösningsförslag. Under den presentationen är det viktigt att ni får höra att leverantören har förstått alla era nyckelkrav. Ge också leverantören utrymme att visa hur de tänker kring era krav och behov.  

Det kan behövas flera möten och diskussioner med leverantörerna för att ni ska känna att ni har fått de svar och insikter ni behöver. Låt den här processen ta den tid den behöver. Det är ett viktigt val som ska kännas helt rätt.  

Offerten

Efter leverantörernas presentationer vet ni troligtvis vilken eller vilka lösningar som är bäst för er. Då är det dags för en offertförfrågan.

Tolka offerten

Det som är viktigt att tänka på när ni går igenom offerten är:

• Att det finns en specifikation över exakt vad som ingår i offerten. Som grundpaket, tilläggsmoduler, utbildning (hur många timmar?) etc.

• Priser för hård- och mjukvara, implementering, årligt underhåll etc.

• Vad som ingår i support och underhåll. Ingår uppgraderingar? Löpande support?

• Vad som händer om ni vill skala upp eller ned lösningen. Hur går det till om ni vill lägga till moduler eller funktionalitet senare? Vad kostar det?

Saknar du något i offerten?

Det är viktigt att vara medveten om att om något inte uttryckligen står i  offerten så ingår det inte. Uppstår det frågor kring vad som ingår kommer leverantören hänvisa till offerten. Fråga därför exakt vad som är inkluderat i offerten utifrån allt det som ni har diskuterat.

Ta också reda på hur ni hanterar det som inte ingår och vad merkostnaden för det är. Exempel på sådant som det lätt uppstår oklarheter kring är projektledning, datakonvertering, eller tid för utbildning.

• Ställ frågor till leverantören för att förtydliga vad som ingår.
• Gör gärna en rimlighetsbedömning om tiden för utbildning och stöd i offerten räcker till för era behov.

Utvärdera systempartner

På samma sätt som ni behöver välja ett affärssystem som passar er verksamhet behöver ni också välja en leverantör och systempartner som är rätt för just er. Med systempartnern menar vi de som ska hjälpa er implementera systemet. Rätt företag kan förstå just era behov och komma med lösningar som fungerar för just er.

Vi på WH Group är systempartner till många olika kunder i varierande branscher. Enligt vår erfarenhet är det viktigt att ställa grundliga frågor för att utvärdera en ny samarbetspartner. I rutan nedan har vi samlat tips på frågor som är bra att ställa. 

Ni kan hitta flera viktiga frågor och saker att tänka på i vår artikel ”Välj inte bara affärssystem, välj systempartner”. 

Att välja och upphandla ett affärssystem är inte något vanligt inköp. Det kan gå många år mellan investeringarna vilket gör det svårt att hålla sig uppdaterad och påläst. Det kan leda till missar och fokus på fel saker. För hjälpa dig att tänka på rätt saker och att tänka på rätt sätt i den här processen har vi samlat våra bästa råd för hur du undviker vanliga misstag när du ska välja nytt affärssystem.

Här är några av de vanligaste misstagen företag gör:

Köper samma sak igen

Ett vanligt misstag är att titta på nuvarande lösning och efterfråga samma funktioner fast i en nyare förpackning. Då missar du viktiga vinster med att byta system. Bytet av affärssystem ska ge nya funktioner, bättre effektivitet och fler möjligheter att nå nya kunder och marknader. Det kan vara lätt som beställare att bara efterfråga det som du känner till. Utmana leverantörerna om hur deras lösningar kan förbättra och utveckla era nuvarande arbetssätt.

Låser sig vid prisbilden

Affärssystem är en långsiktig investering. Att välja ett billigare alternativ innebär ofta att du inte får den funktionalitet du verkligen behöver. Framför allt inte när du växer och behöver kunna hantera fler processer, som exempelvis olika valutor eller flera lagerplatser, och det billigare systemet inte klarar av det. Tänk långsiktigt och se värdet i hur systemlösningen stöttar er både i dag och i framtiden.

Endast ser till ytan 

Ett annat vanligt misstag är att inte utvärdera djupet i lösningen. Det kan vara svårt att skilja affärssystem åt vid en upphandling. Framför allt när det verkar som om alla kan göra samma sak. Men det är skillnad på att ha en viss funktionalitet och hur djup den funktionaliteten är. De flesta system brukar exempelvis kunna hantera kostnadsställen och lager, men förmodligen inte mer än två kostnadsställen och en lagerplats. Behöver du fler kostnadsställen och har mer än ett lager så krävs ett system med djupare funktionalitet. Tänk efter hur omfattande funktionaliteten behöver vara för att möta era behov. Framför allt på sikt.

Vågar inte fråga

Det händer mycket med affärssystemen och det är fullt naturligt att inte känna till allt vad de kan erbjuda. Enda sättet att förstå alla möjligheter och funktioner är att fråga. När du får svar kan du jämföra lösningar och se vilket affärssystem som är det bästa för era behov.

Här kan du läsa mer om hur du ska tänka för att välja rätt affärssystem.

Behöver du hjälp med att välja rätt lösning för just era behov? Kontakta oss för att boka möte så hjälper vi dig vidare!

Tips! 

Se vårt inspelade webinar som tar upp fler frågor och råd kring misstag företag ofta gör vid affärssystembyte.

Önskar du rådgivning kring affärssystem?

Vi hjälper gärna till med rådgivning kring affärssystem. Är du osäker på vilket typ av system som passar dig så kan vi hjälpa till att peka dig i rätt riktning eller boka in en fortsatt dialog kring våra systemerbjudanden.

Klicka dig vidare för att för att bli kontaktad av oss. När du fyllt i formuläret kommer du inom kort bli kontaktad av Christoffer Lillevang, affärsutvecklare på WH Group.

Vi hoppas att den här guiden har gett dig den kunskap och de verktyg som leder dig till rätt. När ni har bestämt er för att byta ERP, valt en ny lösning och en leverantör är det dags att sätta igång med implementationsprojektet. I nästa del i vår guide-serie delar vi råd kring att lyckas med systembytet.

Nästa del av vår guide, Vägen till ett nytt ERP, hjälper er genom processen att välja och upphandla ett nytt system.  I vår guide Vägen till ett nytt ERP: Lyckas med ERP-bytet kan du läsa om följande delar:

• Förberedelser inför projektet
• Under projektets gång
• Efter projektet
• Så kan du hålla nere tid och kostnader
• Framgångsfaktorerna för ett lyckat projekt

Här hittar du nästa guide i serien!