Nyckeln till ett lyckat ERP-projekt är goda förberedelser. Det gör din organisation redo för bytet så att ni kan få en snabb och smidig implementationsprocess. Här ger vi tips på hur ni förbereder er inför projektet och underlättar förändringsresan mot ett nytt affärssystem.

Förtydliga målen och förväntningarna med projektet

En framgångsfaktor vid ett ERP-byte är att alla inblandade i projektet är överens om målen och förväntningarna med bytet, samt hur mycket tid och resurser bytet kräver. För att förtydliga målen kan ni använda kravspecifikationen över vad det nya systemet ska kunna göra. Till exempel att minska er administration genom automatisering. När alla vet vad bytet ska resultera i kommer både kommunikationen och processen att gå smidigare.

Sätt ihop en projektgrupp

En annan framgångsfaktor för ett lyckat systembyte är att ha ett eget internt team som håller i implementeringen av det nya systemet. Med en insatt projektgrupp kan frågeställningar och utmaningar lösas snabbare, kommunikationen blir tydligare och projektet kan lättare hålla tidsramen.

En projektgrupp bör bestå av:

• En projektledare som är väl insatt i systembytet från början och som kan hålla en tydlig kommunikation mellan leverantören, projektmedlemmarna och övriga intressenter.

• Personer som dels är bekanta med verksamheten, dels kommer att arbeta i det nya systemet.

• Någon eller några som är insatta i verksamhetens IT.

• Personer som kan fatta beslut.
• Extra personer som är insatta i projektet om någon skulle falla bort av någon oväntad anledning.

Kom ihåg att förankra bytesprojektet och involvera ledningen om det inte redan gjorts. Det leder till snabbare beslut och att det blir lättare att frigöra viktiga resurser som krävs för ett lyckat byte.

Förbered organisationen på systembytet

Hur smidigt systembytet än går så kommer det att påverka hur ni arbetar under projektets gång. Bland annat bör ni tydligt informera om när bytesprojektet ska genomföras, och vilka processer som kommer att påverkas. Gör även en tidsplan och uppmärksamma medarbetarna på när de behöver vara tillgängliga för till exempel workshops, tester och utbildningar.

Förbered även organisationen på det förändringsarbete som kommer att ske. En del kan känna motstånd mot att lära sig nya sätt att arbeta. Det är därför det är viktigt att ni är tydliga med varför ni genomför ett systembyte och vilka förbättringar det kommer att medföra. Ha en öppen kommunikation, involvera medarbetarna och svara på alla frågor och funderingar. Lyft fram fördelarna med projektet. Både på kort och lång sikt. Det är ofta ett bra sätt att vända tveksamhet till tillförsikt.

Dokumentera de befintliga processerna

En viktig förberedelse som underlättar systembytet är att dokumentera informationen om era befintliga system och arbetsprocesser. Inkludera det här i dokumentationen:

• Ert befintliga affärssystem och eventuella andra kringliggande system som ni använder.

• En översiktlig systemkarta. Ta gärna fram en om ni inte redan har en.

• En sammanfattning av er verksamhet och era affärskritiska processer.

• Eventuella arbetsprocesser som kräver specialanpassning alternativt som måste följa ett specifikt regelverk.

Med goda förberedelser lägger ni en bra grund som gör det lättare att komma i mål. Det finns även mycket som ni kan göra under själva projektets gång. Här följer en genomgång av bytesprocessen och vad ni kan göra för att underlätta projektet.

Ha en öppen och tydlig kommunikation 

En viktig förutsättning för ett smidigt projekt är att det finns en god och transparent kommunikation mellan dig som kund och er systempartner. När ni utvecklar en genuin och ärlig relation får ni lättare för att förstå varandra. Det leder till att ni får en lösning som verkligen kommer att möta era behov.

Ni kan förbättra er kommunikation genom att:

• Vara överens om hur och vad ni kommunicerar så att ni är på samma våglängd.

• Säga det högt och hellre en gång för mycket. Det är lätt att missa något som känns självklart för dig som beställare men som inte är lika självklart för leverantören.

• Ta kontakt med varandra så fort någonting dyker upp. Prata hellre än att mejla, det ger en snabbare och tydligare dialog.

• Ta upp oväntade händelser och frågor så fort som möjligt. Då kan ni tillsammans bestämma hur det ska hanteras och hur ni ska gå vidare.

Workshop och förstudie 

Den första fasen av bytesprojektet är att ni gör en förstudie och en workshop som leder till en projektplan. Just den här fasen är väldigt viktig för att bytesprojektet ska kunna flyta smidigt och hålla tidsplanen. Själva workshopen gör ni tillsammans med leverantören, men det viktigaste arbetet gör ni innan och under workshopen. Har ni en tydlig målbild när ni går in i en workshop blir ni lättare samstämmiga i vad som ska göras för att nå målen.

Förbered er inför workshopen genom att:

• Ta fram information om nuvarande system och integrationer. Gärna en systemkarta om det finns.

• Ha en tydlig målbild.

• Förbereda organisationen på ett systembyte.

• Sätta ihop en kunnig och insatt projektgrupp.

Registervård

En viktig del av systembytet som beställare ofta glömmer bort är att se över och rensa registren innan de importeras. Ska det nya systemet kunna fungera så framgångsrikt som möjligt behöver det ha en relevant och aktuell grunddata. Data som kundinformation, fakturaadresser, artiklar och annan information kan samlas i flera olika system under lång tid. Importeras de här registren utan att först rensas på oväsentlig eller otydlig information kommer bytesprocessen att bli krångligare och mer tidskrävande. Registervård inför systembytet är en tidsinvestering som ni får igen i en snabbare process och mindre kostsam process.

Testning och utbildning i det nya systemet

När den data som behövs i systemet är på plats är nästa steg är att börja utbilda användarna så att de verkligen förstår hur systemet fungerar och därmed kan arbeta effektivare. Det är viktigt att användarna får vara med och testa systemet så att ni kan se att allting fungerar som det ska innan det nya systemet sätts i drift. Utbildningen sker vanligtvis under projektets gång tillsammans med leverantörens konsulter.

Godkännande och Go Live

När användarna börjar använda systemet i sina dagliga arbetsuppgifter är det viktigt att leverantören fortsätter att vara närvarande under en tid. Det dyker alltid upp frågor som behöver få svar och saker som behöver ändras. Se till att ni samarbetar med en systemleverantör som följer med er efter driftsättningen så att ni kan känna er trygga och få det stöd ni behöver.

Här kan du läsa om hur ett projekt går till hos oss på WH Group, de olika faserna i projektet och hur du som beställare kan påverka tidsåtgången i projektet.

• Hur lång tid tar ett projekt

När implementationsprojektet är klart och ert nya affärssystem är driftsatt går ni in i förvaltningsfasen där ni arbetar i nya systemet. Vi på WH Group tycker att det är viktigt att följa med våra kunder under en månad efter att systemet är igång och har möjlighet att tillsammans gå genom i skarpt läge alt som sker under en kalendermånad. Här sker överlämning till förvaltningsorganisation och support.

Supportavtal och vidareutveckling

Affärssystemen ska leva, förändras och växa med er verksamhet. Rådgör med er systempartner kring förvaltningen av systemet, vidareutveckling och kring ytterligare behov ni inte redan implementerat stöd för. Har er systempartner ett supportavtal kan detta vara ett bra sätt att ta hand om löpande frågor som kan uppstå till en känd kostnad.

Ta vara på automatiseringsmöjligheter

I dag ligger många företag på en lägre digitaliseringsnivå än de skulle kunna göra. Det gör att de missar många effektiviseringsmöjligheter. Nyckeln till att ta vara på de möjligheterna är att först sätta sig in i vad affärssystemet verkligen kan göra för er, och därefter införa automatiseringen steg för steg. Ett tips från oss är att se till att ni utnyttjar de möjligheter till effektivisering som finns i ett modernt affärssystem. Gör det gärna stegvis för att komma upp i en allt högre grad av automatisering.

Steg 1
Börja med är att automatisera och schemalägga återkommande rutiner. Till exempel periodiseringar, avskrivningar, banktransaktioner etc.

Steg 2
Skapa villkorsstyrda automatiserade rutiner. Det kan vara att inkommande fakturor hanteras automatiskt om vissa villkor uppfylls, exempelvis att beloppet inte överstiger en viss gräns.

Steg 3
Börja jobba med regelverk. Det vill säga att affärssystemet får instruktioner om vilka uppgifter det ska utföra under specifika förutsättningar. Det öppnar dörren till enorma automatiseringsmöjligheter.

Rätt mindset

Ett affärssystem som erbjuder stora automatiseringsmöjligheter är en bra början, men det viktigaste är att ha rätt mindset. Det är när ni tittar på era processer med nya ögon som ni verkligen kan se vilka möjligheter ni har.

• Börja med att våga släppa de manuella processerna och lita på systemet.
• Ta er tid att förstå vad affärssystemet kan göra och var möjligheterna finns.
• Leta efter mönster. Vad gör ni återkommande? Vad kan automatiseras?

Kan ni skapa en regel för någonting så kan det också automatiseras. När ni ser på era processer med den blicken kan ni också effektivisera era arbetssätt mer och mer.

Hör gärna av dig till oss om du vill ha hjälp att sätta upp ett automatiserat affärssystem.

Läs mer

• Låt affärssystemet göra jobbet: automatisera dig till självkörande

Beräkna ROI för systemet

Vill ni se hur mycket ni sparar på att automatisera era processer kan ni beräkna ROI på ert nya affärssystem. Vi har tagit fram en separat guide som steg för steg visar hur ni identifierar kostnaderna och beräknar vinsten på ert nya system.

Här kan du ladda hem guiden Beräkna ROI på ditt nya affärssystem

Även om du känner dig trygg med er leverantör så kan du som beställare påverka väldigt mycket angående hur snabbt ERP-projektet blir klart. Det finns mycket som kan göras för att implementationsprocessen ska bli så snabb och kostnadseffektivt som möjligt.

Här är en sammanfattande lista på tips hur ni förbereder er så att bytet sker smidigt:

• Samla in information om era befintliga system och arbetsprocesser. Ha en dokumentation om ert nuvarande affärssystem och om andra kringliggande system.

• Sammanfatta hur er verksamhet fungerar och vilka era affärskritiska processer är.

• Dokumentera om ni har arbetsprocesser som kräver specialanpassning där något behöver ske på ett specifikt sätt eller följa ett specifikt regelverk.

• Ha koll på er dokumentation och leverera underlag till leverantören i rätt tid.

• Var noggrann med att sätta tydliga överenskomna mål för projektet. Ju tydligare ni är med vad ni vill uppnå med ert nya affärssystem, desto smidigare kommer projektet gå.

• Sätt upp tydliga förväntningar för vad systembytet ska resultera i.

• Se till att de som ska delta i projektet får den tid de behöver för det.

• Ta ägandeskap över ERP-projektet, se det som en del av ert arbete och planera in det i kalendern.

• Var beredd på den omställning bytet innebär och förankra den i verksamheten.

• Kommunicera syftet med systembytet och vilka vinster det för med sig, genom att skapa en positiv inställning till bytet inom organisationen.

• Ha väldefinierade roller och ansvarområden i projektet. Se till att de som medverkar har tid att delta och möjlighet att vara engagerade i projektarbetet.

• Utse en egen projektledare som kan driva projektet hos er.

• Skapa en projektgrupp som hanterar projektet. Inkludera personer som vet hur verksamheten fungerar och som kan ta beslut.

• Kommunicera mycket och väl. Både med er systempartner och internt. Upprepa hellre en sak en gång för mycket än en gång för lite för att undvika missförstånd.

• Ta upp det oförutsedda så fort som möjligt så att ni kan hantera det och gå vidare.

• Avsätt tid för registervård – även om det tar tid och ör en tråkig uppgift så kommer det  löna sig.

• Involverar bytet många anpassningar och integreringar? Dela upp bytet i delprojekt med separata mål för varje fas.

• Stäm av och följ upp varje delprojekt.

• Ha en tydlig målbild när ni genomför förstudie och workshop. När ni har full koll på vad ni vill ha i detalj går det också snabbare att uppnå målen.

• Utbilda användarna i det nya systemet samtidigt som ni testar det.

Guide till kostnaderna i ett ERP-projekt

Kostnaden för ett nytt affärssystem varierar beroende på flera faktorer. I den här guiden går vi genom vilka faktorer som påverkar prisbilden för att implementera ett nytt system.

Det är inte alla ERP-projekt som går som förväntat. Ibland blir systembytet dyrare än förväntat. Eller så blir inte resultaten som önskat. Det kan bero på flera olika saker – både från beställarens och från leverantörens sida.

Här är några framgångsfaktorer som vi vet av erfarenhet är viktiga för ett lyckat systembyte och projekt.

1. Förankra bytesprojektet hos ledningen. Med deras stöd blir det lättare att frigöra tid och resurser och att få med sig hela organisationen i bytesprojektet.

2. Ha ett tydligt syfte och förankrade effektmål med systembytet.

3. Se till att det finns beslutskraft i den grupp som driver bytesprojektet.

4. Gör ett noggrant förarbete. Det kan ta tid, men det är en viktig förutsättning för att bytet ska gå smidigt och bli framgångsrikt. Den tid ni sätter av till planering och förberedelser får ni igen i en snabbare och enklare bytesprocess.

5. Ha en tydlig och etablerad rutin för ändringshantering. Inklusive en gemensam riskhantering.

6. Ta fram en plan för förändringsledning och verksamhetsförändring och driv den aktivt inom organisationen.

7. Involvera medarbetarna i projektet. Det underlättar förändringsarbetet. Det ger er också viktiga insikter i var och hur ni kan effektivisera era processer.

8. Fortsätt att kontinuerligt sätta er in i ert nya system. Det hjälper er att hitta fler möjligheter.

Lästips! 

• Så lyckas ni med projektet – tips från en av våra Visma.net-konsulter

Tips! 

För att säkerställa ett framgångsrikt projekt, se gärna vårt inspelade webinar om misstag att undvika vid systembytet.

Önskar du rådgivning kring affärssystem?

Vi hjälper gärna till med rådgivning kring affärssystem. Är du osäker på vilket typ av system som passar dig så kan vi hjälpa till att peka dig i rätt riktning eller boka in en fortsatt dialog kring våra systemerbjudanden.

Klicka dig vidare för att för att bli kontaktad av oss. När du fyllt i formuläret kommer du inom kort bli kontaktad av Christoffer Lillevang, affärsutvecklare på WH Group.

Vägen till ett nytt ERP

Är det dags att byta ERP?

Vägen till ett nytt ERP

Välj och upphandla ERP