Ska ni behålla, byta eller uppgradera ert affärssystem?

Ska ni behålla, byta eller uppgradera ert affärssystem?
juli 15, 2022 WH Group
affärssystem

Funderar ni över om ert affärssystem fortfarande räcker till för er verksamhet, eller om ni behöver byta eller uppgradera det? Hur mycket värde affärssystemet tillför hänger ihop med hur väl det kan möta era behov. För en del organisationer kan det räcka med att uppdatera den befintliga lösningen, medan andra behöver helt byta system för att få det stöd som verksamheten behöver för att möta framtidens behov. Vilket alternativ passar bäst för ert företag? Att byta affärssystem är ett stort beslut som kräver analys och eftertanke. Det här frågorna bör ni ställa för att ta reda på vad som är rätt för ert företag.

 

Vilka funktioner behövs i affärssystemet?

Att välja affärssystem är ett verksamhetskritiskt beslut. Det är ett av er verksamhets viktigaste arbetsverktyg som integrerar centrala processer, som exempelvis ekonomi, lager och logistik. Är systemet anpassat efter era behov så frigör det resurser och skapar dessutom möjligheter att driva verksamheten framåt i en snabbare takt – till exempel genom att automatisera manuella tidskrävande arbetsmoment.

Först behöver ni välja strategi för ert affärssystem. Vilka processer ska affärssystemet ta hand om och vilka processer är det bättre att låta ett specialiserat försystem hantera? Tidigare var det vanligt att allt fanns inbyggt i affärssystemet. I dag är det vanligare med Best of Breed-principen – där affärssystemet fungerar mer som en affärsmotor och integrerar mot andra system som är specialiserade för olika funktioner eller processer.

Fundera först över vilka av era processer som kräver specialanpassning. Utgå från era mest affärskritiska processer och var ni är som mest konkurrensutsatta. Antingen kan ni välja att använda försystem som är specialiserade för just dessa processer. Eller så kan ni, där det är möjligt, anpassa affärssystemet efter verksamheten så affärskritiska processer kan hanteras där.

Om ni till exempel har en lagerprocess som är affärskritiska kan det vara en fördel att hantera lageroptimering i ett annat system som är specialiserat för just detta. Masterdata för lagret finns fortfarande i affärssystemet, men lagerprocessen hanteras i ett lageroptimeringsprogram som integreras med affärssystemet.

Sist men inte minst, tänk på vart ni är på väg. Hur ser era behov ut på längre sikt? Med tiden brukar verksamheter bli mer komplexa och omfatta fler processer. Klarar affärssystemet av när ert företag och världen omkring er förändras?

 

Läs mer om hur ni kommer fram till vilka processer och funktioner som är viktigast för just er verksamhet i vår artikel Så utvärderar du vilka funktioner du behöver i ditt affärssystem”.

 

Att tänka på om ni tänker uppgradera ert affärssystem

Att uppgradera innebär alltid en viss kostnad, och om ni ändå ska göra en investering är det bra att tänka ett steg längre.

Återigen är det viktigt att gå till kärnfrågan: Vart är ni på väg i framtiden? Se på var ni är idag och vilket stöd ni får från ert befintliga system. Behöver ni nya funktioner för att nå era affärsmål? Går det att uppnå genom att göra förändringar i er befintliga lösning? Eller har det hänt så mycket inom utbudet av affärssystem så att det är mer lönsamt att byta?

Kommer ni fram till att ert nuvarande system fortfarande passar för verksamheten är det viktigt att göra en uppgradering som ger er de senaste funktionerna och säkerhetsanpassningarna. Tänk då gärna längre än att bara se till att systemet kommer i kapp dagens behov; se över om det går att lägga till några nya funktioner eller göra andra anpassningar som ger er mer funktionalitet. Att uppgradera och samtidigt lägga till mer funktioner kan bli mer kostnadseffektivt än att skaffa ett helt nytt system. Fråga gärna din systempartner om råd om vad som är bäst utifrån just dina förutsättningar.

Om ni beslutar er för att uppgradera är det ett bra tips att dokumentera era lösningar när ni testar igenom systemet. Det kommer att vara till stor hjälp för framtida systembyte.

 

Fördelarna med att byta affärssystem

Kommer ni i stället fram till att ni inte får ut det som är viktigt för er verksamhet genom att investera i en uppgradering och vidareutveckling av det befintliga systemet, behöver ni förmodligen byta system. Det är inte bara kapacitet, funktioner och anpassning som har utvecklats de senaste åren; även världen har förändrats, och med den behoven i din verksamhet.

Nya lösningar är ofta flexibla och byggda för att lättare kunna anpassas efter de nya behov framtiden med all säkerhet kommer att föra med sig. Som exempel är det lätt att integrera andra specialsystem som kan behövas i takt med att din verksamhet utvecklas. Även licensmodellerna har förändrats. Nu är det även allt vanligare med molnlösningar där servrar ligger någon annanstans och ni får systemets fulla kapacitet och funktioner genom att bara logga in via ett webbgränssnitt från valfri enhet. Ni kan få vinster kring drift och underhåll utöver de rent funktionella fördelarna.

 

Få hjälp att hitta rätt

Känner ni er fortfarande osäkra kring vad som är bäst för just er verksamhet – prata gärna med oss. Vi kan hjälpa er att utvärdera era behov och vad som är den bästa lösningen för att ni ska kunna tillgodose dem. Om det är så att vår lösning inte är den som är bäst för er, så hjälper vi er vidare mot den som är det. För oss är det viktigare att ni som kund får ett system som ni kan få optimalt värde av under en lång tid framåt.