Så lyckas ni med ert Visma.net-projekt – vår konsult ger sina bästa tips

Så lyckas ni med ert Visma.net-projekt – vår konsult ger sina bästa tips
augusti 18, 2022 WH Group
Visma.net-projekt

Om du funderar på att effektivisera din verksamhet genom att byta till ett nytt affärssystem, finns det mycket du som beställare kan påverka för att göra processen så smidig som möjligt. Vår applikations- och verksamhetskonsult Lydia Olsson har omfattande erfarenhet och expertis kring byte av affärssystem. Här delar hon med sig av sina insikter kring vad du som kund behöver tänka på när det är dags att dra igång projektet. Nedan följer de bästa tipsen på hur ni lyckas med ert Visma.net-projekt.

 

Tänk långsiktigt

En allt vanligare situation för många företag är att man vill jobba mer digitalt och effektivt, men sitter med ett gammalt system som inte längre möter behoven. Enligt Lydia är då några av fördelarna med ett molnbaserat affärssystem som Visma.net att du som användare alltid arbetar i den senaste versionen eftersom uppdateringar sker automatiskt. Du kan ta del av ny funktionalitet direkt efter uppdateringen. Trots detta är det många som tvekar inför ett byte eftersom själva förändringsprocessen tar tid och påverkar den dagliga verksamheten. Här är det bra att tänka långsiktigt – ett byte skapar kanske merarbete medan det sker, men ger ett större mervärde i längden.

En av de största tidstjuvarna i en verksamhet är att sköta administration manuellt, som exempelvis leverantörsfakturor. Det är ett tidskrävande arbete som upptar tid som skulle kunna användas till långsiktigt värdeskapande arbete. Det finns företag som efter att ha bytt affärssystem kan frigöra en hel tjänst från manuell administration till att arbeta mer med rapportering, uppföljning, prognoser m.m. Ett byte lönar sig alltid i längden.

 

Förtydliga förväntningarna

Nyckeln till ett lyckat projekt är, enligt Lydia att alla parter är så tydliga som möjligt med förväntningarna på projektet. Vad ingår i leveransen, hur omfattade är den, vilken tidsram och budget har projektet etc.? Det är viktigt med en tydlig dialog där det klart framgår vad som förväntas och krävs – både av systembytet som sådant, men också under den pågående processen av det. Det är lätt att missa att kommunicera något som känns självklart för dig som beställare, men som inte är lika tydligt för andra. Säg det högt och hellre en gång för mycket. Kommunicera tydligt med din systempartner så att alla har samma uppfattning om vad som ska levereras i projektet, samt när det ska ske. Ha även en god kommunikation mellan er egen projektledare och övriga projektmedlemmar. När alla i verksamheten är insatta i vad som kommer att krävas under systembytet kommer den processen att gå mycket smidigare. Syftet bakom bytet av affärssystem och de långsiktiga resultaten är mycket viktiga att kommunicera för att skapa en positiv inställning i hela verksamheten.

 

Sätt av tid för projektet och förändringsarbetet det innebär

Att byta affärssystem innebär en förändring för hela verksamheten. Det är viktigt att du som kund är beredd på den här omställningen. Sätter ni av den tid och de resurser som krävs kommer det här arbetet mycket lättare.

Vår rekommendation är att ni har en egen projektledare som kan driva och hantera projektet hos er. Men låt inte projektet stå och falla med en person. Se till att flera är insatta i arbetet ifall någon skulle bli sjuk eller falla bort av någon annan anledning. Vi som systempartner kan ge dig ett bra system samt verktygen och kunskaperna att använda det på bästa sätt. Är du med och tar emot det, får du en lyckad lösning som ger er mycket tillbaka.

Lydia tipsar även om att det krävs en viss omställning när det nya systemet börjar användas i det dagliga arbetet

Lydia Olsson

Ge användarna tid att sätta sig in i systemet. Det är alltid tufft i början att lära sig någonting nytt. När användarna precis har börjat jobba i det nya systemet kan de längta efter sitt gamla bekanta, men efter tre till sex månader ser de alla nya fördelar och möjligheter och är mycket positiva till förändringen.”

Lydia Olsson, applikations- och verksamhetskonsult

Ha en tydlig kravspec och tydliga mål

Innan ni bestämmer er för vilket system ni ska ha är det viktigt att ni sätter er ned och gör en kravspecifikation. Ju tydligare ni är med vad ni vill uppnå med ert nya affärssystem, desto lättare blir det att hitta den mest lämpliga lösningen.

Sammanställ era krav och era mål för vad bytet av affärssystem ska resultera i. Det kan handla om vilka affärsprocesser ni har och var de kan effektiviseras, vilka era främsta behov och utmaningar är, men även vad ni saknar och vad ni inte kan göra med er nuvarande lösning, etc. Lista även era mål, om ni vill minska en del av befintlig administrationstid, kanske frigöra tid för rapportering och uppföljning samt att kunna göra prognoser på er försäljning m.m.

Att kravspecen inte alltid blir så tydlig kan bero på flera orsaker. Så här berättar Lydia om sina erfarenheter: ”Många kunder är inte vana att vara beställare och att ställa krav. Det kan leda till att de missar viktiga krav som sen dyker upp senare i processen. Det kan också bero på att någonting som är självklart för kunden inte är lika självklart för leverantören. Ett exempel är inom retail där det är vanligt med konsignationslager som tillhör tillverkaren men som finns hos återförsäljaren vilket är en ovanlig process för systemet. För att kravspecen ska bli så detaljerad och tydlig som möjligt är det viktigt att vi som systempartner för en dialog kring kravspecen, och hjälper kunden att formulera vad som är viktigt samt visar vilken väg som är lämplig för kunden att gå.”

 

Kommunicera mycket och väl och skapa en god relation med er systempartner

En viktig framgångsfaktor för den här typen av projekt är att relationen mellan kund och systempartner känns genuin samt har en god och transparent kommunikation. Du som kund ska känna att systempartnern har just kundens bästa i åtanke. Vi på WH Group arbetar så att om vi känner att vår lösning inte är den bästa för kundens behov så kommunicerar vi det och rekommenderar något som passar bättre. Du som kund ska kunna känna dig trygg i att du får en lösning som verkligen möter dina behov.

När det kommer till kommunikation mellan kund och systempartner har Lydia följande tips att ge:

Var tydlig och överens om hur och vad ni kommunicerar för att säkerställa att ni är på samma våglängd.

 

Slå en signal så fort det dyker upp någonting. Prata hellre än att mejla så får ni entydligare dialog.

 

Ta upp det oväntade och oförutsedda så fort som möjligt. Då kan ni tillsammans bestämma hur det ska hanteras och hur ni ska gå vidare.

Lydia Olsson, applikations- och verksamhetskonsult

Förberedelser inför systembytet

För att göra systembytet så smidigt som möjligt så är det viktigt att sammanfatta verksamhetens behov och få en tydlig dokumentation av ert nuläge och mål.

Förberedande frågor att ladda hem

Ladda ner vår arbetsbok med viktiga frågor att gå genom för att förbereda dig att utvärdera och välja ett affärssystem som passar er verksamhets nuvarande och framtida behov.

Fyll i formuläret nedan för att ladda ner guiden.

Förberedelser inför systembytet


Om WH Group

Vi är en Visma-partner som hjälper dig nå dina affärsmål genom affärssystem som frigör resurser och skapar möjligheter att driva verksamheten snabbare framåt. Vi har hjälpt många företag inom olika branscher om avlastar medarbetarna och frigör tid till andra viktigare uppgifter med hjälp av affärssystemen Visma Business och Visma.net. Vi är som allra nöjdast när det går bra för våra kunder!