Så gör du budgetprocessen enklare och smartare

Så gör du budgetprocessen enklare och smartare
februari 2, 2023 WH Group
Budgetprocess

Det är många som har blandade känslor när det kommer till att göra den årliga budgeten. Budgeten är ett viktigt verktyg för tillväxtarbetet framåt och för att se hur målen efterföljs. Samtidigt kan processen bli långdragen och tidsödande. Inte minst om det är många personer inblandade som ska vara med och fylla i budgeten. Därför är det många som suckar djupt när det är budgetdags. Går det att göra på ett enklare sätt? Finns det alternativ till att jobba manuellt med budgeten i Excel?

Svaret är ja. Det går att digitalisera budgetprocessen och göra den både smidigare, säkrare och mer överskådlig. Så här kan du få ett enklare och effektivare budgetarbete.

 

Är Excel det bästa verktyget för en budget?

Handen på hjärtat så är vi nog många som har en hatkärlek till Excel. Det har definitivt sina fördelar. Det är ett mångsidigt och kraftfullt verktyg med hög tillgänglighet. Det är många som är bekanta med att arbeta i det och som enkelt kan navigera i dokumenten. Det är ingen slump att det brukar sägas ”the world runs on Excel”.

Excel är också orsaken till att det är många som upplever budgetarbetet som en plågsam process. Det är ett tidsödande arbete att sammanställa en budget och kontrollera så att den blir rätt. Ännu mer tidskrävande och komplex om det även handlar om att inkludera historiska data. Den första utmaningen handlar om versionshanteringen. Det är en vanlig procedur att den som ansvarar för budgetsammanställningen mejlar ut dokument till de berörda som ska fylla i sina områden. Det brukar inte dröja länge förrän olika användare sitter med olika versioner av budgeten, och det är svårt att spåra de ändringar som har gjorts och av vem.

Det är även svårt att spåra var en fil befinner sig, hur pass långt arbetet har gått, eller vem som har gjort vad i den. Andra användare fyller i dokumentet fel (även med tydliga anvisningar och färgkodade fält) eller använder fel formler. Det kan gå åt mycket tid och arbete bara att få ordning på underlaget. Drar budgetprocessen ut på tiden tar den resurser från det dagliga arbetet. Blir den försenad blir det dessutom svårare att använda budgeten för att göra en löpande uppföljning.

Ett annat problem är att Excel har en låg säkerhet. När budgetdokumenten cirkulerar i organisationen är de ofta inte skyddade med mer än ett gemensamt lösenord.

 

Fördelarna med en digital budgetprocess

Att gå från en huvudsakligen manuell budgethantering där Excel-filer delas och lagras lokalt till en digital process hanterad i ett gemensamt system löser många av de problem som gör budgetprocessen så frustrerande. Om ni går över till ett digitalt verktyg för att hantera budgeten får ni i regel följande vinster:

 

  • Budgetprocessen kan växa med er. Excel är bra så länge det handlar om enklare processer, få inblandade personer och en långsammare tillväxt. Men så fort komplexiteten ökar och både användare och budgetområden blir fler får en manuell hantering svårt att hänga med. En digital lösning kan växa med verksamheten och hantera mer data utan att processen blir mer komplex.

 

  • Bättre överblick. Det är svårt att hålla reda på vem som gör vad och hur långt de har kommit i en manuell process. En digital budgethantering ger en tydligare översikt samt bättre spårbarhet och versionshantering.

 

  • Risken för fel minskar. Ju fler manuella moment, desto större risk för att misstag smyger sig in bland formler och siffror. I den digitala processen är det lätt att spåra avvikelser och ändringar.

 

  • En snabbare process. Med alla mallar i ett gemensamt system undviks lokala ”öar” av dokument som glöms bort eller försenas.

 

Så här kan en digital budgetprocess gå till

I dag finns det många smarta digitala budgetverktyg som ger hela processen ett smidigare flöde med bättre spårbarhet och högre säkerhet. Vi på WH Group använder verktyget OneStop Reporting för att sätta upp en digital budgetprocess hos våra kunder. Här är ett exempel på hur det kan gå till att arbeta i det verktyget.

 

  • Den som är ansvarig för budgetprocessen utgår från en budgetmall. Det kan vara en befintlig mall som är utformad av leverantören, eller en mall som anpassas just för den här budgetprocessen. Mallen har Excels funktionalitet samtidigt som användaren själv kan designa rapporten och sätta vissa regler i den.

 

  • När dokumenten är färdiga kan de delas ut till de som ska fylla i dem. Skaparen av processen anger under vilken period budgeten ska vara öppen och när den ska vara klar. Det går dessutom att ange vem som ska granska respektive godkänna den ifyllda budgeten, ange flera användare m.m.

 

  • De som ska fylla i budgeten får automatiskt en notis om att budgetperioden nu är öppen och att dokumentet är redo att fyllas i. Den som fyller i dokumentet kan fördela värdena jämt över budgetårets månader, eller använda föregående år som mall för fördelningen. Det går även att fylla i hur mycket budgeten ska öka i procent och få det automatiskt fördelat ut i budgeten.

 

  • När allt är ifyllt markerar användaren sitt budgetarbete som färdigt med ett klick och den försvinner som arbetsuppgift samtidigt som den som publicerat dokumentet får en notifiering att det är klart. Har ett dokument flera användare går det att styra med behörigheter vem som kan se vilka siffror.

 

  • När budgeten är färdigifylld går den automatiskt över till den som ska granska den. Exempelvis ekonomichefen. Granskaren kan nu se kan se detaljerna, gå in och ändra och direkt ta kontakt med de som fyllt i budgeten om så behövs. När granskaren är nöjd markeras budgeten som färdiggranskad.

 

  • Den som ska godkänna budgeten får en notifiering för slutgodkännande.

 

  • Under hela processen kan den som har skapat och skickat ut budgeten se vilka som har påbörjat arbetet och vilka som är färdiga med det. Det ger en tydlig överblicksbild över hur långt budgeteringen har kommit utan att behöva jaga folk.

 

  • Med behörighetsstyrning går det att välja vem som har behörighet för olika kostnadsställen eller regioner. Det går också att knyta vissa användare till särskilda dimensioner eller värden. Varje användare kan bara se sin data och budgetera för det man är behörig till.

 

  • Det går även att välja om man vill budgetera på kronor och ören eller på produkter och antal som sen konverteras om till en finansiell budget. Något som kan underlätta budgetarbetet för exempelvis säljare.

Det här är ett exempel på hur det går att eliminera det tidsödande manuella arbetet samt dela information på ett effektivare och säkrare sätt genom att hantera budgeten digitalt. På så sätt går det att vända budgetprocessen från en ångestfylld nödvändighet till ett smidigt och träffsäkert verktyg för utveckling och uppföljning.

 

En enkel lösning för att jobba helt digitalt med budgeten

På WH Group vill vi hjälpa våra kunder att få ett smidigare budgetarbete. Vi rekommenderar verktyget OneStop Reporting för att digitalisera budgetprocessen och effektivisera arbetet med både budget och prognos Det är ett Excelbaserat verktyg där du kan skräddarsy budget och prognoser och fylla i, sprida, attestera och godkänna budgeten helt digitalt. Det ger ett bättre samarbete och en effektivare process som låter dina medarbetare fokusera på mer värdeskapande uppgifter. Som till exempel att analysera vad avvikelser i budgeten beror på.

Vill du veta mer om hur du kan digitalisera din budgetprocess? Prata med oss!