Varför automatisera kvitto- och utläggshantering?
Manuell hantering av kvitton och utlägg är både ineffektivt, tidskrävande och skapar onödiga administrativa arbetsbördor. Genom att digitalisera och automatisera processen kan du spara tid och resurser samtidigt som de säkerställer korrekt hantering enligt företagets policy och regelverk. Nedan går vi igenom de viktigaste fördelarna med att automatisera utläggshanteringen.
1. Smidigare process
Med en digital tjänst kan kvitton rapporteras direkt vid köpet, oavsett typ. Medarbetarna slipper samla papperskvitton och leta efter dem vid månadens slut. All hantering sker snabbt och enkelt via en mobilapp eller dator.
2. Enklare administration
Alla utlägg, traktamenten, körjournaler och företagskort samlas på ett och samma ställe. Rapportering och attestering kan göras när som helst och var som helst, vilket minskar den administrativa bördan för såväl anställda som ekonomiavdelningen.
3. Högre noggrannhet och färre fel
Systemet vägleder användaren genom hela processen, vilket gör att inga fält missas eller fylls i felaktigt. Ekonomiavdelningen får ett komplett och korrekt underlag utan behov av manuella justeringar.
4. Större kontroll och säkerhet
Automatiserade regelverk ser till att företagets policy för utlägg och resor följs utan manuell granskning. Det ger bättre kontroll, spårbarhet och minskar risken för felaktigheter och bedrägeri.
5. Betydligt snabbare hantering
En digital tjänst för utläggshantering minskar tidsåtgången dramatiskt. Genom att rapportera direkt i mobilen kan den anställde spara upp till 85% av hanteringstiden. Tiden från köp till ersättning kortas ner från dagar till sekunder.
Hur ser utmaningen ut?
- Varje år hanteras 4 miljarder kvitton i Sverige, varav 200 miljoner är företagsrelaterade köp.
- 70% av företagen hanterar fortfarande kvitton manuellt.
- 41% av affärsresenärer spenderar över en timme i månaden på sin reseräkning.
- Hälften av de anställda tappar regelbundet bort kvitton.
Med en manuell process kan anställda lägga upp till en timme per månad på att hantera kvitton och utlägg. En automatiserad lösning minskar denna tid avsevärt och skapar en effektivare, mer transparent och pålitlig utläggshantering.
Vill du ha hjälp att automatisera er utläggshantering?
Är du nyfiken på hur ditt företag kan arbeta effektivare med utläggshantering? Vi på WH Group rekommenderar MediusGo Expense, ett system som förenklar och automatiserar hanteringen av kvitton och utlägg för anställda, chefer och ekonomiavdelningar. Läs gärna mer om MediusGo Expense och boka demo!