Ställer du rätt krav på dina system?
Om du jobbar på en ekonomiavdelning känner du säkert igen att det är lätt att fastna i tidskrävande processer. Tiden kan snabbt försvinna i manuella rutiner, dubbelkoll och onödig handpåläggning. En undersökning som Visma genomförde hösten 2024 visar att 84 % av företagen anser att många eller de flesta ekonomiprocesser fortfarande är manuella.
Så ska det inte behöva vara. Idag finns effektiva och användarvänliga system som hjälper till att modernisera ekonomiprocesserna och skapa automatiserade arbetsflöden som sparar både tid och energi.
I ett av våra webbinarier visade vi hur tre utvalda ekonomiprocesser kan förbättras med moderna lösningar:
- Uppläggning av kunder och leverantörer
- Bankhantering
- Tolkning och kontering av leverantörsfakturor
Det här är tre vanliga processer som skapar flaskhalsar på ekonomiavdelningar, men som går att modernisera snabbt med rätt verktyg. De är även relativt separerade från andra delar av verksamheten och kan därför vara lågt hängande frukt för företag som vill modernisera ekonomiarbetet. Här går vi igenom dem närmare.
Webbinar – 3 ekonomiprocesser att modernisera
Se gärna inspelningen av webbinaret för att se demo av de tre processerna i moderna systemlösningar.
1. Uppläggning av kunder och leverantörer
Manuell uppläggning av kunder och leverantörer kan orsaka felaktig eller ofullständig data, vilket i sin tur kan leda till betalningsproblem och affärsrisker. Manuella arbetsprocesser riskerar skapa kreditförluster, felaktiga fakturor och dubbelarbete. Det här är en typisk rutin som med fördel kan automatiseras i moderna affärssystem.
Fördelar med att digitalisera och automatisera processen:
- Färre fel och ökad säkerhet i affärsrelationer
- Smidigare fakturaflöden och bättre kontroll över intäkter och utgifter
- Tidsbesparing och bättre datakvalitet i hela ekonomisystemet
2. Bankhantering
Manuella rutiner för betalningar och transaktioner skapar inte bara merjobb – de ökar också risken för felaktiga betalningar och bedrägerier. Föråldrade arbetsprocesser kan dessutom leda till långsam hantering av transaktioner, försämrad likviditetskontroll och brist på överblick. Med moderna affärssystem kan stora delar av bankflödet automatiseras.
Det ger:
- Snabbare och säkrare betalningar
- Realtidsöverblick över kassaflödet
- Mindre administration och bättre likviditetskontroll
3. Tolkning och kontering av leverantörsfakturor
Fakturor som skrivs ut, tolkas för hand och matas in manuellt – det är fortfarande verklighet för många. Manuella processer kan ge upphov till försenade betalningar, bristande kontroll över kassaflödet och risk för ekonomiska fel. Det är svårt att hantera stora volymer fakturor utan misstag.
Idag kan moderna system läsa in fakturainnehåll automatiskt, föreslå kontering baserat på historik och skicka fakturan vidare för attest – utan att någon behöver röra den. Det gör att flödet blir snabbare, mer tillförlitligt och betydligt mindre arbetskrävande.
Fördelar med att automatisera:
- Snabbare hantering av fakturor och bättre kontroll över ekonomin
- Automatiserad kontering minskar risken för felaktig bokföring
- Mindre administration, mer tid för analys och strategiskt arbete
Att modernisera fakturaflödet är ofta en av de mest lönsamma förändringarna man kan göra på ekonomiavdelningen.
Det är dags för ekonomiavdelningar att ställa högre krav
Ekonomiavdelningar förväntas bidra mer än någonsin – men sitter ofta kvar i gamla rutiner. Det finns verktyg som gör det möjligt att automatisera det som tar tid och modernisera det som inte längre fungerar.
I stället för att fundera ”borde vi förändra något?” är frågan snarare: ”hur mycket manuellt arbete accepterar vi – egentligen?”
Det finns gott om förbättringar att göra. Och de tre processerna ovan är en bra start.
Resultatet blir:
- Kortare ledtider och snabbare betalningar
- Mindre risk för fel i bokföringen
- Fler timmar frigjorda till uppföljning och analys
Vill du utforska nästa steg?
Vill du diskutera er specifika situation och få rådgivning kring hur ni kan modernisera arbetet på ekonomiavdelningen? Boka gärna ett kort möte med oss – så går vi igenom vilka möjligheter som finns för just er.